Análisis y descripción de puestos paso a paso

Análisis y descripción de puestos

Resumen de la sección: En esta sección se explica qué es un análisis de puesto y una descripción de puesto, su importancia en la gestión por competencias y cómo pueden ayudar a tener una estructura sólida en el desarrollo organizacional.

Diferencia entre análisis y descripción de puestos

• El análisis de puestos es un estudio detallado y minucioso que identifica el objetivo del puesto, las actividades necesarias para cumplirlo y los requisitos para desempeñarlo.

• La descripción de puestos es la documentación explícita de los puntos más importantes del análisis, que debe darle al colaborador una idea clara sobre sus actividades y responsabilidades.

Identificación del puesto

• Es importante identificar si el puesto ya existe o es nuevo antes de hacer el análisis.

• Si ya existe, se puede hacer una reunión con las personas que lo ocupan para enlistar todas las actividades necesarias.

• Si es nuevo, se debe hacer un análisis distinto para determinar cuál será su objetivo y cuáles serán las actividades necesarias.

Definición del objetivo

• Un buen análisis siempre empieza por definir el objetivo del puesto.

• Debe ser claro y conciso, máximo dos oraciones. Si no está bien definido, puede haber tareas innecesarias o falta de claridad en los requisitos.

Determinación de actividades

• El siguiente paso es determinar las actividades y responsabilidades necesarias para cumplir el objetivo.

• Si el puesto ya existe, se puede hacer una reunión con las personas que lo ocupan para enlistar todas las actividades necesarias.

• Si es nuevo, se debe hacer un análisis distinto para determinar cuál será su objetivo y cuáles serán las actividades necesarias.

Importancia de la descripción de puestos

• La descripción de puestos ayuda a los colaboradores a entender sus roles y responsabilidades, y al equipo de reclutamiento a encontrar al candidato ideal.

• Debe ser explícita y clara sobre las actividades y responsabilidades del puesto.

Identificación de tareas y responsabilidades

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo identificar las tareas y responsabilidades de un rol. Se utiliza el ejemplo de un ejecutivo de ventas para ilustrar cómo las tareas pueden consumir más tiempo del necesario.

Identificación de tareas

• Las tareas deben ser identificadas para poder documentarlas en la descripción del puesto.

• Es importante priorizar las tareas y no incluir demasiados detalles en la descripción del puesto.

• La descripción del puesto debe ser descriptiva pero no limitativa.

Definición del objetivo y estructura organizacional

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo definir el objetivo y la estructura organizacional para una posición. Si el puesto aún no existe, es necesario tener una reunión con el líder directo y jerarquías superiores para definir estas cosas.

Definición del objetivo

• Es importante definir el objetivo del puesto antes de documentar las actividades.

• Las actividades deben ser priorizadas según su importancia.

Estructura organizacional

• La estructura organizacional dentro del departamento al que pertenece la posición debe ser definida.

• Esto ayudará a los empleados a entender cuáles son los pasos a seguir dentro de su plan de carrera.

Definición de relaciones internas y externas

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo definir las relaciones internas y externas que tendrá una posición. Estas relaciones ayudan a determinar qué nivel de madurez se necesita en las habilidades de comunicación, networking y trabajo en equipo.

Relaciones internas

• Las relaciones internas deben ser definidas para que el empleado sepa con quién debe trabajar dentro del departamento.

• Ejemplo: un ejecutivo de ventas puede tener relación con el departamento de marketing, facturación y servicio al cliente.

Relaciones externas

• Las relaciones externas también deben ser definidas para que el empleado sepa con quién debe interactuar fuera del departamento.

• Ejemplo: un ejecutivo de ventas puede necesitar hablar con prospectos o clientes.

Definición del perfil y requisitos del puesto

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo definir el perfil y los requisitos del puesto. Esto incluye la escolaridad y experiencia necesarias para ser exitoso en el puesto.

Escolaridad

• Se debe definir qué carrera universitaria es necesaria para tomar la posición.

• En algunos casos, no es necesario tener una carrera universitaria.

Experiencia

• La experiencia necesaria para ser exitoso en el puesto debe ser definida.

• Esta experiencia será la base para hacer el reclutamiento y selección.

Análisis y descripción de puestos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo realizar un análisis y descripción de puestos efectivo. Se proporcionan sugerencias para delimitar las competencias técnicas y transversales necesarias para cada posición.

Delimitación de competencias técnicas

• Es importante definir las competencias técnicas necesarias para cada puesto, como el nivel de dominio de algún idioma o software.

• Para los puestos netamente técnicos, es necesario definir las habilidades específicas requeridas.

• Se sugiere limitar el número de competencias particulares a ocho, incluyendo tres competencias transversales.

Competencias transversales

• Es importante delimitar tres competencias transversales que sean el ADN del trabajo dentro de la compañía.

• Priorizar las competencias que son vitales para el éxito en la posición.

Definición de indicadores

• Los indicadores o capas son importantes para identificar el desempeño del empleado en su rol.

• Los indicadores ayudan a determinar si la persona está encaminada a cumplir los objetivos establecidos.

Personalización

• Cada empresa es diferente, por lo que puede ser necesario agregar información específica o clave que sea relevante para tu organización.

Conclusión

• La realización efectiva del análisis y descripción de puestos es fundamental para tener una comprensión clara y completa de las habilidades y competencias necesarias para cada posición.

• Es importante limitar el número de competencias particulares y priorizar aquellas que son vitales para el éxito en la posición.