Como elegir al proveedor de ERP - Webinar

Evaluación y Selección de Software Empresarial

Proceso de Evaluación Inicial

• La evaluación y selección de software empresarial debe ser un proceso ordenado y planeado para asegurar una implementación rápida y económica.

• Es crucial determinar el tipo de software necesario para la empresa, respondiendo a preguntas clave sobre su adecuación y forma de contratación.

Escenarios Críticos en la Selección

• En un escenario negativo, el proveedor puede quebrar, lo que detendría el proyecto sin actualizaciones futuras del producto.

• En otro caso, si el proveedor es adquirido por otra compañía, podría dejar de ofrecer soporte en dos años, obligando a la empresa a buscar nuevas soluciones.

Recomendaciones para Evitar Problemas

• Se recomienda evaluar cada proveedor desde perspectivas financieras y estratégicas para evitar situaciones adversas durante la implementación.

• Herramientas como evaluadores de productos pueden ayudar en esta evaluación al proporcionar recomendaciones basadas en funcionalidades.

Viabilidad Financiera del Proveedor

• Al evaluar viabilidad financiera, se deben considerar ingresos suficientes, rentabilidad adecuada y un balance saludable entre activos circulantes y pasivos corrientes.

• Un proveedor grande generalmente es más viable financieramente que uno pequeño; sin embargo, los proveedores pequeños pueden ofrecer atención más personalizada.

Evaluación Estratégica del Proveedor

• La inversión continua en el producto es esencial; preguntar por la hoja de ruta del producto ayuda a entender su futuro desarrollo.

• Es importante asegurarse de que el producto esté enfocado en su industria específica para garantizar inversiones adecuadas.

Recursos Disponibles para Evaluación

• Existen recursos como un evaluador de software que compara necesidades con ofertas estandarizadas; esto facilita la toma de decisiones informadas.

• Los proveedores deben responder a aproximadamente 350 preguntas funcionales para ingresar sus productos al sistema evaluativo.

Evaluación de Proveedores y Selección de Software

Comportamiento del Producto y Necesidades del Proyecto

• Se discute cómo el comportamiento del producto se evalúa en diferentes situaciones, alineándose con las necesidades específicas que los usuarios ingresan en un formulario preestablecido.

• La evaluación funcional es solo una parte del proceso; también se menciona la existencia de una biblioteca de artículos no comerciales que pueden ayudar a la evaluación.

Recursos Disponibles para Evaluación

• Se mencionan informes especiales y casos de implementación disponibles en la biblioteca, lo cual es crucial para entender el uso práctico de los productos.

• El directorio de proveedores permite ver aquellos que tienen sus productos registrados y validados por Evaluando, asegurando que cumplen con lo prometido.

Importancia de la Evaluación Funcional

• La elección del proveedor es el resultado final de un proceso que comienza con una buena evaluación, eliminando aspectos subjetivos.

• Factores a considerar incluyen representatividad, cantidad de implementaciones verificables y trayectoria como proveedor.

Aspectos Clave en la Evaluación

• Se deben evaluar la solvencia empresarial, políticas de mantenimiento y compromiso con los clientes para asegurar continuidad.

• La experiencia del personal asignado al proyecto es fundamental; se recomienda solicitar currículums para verificar capacidades.

Ejes de Evaluación

• La evaluación abarca cuatro ejes: funcional, tecnológica, del implementador y económica. Cada uno tiene su propio enfoque y participantes clave.

• La evaluación funcional busca cerrar brechas entre situaciones actuales y deseadas; involucra áreas más allá de tecnología.

Métodos para Realizar Evaluaciones

• Las evaluaciones se realizan mediante plantillas funcionales estructuradas en tres niveles para facilitar el análisis objetivo.

• La evaluación tecnológica valida si la tecnología elegida está alineada con tendencias futuras; requiere participación del área técnica especializada.

Consideraciones Finales sobre Implementación

• La dirección toma decisiones críticas durante la evaluación del proveedor o implementador utilizando plantillas para minimizar subjetividad.

• Es esencial asegurar recursos económicos suficientes; esto incluye proyecciones financieras como flujos de fondos proyectados.

Evaluación de Proyectos: Ejes y Prioridades

Importancia de los Ejes en la Evaluación

• La evaluación de un proyecto se realiza generalmente en cuatro ejes: funcional, técnico, proveedor e implementador, y económico. Es crucial determinar cuál es el más importante para el éxito del proyecto.

• Se propone un sistema de puntuación donde la suma total de los cuatro ejes debe ser 100 puntos. En el Proyecto A, la evaluación funcional tiene 40 puntos, mientras que en el Proyecto B, el eje económico tiene mayor peso con 45 puntos.

• La diferencia entre los proyectos A y B radica en las prioridades asignadas a cada eje. El Proyecto A prioriza la funcionalidad sobre el costo, mientras que el Proyecto B se enfoca más en lo económico.

• La elección de ponderaciones refleja las necesidades estratégicas del negocio; un enfoque fuerte en funcionalidad puede indicar una búsqueda de calidad superior frente a restricciones presupuestarias.

• Una simple grilla de evaluación puede proporcionar información valiosa sobre cómo se estructuran las decisiones dentro del proyecto y qué aspectos son considerados prioritarios por los responsables.

Evaluación del Proveedor

• Al evaluar al proveedor, se deben considerar varios aspectos como ventas nacionales e internacionales, experiencia previa y capacidad para ofrecer soporte adecuado.

• Las ventas locales pueden indicar experiencia en implementación dentro del país; las ventas globales reflejan la importancia del producto a nivel internacional.

• Es fundamental contar con personal suficiente para garantizar soporte postventa y capacitación continua para asegurar la excelencia operativa.

• Referencias y experiencias previas con implementaciones similares son clave para evaluar la posición competitiva del proveedor en el mercado.

• Certificaciones relevantes también son importantes ya que demuestran conocimiento especializado por parte del proveedor respecto a sus servicios ofrecidos.

Herramientas para Objetivizar la Evaluación

• Las matrices o grillas de evaluación son herramientas útiles para objetivizar procesos evaluativos. Permiten asignar puntajes claros a cada uno de los ejes definidos previamente.

• En una grilla típica, se asigna mayor importancia al eje funcional (40 puntos), seguido por lo económico (35 puntos), luego técnico y finalmente al proveedor (10 puntos).

• Dentro del ítem "empresa proveedora", es posible desglosar aún más este aspecto en sub-ejes que permiten una evaluación más detallada sobre su relevancia específica dentro del contexto general del proyecto.

Este formato proporciona una visión clara y concisa sobre cómo realizar evaluaciones efectivas basadas en diferentes criterios fundamentales.

Evaluación de Proveedores: Ejes y Puntuaciones

Presencia en el Mercado

• La presencia en el mercado se divide en varios componentes: años en el mercado local (2 puntos), tamaño de clientes (0.5 puntos) y cantidad de empleados (0.5 puntos).

• Se establece una jerarquía de evaluación, comenzando desde la grilla de nivel uno hasta la grilla naranja (nivel dos) y luego a la verde (nivel tres).

• La flecha naranja indica cómo se define la evaluación desde mayor a menor, mientras que la flecha verde muestra el proceso inverso.

Comparativa entre Proveedores

• Ejemplo de evaluación: Proveedor 1 obtuvo 8.51 puntos y Proveedor 2 obtuvo 6.45 puntos; esto indica que el Proveedor 1 califica mejor.

• En términos de presencia en el mercado, Proveedor 1 tuvo un puntaje de 2.65 frente a 2.70 del Proveedor 2.

Evaluación Detallada

• Se desglosan los ítems como "implementaciones exitosas" y "abonados", donde más implementaciones indican mejor desempeño.

• Se considera que tener pocos abonados puede reflejar falta de confianza del cliente, mientras que demasiados pueden indicar problemas con atención al cliente.

Estructura Local

• La rotación del personal es crucial; alta rotación puede afectar negativamente la calidad del servicio ofrecido.

• El cumplimiento se mide comparando la cantidad de personal entre proveedores para establecer un porcentaje.

Credenciales y Certificaciones

• Las credenciales son evaluadas según certificaciones existentes; se asigna puntaje basado en referencias e industria.

• La apertura sobre presencia en el mercado incluye años, tamaño de clientes y cantidad de empleados, cada uno con su respectiva ponderación.

Experiencia en Implementaciones

• Se evalúa por número de implementaciones realizadas, segmentadas por rangos específicos para determinar puntuaciones adecuadas.

Metodología de Evaluación en PYMES

Escalas de Evaluación

• Se discute la comercialización del producto en PYMES, donde se asigna un puntaje de uno si sí y cero si no. También se menciona la evaluación del mercado internacional con una escala similar.

• La cantidad de clientes en el país influye en el puntaje; más de 500 clientes suman un punto. Además, se evalúa el nivel de inversión en investigación y desarrollo, donde responder "sí" suma uno y "no" suma cero.

Ventajas de la Metodología Basada en Grillas

• La metodología es casi objetiva, ya que permite medir y cuantificar resultados independientemente de percepciones personales.

• Es sencilla para quienes manejan Excel, ya que implica operaciones básicas como sumas y restas. Establece prioridades al asignar diferentes puntos a los ejes evaluativos.

Desventajas y Consideraciones

• La competencia entre empresas puede ser desigual; las grandes empresas tienen más recursos para mostrar sus capacidades comparativas.

• No se enfatiza la calidad o cumplimiento en la implementación; solo se mide a la empresa proveedora. Existe riesgo de subjetividad si no se establece bien el criterio de evaluación.

Importancia de la Planificación

• Para realizar un buen proceso de evaluación es crucial planear y ordenar criterios antes de buscar software adecuado.

• Se debe objetivizar lo máximo posible para evitar sesgos personales. Incluir elementos medibles es esencial para obtener una idea clara del peso o dimensión del proyecto.

Preparación y Ejecución

• Una buena preparación es fundamental para ejecutar proyectos eficaces sin complicaciones innecesarias. Exigir adecuadamente según el tamaño empresarial evita riesgos como el abandono del proyecto.