Урок для менеджерів 3.3. Як проводити 1-1 зустрічі та навіщо?

Встречи один на один: Зачем и как их проводить?

Введение в тему встреч один на один

• Друзья, привет! Это новый урок для менеджеров о встречах один на один. Урок требует глубокого понимания инструментария, так как автор сам столкнулся с необходимостью разобраться в этом вопросе.

Ошибки в проведении встреч

• Автор признается, что проводил встречи неправильно, уделяя слишком много внимания задачам управления вместо того, чтобы сосредоточиться на сотрудниках.

• Основная ошибка заключалась в том, что встречи воспринимались как возможность обсуждения целей и контроля задач, а не как пространство для сотрудников.

Цели встреч один на один

• Встречи должны быть посвящены сотруднику: обсуждаются его идеи, разочарования и проблемы. Это важный элемент для создания безопасной атмосферы.

• Смена фокуса с вертикали (начальник-подчиненный) на горизонталь (партнерство) является ключевым моментом для успешного проведения таких встреч.

Преимущества регулярных встреч

• Ким Скотт утверждает, что регулярные встречи помогают создать доверительные отношения между руководителем и сотрудниками. Это единственная возможность по-настоящему выслушать сотрудников и понять их точку зрения.

• Менеджер должен заботиться о специалисте как о человеке, а не только как об инструменте достижения бизнес-целей; игнорирование этого может привести к проблемам в будущем.

Создание безопасной атмосферы

• Важно сделать так, чтобы встречи не были единственным местом для откровенного общения; сотрудники должны чувствовать себя свободно обращаться к менеджеру вне этих встреч.

Преимущества встреч один на один для менеджеров

Инвестиции времени в встречи

• Менеджеры часто воспринимают встречи с сотрудниками как напряженное решение, однако это необходимо для эффективного управления командой.

• В среднем, у каждого руководителя от 5 до 8 сотрудников, что требует значительных временных затрат — около 12 часов в месяц на встречи.

Преимущества регулярных встреч

• Регулярные встречи помогают предотвратить проблемы, позволяя сотрудникам заранее сообщать о возникающих трудностях.

• Сотрудники, которые участвуют в таких встречах, прогрессируют быстрее благодаря получению обратной связи и решению рабочих вопросов.

Исследования и вовлеченность сотрудников

• Согласно исследованию Gallup, сотрудники, регулярно проводящие один на один встречи, тратят в три раза больше времени на работу по собственному желанию.

• Инвестируя время в такие встречи, менеджеры способствуют повышению вовлеченности и продуктивности своих специалистов.

Стратегия проведения встреч

• Важно решать проблемы на ранних стадиях. Это позволяет избежать больших затрат времени позже.

• Каждый член команды должен получать внимание; метафора: налить шампанское в бокалы — поддерживать их полными.

Настрой и подход к встречам

• На каждой встрече важно быть энергичным и позитивным. Если менеджер не в хорошем настроении, лучше перенести встречу.

• Необходимо избегать перехода к управленческим функциям во время личных бесед; фокус должен быть на потребностях сотрудников.

Различия между обычными встречами и один на один

Ошибки восприятия менеджеров

• Многие менеджеры ошибочно считают краткие разговоры за кофе или тимбилдинги полноценными встречами один на один.

Критерии для успешной встречи

• Встреча должна длиться минимум 30 минут для создания доверительной атмосферы. Это время позволяет сотруднику открыться и поделиться важной информацией.

Сравнение типов встреч

• Обычные рабочие встречи чаще сосредоточены на контроле статуса задач и достижении целей. Они должны проходить чаще чем раз в месяц.

Цели одной из одной (1:1)

Как проводить встречи один на один?

Важность встреч один на один

• Встречи один на один необходимы для решения задач и вопросов сотрудников, несмотря на дружеские отношения между руководителем и подчинённым.

• Дружба не заменяет формальные встречи; необходимо придерживаться определённых правил для эффективного общения.

Частота проведения встреч

• Google рекомендует проводить встречи раз в неделю или хотя бы раз в две недели, основываясь на результатах своих исследований.

• Эффективные менеджеры чаще проводят такие встречи, но важно избегать контроля задач во время них.

Рекомендации по частоте встреч

• Автор считает, что достаточно проводить встречи раз в месяц, так как изменения у сотрудника могут быть незначительными.

• Нет жестких правил; нужно учитывать индивидуальные обстоятельства каждого случая.

Регулярность и доверие

• Встречи должны быть запланированы в календаре, чтобы создать обязательство со стороны менеджера.

• Если установлены доверительные отношения с сотрудником, можно уменьшить частоту встреч до одного раза в два месяца или квартал.

Место проведения встреч

• Google рекомендует проводить встречи вне офиса для создания более комфортной атмосферы.

• Необходимо учитывать личное время сотрудника при планировании таких встреч; важно предлагать выбор формата.

Альтернативные форматы встреч

• Формат "Walking meetings" (встречи на ходу), когда обсуждения происходят во время прогулки, может быть полезен для создания непринужденной обстановки.

• Запись итогов встреч важна для фиксации информации и дальнейшего анализа.

Проведение онлайн-встреч

• При необходимости проведения онлайн-встреч важно использовать вебкамеру для считывания невербальных сигналов собеседника.

Как проводить встречи один на один?

Важность стабильного интернета

• На встречах важно, чтобы у вас и вашего коллеги был стабильный интернет. Если это невозможно, необходимо найти решение.

Подготовка к встрече

• Перед началом встречи задайте себе вопрос: что сотруднику может быть нужно от вас как от руководителя? Это поможет лучше понять его потребности.

Суть встреч один на один

• Основная цель таких встреч — больше говорить о сотрудниках, чем о работе. Это не ошибка, а необходимый подход для построения доверительных отношений.

Искренность в общении

• Менеджер должен искренне интересоваться жизнью сотрудников. Нельзя просто следовать методичкам; важно проявлять настоящую заботу о людях.

Правила для менеджеров

• Если вы не любите людей или не хотите с ними работать, вам не стоит быть менеджером. Эффективное управление требует искреннего интереса к команде.

Структура встречи один на один

Начало разговора

• Начните встречу с простого приветствия и дайте возможность сотруднику высказать свои мысли и темы для обсуждения.

Семь ключевых вопросов

• Используйте классические вопросы:

• Как дела?

• Как прошел этот месяц?

• Как ты оцениваешь свою эффективность по шкале от 1 до 10?

• Как ты оцениваешь эффективность своей команды?

• Как ты оцениваешь свое развитие в компании?

• Как бы ты хотел развиваться дальше?

• Как тебе работать со мной как с менеджером?

Элементы эффективной встречи

Построение доверия

• Первое, что нужно сделать — установить доверительные отношения. Выясните, как дела у сотрудника и будьте открытыми в общении.

Ожидания vs Реальность

• Обсудите ожидания сотрудника относительно работы и реальность его положения в команде или компании.

Обратная связь

• Встречи также служат для предоставления обратной связи как сотруднику, так и вам как менеджеру. Это помогает развивать обе стороны.

Подготовка к первой встрече

Запись заметок

• Ведите записи с прошлых встреч для лучшей подготовки к новым обсуждениям.

Успокоение сотрудников

• Перед первой встречей сообщите команде о ее цели и формате, чтобы избежать недопонимания и страха увольнения.

Коммуникация о целях

Обсуждение фидбэка и подготовки к встречам

Введение в процесс обратной связи

• Обсуждается важность получения фидбэка о работе и компании, а также возможность делиться личными переживаниями на встречах.

• Рекомендуется подготовиться к встрече, обдумав темы для обсуждения, чтобы сделать разговор более продуктивным.

Безопасная атмосфера для обсуждений

• Подчеркивается, что негативный фидбэк приветствуется и не приведет к санкциям со стороны руководства.

• Предоставляются ссылки на гайды по подготовке к индивидуальным встречам, чтобы сотрудники могли лучше организовать свои мысли.

Запись информации во время встреч

• Обсуждаются различные способы ведения записей на встречах; важно фиксировать информацию сразу после встречи.

• Упоминается необходимость записывать личные детали сотрудников для поддержания искреннего интереса и доверия.

Структура заметок и их использование

• Разделение заметок на личные (Note) и рабочие (Full Up); важно фиксировать как личные моменты, так и профессиональные цели сотрудников.

• Приводятся примеры форматов записи: табличный формат или Google Docs; рекомендуется использовать шаблоны для упрощения процесса.

Рекомендации по ведению записей

• Описывается создание копии документа с записями для личного использования; информация должна оставаться конфиденциальной.

Как эффективно общаться на встречах один на один?

Основные принципы общения

• Важно использовать рабочие мессенджеры для обмена информацией, что имеет свои преимущества.

• Улыбка и хорошее расположение духа способствуют легкому и приятному общению. Необходимо избегать усталости и негативного настроя.

• Поддерживайте зрительный контакт во время общения; это критически важно для установления доверительных отношений.

• Избегайте отвлечений, таких как телефон. Это мешает сосредоточенности и создает неприятные моменты в общении.

• Используйте активное слушание: кивайте, задавайте уточняющие вопросы, чтобы подтвердить понимание собеседника.

Примеры вопросов для встреч один на один

• Структура встречи может быть упрощена с помощью примеров вопросов. Начните с простых вопросов о состоянии дел сотрудника.

• Задавайте открытые вопросы о мотивации и вдохновении сотрудников, чтобы лучше понять их личные цели и интересы.

• Вопросы о том, что дает энергию или забирает ее у сотрудника, помогают выявить проблемы в работе команды.

• Спрашивайте сотрудников о том, что бы они сделали на месте руководства; это может привести к новым идеям и перспективам.

• Обсуждайте профессиональный рост: какие курсы или тренинги интересуют сотрудников для повышения квалификации.

Улучшение взаимодействия

• Задавайте классические вопросы о том, что стоит прекратить делать или начать делать для улучшения работы команды.

• Интересуйтесь проблемами сотрудников: с какими трудностями они сталкиваются и как вы можете помочь им в этом.

• Обсуждайте общее состояние команды: переутомление или наоборот — бодрствование. Это поможет предотвратить выгорание сотрудников.

• Выясняйте мнение сотрудников о встречах: какие из них считаются бесполезными и как можно оптимизировать их участие в них.

Как избежать выгорания сотрудников?

Проблема трудоголизма и выгорания

• Современные реалии показывают, что трудоголизм может привести к выгоранию, которое заканчивается негативными последствиями для работника.

• Менеджеры должны ограничивать трудоголиков, чтобы предотвратить переработки и сохранить здоровье сотрудников.

• Эмоциональное выгорание может произойти даже у менеджеров после сложных встреч с подчинёнными.

Важность один на один встреч

• На начальных этапах сотрудники могут не понимать цель встреч и не будут откровенны в общении.

• Некоторые сотрудники могут слишком углубляться в личные проблемы, что создаёт дискомфорт для менеджера.

Эмпатия как инструмент управления

• Менеджер не является психотерапевтом; важно установить границы в обсуждении личных проблем сотрудников.

• Существует два типа эмпатии: эмоциональная (сопереживание) и когнитивная (понимание ситуации), которая помогает защитить собственное эмоциональное состояние.

Поддержка сотрудников

• Менеджеры должны осознавать проблемы своих сотрудников и предлагать поддержку, но не погружаться в их переживания полностью.

• Важно сохранять дистанцию и использовать когнитивную эмпатию для понимания без глубокого вовлечения.

Организация встреч и обратная связь

• После каждой встречи необходимо фиксировать результаты (фуллап), чтобы отслеживать прогресс.

• Заметки о встречах помогают помнить важные моменты и наблюдения, которые могут быть полезны в будущем.

Управление сотрудниками: ключевые аспекты

Основные принципы управления

• Менеджеры должны обеспечить наличие базовых и понятных настроек в бизнесе, чтобы минимизировать необходимость в решении проблем на встречах один на один.

• Доверительные отношения между менеджером и сотрудником позволяют перейти от ежемесячных встреч к более редким, например, квартальным или полугодичным.

• Сотрудники должны иметь четкие цели и возможность работать автономно. Это достигается через установку целей по методологии SMART.

Развитие сотрудников

• Важно развивать сотрудников с уровня D1 до D4, обеспечивая их мотивацию и понимание ожиданий от работы.

• Четкие условия карьерного роста и перформанс-ревью помогают снизить количество вопросов у сотрудников о повышении зарплаты или должности.

Обратная связь

• Регулярный фидбэк от менеджера позволяет избежать ожидания обратной связи на встречах один на один.

• Использование различных форматов для предоставления фидбэка (например, неформальные встречи за кофе) способствует более открытому общению.

Принципы общения

• Сотрудники должны уметь давать фидбэк как своим коллегам, так и руководителям, что способствует созданию культуры открытого общения.

• Принцип прямого общения важен для зрелой компании; сотрудники должны обсуждать свои проблемы напрямую друг с другом без посредников.

Решение конфликтов

• При возникновении конфликта важно выяснить, обсудил ли сотрудник проблему напрямую с другим человеком. Это помогает избежать ненужной "челночной дипломатии".

Как помочь сотрудникам решать проблемы самостоятельно?

Важность самостоятельного решения проблем

• Менеджеры должны поощрять сотрудников пытаться решать свои проблемы самостоятельно, прежде чем вмешиваться. Это важно для развития их автономности.

• Методика Монтессори подчеркивает важность самостоятельного решения задач детьми, что можно применить и к взрослым сотрудникам.

• Если сотрудники не готовы развиваться и расти, возможно, они не подходят вашей компании. Необходимо поддерживать инициативу в разрешении конфликтов между коллегами.

Роль менеджера в процессе

• Задача менеджера — предоставить инструменты (удочку), а не готовые решения (рыбу). Важно поддерживать открытое общение.

• Анонимные опросники могут создавать недоверие; сотрудники должны знать, что их мнение выражается от своего имени.

Обратная связь и ее восприятие

• Менеджеры должны быть зрелыми и воспринимать негативную обратную связь без личных обид. Это поможет создать здоровую атмосферу для обсуждения проблем.

• Примеры из практики показывают, как важно принимать критику конструктивно и учиться на ней.

Ненасильственное общение

• Внутри компании необходимо развивать навыки ненасильственного общения для более эффективного взаимодействия между сотрудниками.

• Общение должно фокусироваться на фактах работы, а не на личных характеристиках сотрудников.

Принципы радикальной честности

• Радикальная честность предполагает открытость и уважительное общение с коллегами. Это помогает избежать недопонимания и способствует улучшению рабочих отношений.

• Честная информация ценна только тогда, когда она соответствует действительности; избегание острых углов может исказить информацию.

Заключительные мысли о коммуникации в команде

• Открытость должна быть основным принципом компании; это позволит сотрудникам обмениваться откровенной обратной связью для общего роста.

Как проводить эффективные ванны?

Принципы обратной связи и поддержки

• Сотрудники должны быть склонны обращаться за поддержкой, не дожидаясь, когда это станет необходимым. Менеджеры обязаны предоставлять регулярную обратную связь.

• В компании должны развиваться принципы прямого общения и радикальной честности. Сотрудники должны уметь самостоятельно решать свои проблемы, обращаясь к менеджеру только в случае необходимости.

• Цель не в том, чтобы отменить встречи один на один (ванны), а в том, чтобы менеджеры обеспечили базовые условия для сотрудников. Это поможет предотвратить возникновение проблем.

Значение встреч один на один

• Важно начать проводить ванны как часть корпоративной культуры. Это не просто мимолетная встреча, а полноценное общение минимум раз в месяц.

• Встречи должны отличаться от контрольных собраний или тимбилдинга; они предназначены для обсуждения личных вопросов и развития отношений с сотрудниками.

Профилактика выгорания и развитие сотрудников

• Регулярные встречи помогают предотвратить выгорание сотрудников и способствуют их развитию. Это также дает возможность получать обратную связь о работе менеджера.

• Домашнее задание: скопировать шаблон для ванн и запланировать регулярные встречи со всеми членами команды.

Практическое применение

• Не забывайте о важности встреч с каждым сотрудником независимо от личных отношений; структура общения должна оставаться профессиональной.