Como fazer Integração e Onboarding para novos colaboradores | RH CLASS #72

Introdução

Visão geral da seção: Nesta seção introdutória, Elissandra da Mata fala sobre a importância do tema de integração de colaboradores e destaca a necessidade de abordá-lo de forma estratégica.

A importância da integração estratégica

• A integração de colaboradores muitas vezes é subestimada e tratada de forma intuitiva.

• É necessário ter uma abordagem atualizada e idealizada para garantir que a integração seja eficaz.

• Replicar modelos prontos sem entender sua fundamentação técnica pode ser um erro comum.

Responsabilidade do RH na integração

Visão geral da seção: Nesta seção, Elissandra discute a responsabilidade do RH na integração dos novos colaboradores e destaca a importância de assumir o controle desse processo.

Assumindo o controle da integração

• O RH deve garantir que o processo de integração esteja acontecendo adequadamente.

• Embora não seja responsável pelo treinamento técnico, o RH deve assegurar que os treinamentos estejam ocorrendo conforme planejado.

• Delegar totalmente essa responsabilidade aos líderes pode levar à falta de organização e comprometimento.

Primeiras impressões e acolhida

Visão geral da seção: Nesta seção, Elissandra explora como as primeiras impressões e uma recepção adequada podem influenciar o desempenho dos novos colaboradores durante sua adaptação à empresa.

Impacto das primeiras impressões

• As primeiras impressões têm um impacto significativo no desenvolvimento das relações e na adaptação dos colaboradores.

• Um ambiente desorganizado ou uma recepção inadequada podem gerar desconforto e afetar negativamente a experiência do novo colaborador.

A importância da acolhida

• É fundamental proporcionar uma acolhida que faça com que os novos colaboradores se sintam integrados desde o início.

• Os primeiros momentos são cruciais para estabelecer como será o desempenho e a adaptação dos colaboradores.

Conclusão

Visão geral da seção: Nesta seção final, Elissandra reforça a importância de uma integração estratégica e destaca que é responsabilidade do RH garantir que esse processo seja realizado de forma eficaz.

Recapitulação

• A integração de colaboradores deve ser abordada de forma estratégica, evitando abordagens intuitivas ou replicadoras.

• O RH tem a responsabilidade de assumir o controle do processo de integração e garantir sua efetividade.

Importância da primeira impressão na integração do colaborador

Visão geral da seção: Nesta seção, discute-se a importância da primeira impressão na integração de um novo colaborador em uma empresa. A forma como o colaborador é recebido e as primeiras experiências podem influenciar seu vínculo inicial com a empresa.

Primeira impressão e vínculo inicial

• A primeira impressão é crucial para estabelecer um bom vínculo entre o colaborador e a empresa.

• Situações desconfortáveis ou falta de acolhimento podem afetar negativamente essa primeira impressão.

• É importante que tanto o colaborador quanto a empresa estejam preparados para essa integração.

Orientações e supervisão durante a integração

Visão geral da seção: Nesta seção, aborda-se a importância de fornecer orientações básicas ao novo colaborador durante o processo de integração, bem como ter alguém responsável por supervisioná-lo nesse período.

Orientações básicas

• É essencial fornecer orientações sobre uniforme, horário de trabalho, horário de almoço e outros aspectos relevantes.

• Informações sobre processos, procedimentos e horas extras também devem ser compartilhadas.

Supervisão durante o período de integração

• Designar alguém responsável por acompanhar o novo colaborador durante sua integração.

• Essa pessoa deve servir como ponto de contato para dúvidas e auxiliar no processo de adaptação.

Redução do tempo de adaptação e benefícios para a empresa

Visão geral da seção: Nesta seção, explora-se a importância do processo de integração na redução do tempo necessário para que o colaborador se adapte ao ambiente de trabalho. Além disso, destaca-se como uma integração eficiente traz benefícios tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Redução do tempo de adaptação

• Quanto mais informações relevantes e direcionadas o colaborador recebe no início, mais rápido ele se adapta.

• Uma integração mal feita pode levar o colaborador a demorar mais tempo para se ajustar.

Benefícios para a empresa

• Uma integração eficiente permite que o colaborador comece a contribuir mais rapidamente.

• A empresa pode avaliar as habilidades e conhecimentos do colaborador desde o início.

• Fortalece o senso de pertencimento e vínculo entre o colaborador e a empresa.

Impacto negativo de uma má integração

Visão geral da seção: Nesta seção, discute-se os possíveis impactos negativos causados por uma má integração. Isso inclui perda de talentos, insatisfação dos colaboradores e falta de alinhamento com a cultura organizacional.

Perda de talentos

• Uma má integração pode levar os colaboradores a pedirem demissão antes mesmo do término do período de experiência.

• Impressões negativas e falta de vínculo podem fazer com que os colaboradores desistam rapidamente.

Insatisfação dos colaboradores

• Colaboradores podem sentir-se perdidos e desmotivados se a integração não for bem conduzida.

• Feedbacks duros por falhas não treinadas podem gerar insatisfação.

Falta de alinhamento com a cultura organizacional

• Uma má integração pode resultar em falta de compreensão dos valores, comportamentos e expectativas da empresa.

• Isso pode levar a conflitos e dificuldades na adaptação do colaborador à cultura organizacional.

Fortalecimento da cultura organizacional durante a integração

Visão geral da seção: Nesta seção, destaca-se como uma boa integração contribui para o fortalecimento da cultura organizacional. Além disso, menciona-se a importância de definir os pontos que serão abordados durante o processo de integração.

Fortalecimento da cultura organizacional

• Durante o período de experiência, é possível fortalecer a compreensão dos valores e comportamentos esperados pela empresa.

• A integração ajuda os colaboradores a entenderem melhor sua função dentro da cultura organizacional.

Definição dos pontos abordados na integração

• É importante planejar antecipadamente quais serão os pontos abordados durante o processo de integração.

• Isso inclui tanto aspectos funcionais relacionados ao cargo quanto informações sobre procedimentos específicos.

Treinamento funcional durante a integração

Visão geral da seção: Nesta seção, explora-se a importância do treinamento funcional durante o processo de integração. Esse tipo de treinamento permite que o colaborador compreenda melhor as atividades práticas relacionadas ao seu cargo.

Treinamento funcional

• O treinamento funcional é uma parte essencial da integração, onde o colaborador aprende na prática como realizar suas atividades.

• Além do líder imediato, outras pessoas da empresa podem estar envolvidas no treinamento, dependendo das situações em que o colaborador estará inserido.

Envolvimento de diferentes áreas durante a integração

Visão geral da seção: Nesta seção, destaca-se a importância do envolvimento de diferentes áreas durante o processo de integração. Isso permite que o novo colaborador compreenda as interações e procedimentos relevantes para sua função.

Envolvimento de diferentes áreas

• Durante a integração, é importante que outras áreas além do líder imediato estejam envolvidas no treinamento.

Acesso à verba e programações financeiras

Visão geral da seção: Nesta seção, discute-se o acesso à verba e as responsabilidades relacionadas às programações financeiras.

Acesso à verba e requerimento de orçamento

• O cargo permite acesso a uma certa quantia de verba.

• É possível fazer programações financeiras até um determinado valor.

• Existe a possibilidade de requerer orçamentos até um limite estabelecido.

Comunicação sobre as programações financeiras

• Quando ocorrerem as programações financeiras, é necessário enviar um e-mail com antecedência para o endereço especificado.

• O padrão é guardar esse e-mail por um determinado número de dias úteis.

Recursos visuais na comunicação

• Utilizar slides para apresentar os tópicos aos colaboradores.

• Os slides podem ser compartilhados em uma sala de reunião ou no computador pessoal.

• Recursos visuais, como imagens do uniforme ou passo a passo, ajudam na compreensão e memorização das informações.

Integração com outras áreas

Visão geral da seção: Nesta seção, aborda-se a importância de analisar outras áreas além do RH durante o processo de integração.

Abordagem dos tópicos iniciais com o RH

• No primeiro momento, os tópicos são abordados pelo setor de Recursos Humanos (RH).

• O RH recebe o colaborador e discute esses tópicos.

• Pode ser feito através de slides ou outros recursos visuais.

Integração entre áreas

• É necessário analisar as outras áreas da empresa para que os colaboradores possam se comunicar e obter informações relevantes.

• Processos integrados entre diferentes áreas devem ser explicados durante a integração.

Recursos visuais e materiais de suporte

Visão geral da seção: Nesta seção, destaca-se a importância dos recursos visuais e materiais de suporte durante o processo de integração.

Utilização de recursos visuais

• Recursos visuais, como slides ou imagens, auxiliam na compreensão das informações apresentadas.

• Mesmo sem uma sala de reunião equipada com TV, é possível mostrar os slides no computador pessoal do colaborador.

Ajuda na memorização

• O uso de recursos visuais ajuda o colaborador a gravar as informações apresentadas durante a integração.

• Ao falar sobre uniforme ou ponto, por exemplo, é útil incluir imagens relacionadas.

Disponibilização de materiais de suporte

• É importante fornecer materiais escritos ou outros documentos que ajudem o colaborador a relembrar os tópicos discutidos.

• Esses materiais podem ser utilizados como referência posteriormente.

Facilitando a absorção das informações

Visão geral da seção: Nesta seção, aborda-se a importância de facilitar a absorção das informações pelos novos colaboradores durante o processo de integração.

Cabeça cheia do novo colaborador

• Ao entrar na empresa, o novo colaborador está cheio de expectativas, pensamentos e emoções.

• Descarregar muitas informações sem auxílio pode dificultar a lembrança posterior.

Auxílio na memorização

• Recursos visuais e materiais de suporte ajudam o colaborador a se lembrar dos detalhes discutidos durante a integração.

• Quanto mais ajuda oferecida, maior a chance do colaborador relembrar as informações após a reunião.

Tópicos essenciais no treinamento de integração

Visão geral da seção: Nesta seção, são apresentados os tópicos que devem ser abordados durante o treinamento de integração.

Conformidade

• É importante garantir que o novo colaborador esteja ciente das regras e políticas internas da empresa.

• Abordar questões como código de ética, uniforme, horário de trabalho, entre outros.

Clarificação da função

• Tornar claro para o colaborador qual é sua função na empresa.

• Entregar a descrição do cargo para melhor compreensão.

Cultura organizacional

• Apresentar a missão, visão, valores e clima organizacional da empresa.

Organograma e conexões

• Explicar o organograma da empresa, incluindo líderes e equipes.

• Apresentar as pessoas com quem o colaborador irá interagir em diferentes situações.

Planejamento do treinamento

Visão geral da seção: Nesta seção, discute-se o planejamento do treinamento de integração.

Definição do instrutor

• O RH normalmente atua como instrutor no treinamento de integração.

• O instrutor deve ter conhecimento sobre os valores, filosofia e regras da empresa.

Formato do treinamento

• Definir se o treinamento será presencial ou online, dependendo das circunstâncias.

• Organizar horários e tempo para o treinamento.

Manual para novos colaboradores

• Transformar os tópicos apresentados nos slides em um manual detalhado em formato PDF.

Manual de Integração

Visão Geral da Seção: Nesta seção, discute-se a importância de um manual de integração para fornecer informações essenciais aos novos colaboradores.

Inclusão de Informações Importantes no Manual

• O manual deve conter informações relevantes, como horários de trabalho, políticas de vestimenta e benefícios.

• É recomendado incluir os nomes dos membros da equipe e um organograma para ajudar o novo colaborador a se familiarizar com a empresa.

• Designar um mentor para acompanhar o novo colaborador durante o período de integração é uma prática eficaz.

Apresentação aos Executivos

• É importante apresentar o novo colaborador à alta direção da empresa, especialmente em empresas maiores.

• O RH deve agendar uma reunião para que o novo colaborador seja apresentado aos diretores e outros executivos.

Preparação Prévia ao Primeiro Dia

Visão Geral da Seção: Esta seção aborda os preparativos necessários antes do primeiro dia do novo colaborador.

Processo de Admissão

• Certificar-se de que todo o processo burocrático esteja concluído antes do primeiro dia do novo colaborador.

• Garantir que todos os benefícios estejam organizados e prontos para serem entregues ao novo colaborador.

Configuração do Local de Trabalho

• Preparar a estação de trabalho do novo colaborador com todos os itens necessários, como computador, materiais de escritório e equipamentos ergonômicos.

Duração da Integração

Visão Geral da Seção: Nesta seção, discute-se a importância de um processo de integração contínuo que dure além do primeiro dia.

Treinamentos e Acompanhamento

• Realizar treinamentos e atividades de integração nos primeiros dias do novo colaborador.

• Acompanhar a adaptação do novo colaborador e fornecer suporte durante todo o período de experiência, que pode durar até três meses.

Avaliação do Período de Integração

Visão Geral da Seção: Esta seção aborda a importância de avaliar o período de integração do novo colaborador.

Acompanhamento e Feedback

• Realizar avaliações periódicas para verificar o progresso do novo colaborador durante o período de integração.

Avaliação do Período de Experiência

Visão Geral da Seção: Nesta seção, discute-se a importância da avaliação do período de experiência como forma de acompanhar a adaptação do colaborador. Também é abordado o papel da empresa em instruir os líderes a realizar avaliações periódicas durante esse período.

Treinamento Funcional

• O treinamento funcional é uma extensão do treinamento de integração e ocorre durante o período de experiência.

• É um ciclo organizado que dura até três meses e visa capacitar o colaborador nas atividades específicas do cargo.

• A empresa deve planejar e organizar antecipadamente esse treinamento, alinhando-o com as necessidades do cargo e as expectativas da empresa.

Responsabilidade da Empresa

• É papel da empresa garantir que o colaborador tenha um bom desempenho durante o período de experiência.

• Não basta esperar que o colaborador realize suas atividades sem orientação sobre como a empresa espera que elas sejam feitas.

• A falta de direcionamento pode levar à perda de informações importantes e dificultar a continuidade das atividades quando outro colaborador assume.

Redução do Tempo de Adaptação

• O objetivo do treinamento funcional é reduzir o tempo necessário para que o colaborador se adapte ao cargo e comece a produzir resultados mais rapidamente.

• Quanto mais treinamentos e orientações ele recebe, mais seguro ele se sente em relação ao seu trabalho.

• Esse direcionamento também evita que o colaborador gaste energia em atividades menos relevantes para a empresa.

Importância do Direcionamento

• O direcionamento adequado das atividades é importante tanto para o colaborador quanto para a empresa.

• Quando o colaborador sabe exatamente o que deve fazer e como fazer, ele se sente mais seguro e gera melhores resultados.

• Além disso, evita-se que o colaborador foque em atividades menos relevantes ou receba feedback negativo por não atender às expectativas da empresa.

Matriz de Treinamento Funcional

Visão Geral da Seção: Nesta seção, é explicado como criar uma matriz de treinamento funcional para organizar os treinamentos necessários para cada cargo na empresa.

Criação da Matriz de Treinamento

• A matriz de treinamento funcional é criada com base nos cargos existentes na empresa e nos processos e procedimentos relacionados a cada área.

• Para cada cargo, são identificados quais treinamentos funcionais são necessários com base nos processos envolvidos.

• A matriz é organizada de forma que seja fácil identificar quais treinamentos são necessários quando um novo colaborador entra na empresa.

Benefícios da Matriz de Treinamento

• A criação da matriz de treinamento funcional permite uma melhor organização dos treinamentos necessários para cada cargo.

• Isso garante que todos os colaboradores recebam os treinamentos adequados para desempenhar suas funções corretamente.

Treinamento e agendamento de colaboradores

Visão geral da seção: Nesta seção, é discutido o processo de treinamento e agendamento de colaboradores. É enfatizada a importância de definir quem será responsável pelo treinamento, agendar os horários e documentar todo o processo.

Definição do treinamento e agendamento

• O treinamento dos colaboradores será realizado pelo líder.

• É necessário agendar o treinamento do procedimento X com o líder.

• Registrar as datas e horários disponíveis para o treinamento.

Integração funcional

• A integração funcional abrange todos os processos, procedimentos e assuntos que serão abordados no treinamento.

• O colaborador receberá um documento detalhado sobre onde, por quem e quando será treinado.

• Os treinadores terão suas agendas dedicadas ao treinamento dos novos colaboradores.

Registro dos treinamentos

Visão geral da seção: Nesta seção, é destacada a importância de registrar os treinamentos realizados. Isso evita situações em que os colaboradores não estão cientes das expectativas ou quando há desalinhamentos entre líderes e colaboradores.

Registro dos treinamentos

• É fundamental registrar todos os procedimentos que foram treinados, incluindo quem ministrou o treinamento.

• Tanto o líder quanto o colaborador devem assinar para confirmar a realização do treinamento.

• O registro serve como comprovante caso haja necessidade de feedback ou avaliação futura.

Importância do registro dos treinamentos

Visão geral da seção: Nesta seção, é ressaltada a importância do registro dos treinamentos para evitar desalinhamentos e garantir que os colaboradores estejam cientes das expectativas.

Evitar desalinhamentos

• O registro dos treinamentos evita situações em que os colaboradores não sabem como realizar determinadas tarefas.

• Também protege o líder, caso ele afirme ter treinado um colaborador em algo que não ocorreu.

Proteção para ambos os lados

Visão geral da seção: Nesta seção, é destacada a importância do registro dos treinamentos como forma de proteger tanto o líder quanto o colaborador.

Proteção mútua

• O registro dos treinamentos serve para proteger tanto o líder quanto o colaborador.

• Evita desalinhamentos e possíveis problemas futuros.

• Garante que ambos tenham um histórico documentado das capacitações realizadas.

Registro adequado e arquivamento

Visão geral da seção: Nesta seção, é enfatizada a necessidade de registrar adequadamente os treinamentos e arquivá-los corretamente para referência futura.

Registro e arquivamento

• É importante registrar todos os detalhes relevantes sobre os treinamentos realizados.

• Os registros devem ser arquivados de maneira adequada para fácil acesso posteriormente.