Financiero: Capacitación saldos de Inventarios Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Parte 2 20221110

Plantilla de Saldo de Cuentas por Cobrar o Facturas de Venta

Resumen de la sección: En esta sección, se presenta la plantilla para el saldo de cuentas por cobrar o facturas de venta. Se explica cómo funciona la columna ID interno y externo, y cómo relacionar los clientes con sus respectivos registros.

Columna ID Interno y Externo

• La columna ID interno hace referencia a un número interno que maneja Netflix para la creación de facturas de ventas o registros.

• El número en la columna ID interno es asignado automáticamente cada vez que se crea una transacción manualmente o mediante una plantilla.

• La columna ID externo es un prefijo alfanumérico que puede ser asignado libremente en la plantilla.

• Para el ejercicio presentado, se utilizó "c por c" seguido del número 001, 002 y 003 para las cuentas por cobrar con facturas de venta.

Relacionando Clientes con Registros

• Es importante relacionar correctamente los clientes con sus respectivos registros en la plantilla.

• El campo "nombre" no debe ser utilizado ya que el sistema toma el ID del cliente para relacionarlo con su registro correspondiente.

• Los terceros clientes deben estar creados previamente antes de subir saldos o cualquier tipo de transacción.

Columnas en la Plantilla

Resumen de la sección: En esta sección, se explican las columnas presentes en la plantilla para el saldo de cuentas por cobrar o facturas de venta.

Columna A - ID Interno

• Esta columna hace referencia al número interno asignado automáticamente a cada registro creado.

Columna B - ID Externo

• Esta columna es un prefijo alfanumérico que puede ser asignado libremente en la plantilla.

Columna C - Número de Factura

• Esta columna hace referencia al número de factura utilizado para la transacción.

Columna D - Cliente

• En esta columna se debe relacionar el cliente con su respectivo registro en la plantilla.

• Es importante utilizar el ID del cliente y no su nombre para relacionarlo correctamente.

Creación de Facturas de Venta

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo crear facturas de venta y cómo relacionarlas con los clientes correspondientes.

Creación de Facturas de Venta

• Para crear una factura de venta, se debe ir a "Transacciones > Ventas > Crear Facturas de Venta".

• Es importante seleccionar correctamente el cliente al que se le está creando la factura.

• El sistema acepta otros tipos de terceros además de clientes, pero es importante tener en cuenta que este módulo solo acepta tipos de tercero clientes.

Relacionando Clientes con Facturas

• Al crear una factura, es importante relacionarla correctamente con el cliente correspondiente.

• Se debe utilizar el ID del cliente y no su nombre para relacionarlo correctamente.

Asignación de monedas a clientes

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo asignar diferentes monedas a los clientes antes de subir los saldos. Es importante tener en cuenta que los clientes deben tener asociadas las monedas antes de subir los saldos.

Asignación de monedas

• Se puede asignar diferentes monedas a un cliente editando su información.

• Es importante que los clientes tengan asociadas las monedas antes de subir los saldos.

• Si solo manejan dos tipos de moneda, como Euro y Dólar, es necesario asociar cualquier facturación en otra moneda al cliente correspondiente.

Identificación del cliente en transacciones

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo identificar al cliente en las transacciones y por qué es importante utilizar el ID del cliente en lugar del nombre para evitar confusiones.

Identificación del cliente

• El ID del cliente es la llave para las transacciones.

• Para causar una factura de venta, siempre se utiliza el ID del cliente.

• Es importante que el imprimible muestre correctamente el ID del cliente para evitar confusiones con otros nombres similares.

Numeración consecutiva para clientes

Resumen de la sección: En esta sección, se discute si es necesario utilizar una numeración consecutiva para identificar a los clientes y cómo funciona actualmente el sistema.

Numeración consecutiva

• El sistema crea automáticamente un número interno al crear un nuevo cliente o proveedor.

• Actualmente no tienen habilitada la opción de numeración consecutiva para identificar a los clientes.

• Si se habilita la opción de numeración consecutiva, el sistema asignará un número consecutivo a los nuevos clientes creados.

Numeración de clientes

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la numeración automática de clientes y su uso en el sistema. Se habla sobre cómo funciona internamente el sistema con una numeración secuencial y cómo esto puede ser útil para llevar un control del número de clientes que tienen habilitados y empaques.

Habilitar numeración automática

• La numeración automática es una opción disponible en el sistema para asignar un código único a cada cliente.

• El RUC es un código único que se enumera internamente en el sistema del uno al infinito.

• No hay problema siempre y cuando se valide que no puedan haber repetidos de RUC o cédulas.

• Para la creación de plantillas, debemos tomar el ID del cliente, no el nombre de la empresa.

Ventajas e inconvenientes

• La numeración nos ayuda a llevar un control del número de clientes que tenemos habilitados y empaques.

• Es más fácil visualizar alfabéticamente con numeración porque para la numeración como que es transparente.

• Para las transacciones, debemos tomar la información como estábamos viendo en la plantilla.

• El nombre del cliente es totalmente transparente para los reportes ya que son personalizables.

Validaciones adicionales

• Podríamos manejar un prefijo que identifique el cliente desde dónde se secuencia que llegó Guayaquil Ulloquito podría ser también otra opción para saber de dónde es el cliente.

• La validación adicional debe asegurarse de no dejar repetir Ruth ni dejar suspender o dar de baja a un cliente porque ya no existe.

Identificación de clientes

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo el sistema maneja la identificación de los clientes y cómo esto puede ser útil para el control interno. Se sugiere que el nombre de la empresa sea utilizado como identificador en los reportes y facturas. También se discute la posibilidad de utilizar un número interno para controlar la ubicación del cliente.

Identificación del cliente

• El nombre de la empresa es utilizado como identificador en los reportes y facturas.

• Se sugiere utilizar un número interno para controlar la ubicación del cliente.

• La idea es definir dónde va a salir este número en qué reporte.

Tipo de cambio y fechas

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo el sistema maneja el tipo de cambio y las fechas para las facturas.

Tipo de cambio y fechas

• El tipo de cambio siempre será uno ya que es moneda base.

• El sistema permite manejar diferentes fechas para emisión y vencimiento de facturas.

Saldos iniciales

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo manejar los saldos iniciales en el sistema.

Saldos iniciales

• Todos los saldos con periodo contable octubre deben ser subidos al sistema.

• Se puede utilizar una ubicación existente o crear una nueva llamada "Saldos iniciales".

Creación de ubicación para saldos iniciales

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la creación de una ubicación llamada "saldos iniciales" para facilitar la verificación de los saldos en cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Se recomienda utilizar esta ubicación para ajustes contables y de inventario.

Crear una ubicación para saldos iniciales

• Filtrar el reporte financiero por segmento de ubicación.

• Utilizar la recomendación de crear una ubicación llamada "saldos iniciales" para verificar los saldos en cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios.

• La ubicación "saldos iniciales" puede ser utilizada tanto para ajustes contables como de inventario.

• Tener en cuenta que las ubicaciones por líneas son donde está disponible el stock.

Ubicaciones y ajustes de inventario

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre las dos ubicaciones disponibles: la ubicación de ajuste y la ubicación donde está disponible el stock. También se menciona que las saldos por líneas deben ser específicas a cada ciudad o lugar donde esté el stock.

Ubicaciones y ajustes de inventario

• Mostrar transacciones en "inventario ajustar inventario".

• Hay dos tipos de ubicaciones: la ubicación donde está disponible el stock y la ubicación de ajuste (que podría ser "saldos iniciales").

• Las saldos por líneas deben ser específicas a cada ciudad o lugar donde esté el stock.

Creación de artículo y cuenta puente

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre la creación de un artículo para saldos iniciales y cómo este artículo mueve una cuenta de ingresos. También se menciona la necesidad de crear una cuenta puente para manejar los módulos contables.

Creación de artículo y cuenta puente

• Recordar que el artículo debe ser creado para saldos iniciales.

• El artículo mueve una cuenta de ingresos.

• Es necesario crear una cuenta puente para manejar los módulos contables.

Seleccionando un cliente y creando una cuenta por cobrar

Resumen de la sección: En esta sección, el orador selecciona un cliente y crea una cuenta por cobrar para ese cliente.

Selección de un cliente

• El orador selecciona un cliente específico en el sistema.

• Espera a que la información del cliente cargue.

Creación de una cuenta por cobrar

• El orador accede a la pestaña "Artículos" y busca el artículo deseado.

• La cantidad siempre es uno porque se está subiendo un saldo.

• La unidad de medida es "und".

• El nivel de precio o lista de precios debe ser personalizado para permitir modificaciones.

• Los valores para el nivel de precio personalizado son 2000, 5000 y 4500.

• El código de impuesto debe copiarse tal cual como aparece en la plantilla.

• Los saldos deben reflejar los montos adeudados hasta cierta fecha determinada (por ejemplo, octubre o noviembre).

• Para crear la cuenta por cobrar, el orador accede a las transacciones financieras y realiza una entrada de asientos contables.

• Las cuentas deben copiarse desde los asientos contables para evitar errores en su emparentamiento con otras cuentas.

Información necesaria para colocar medios de pago

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica que toda la información necesaria para colocar medios de pago en un formulario puede ser incluida. Se discute cómo guardar y exportar archivos CSV delimitados por comas.

Campos requeridos en el formulario

• Todos los campos requeridos en el formulario de factura de venta pueden ser incluidos.

• Los términos de pago normalmente no se incluyen ya que son heredados del cliente.

• La condición de venta es asignada al cliente desde su creación.

Guardado y exportación del archivo CSV

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo guardar y exportar archivos CSV delimitados por comas. También discuten los campos requeridos en una factura.

Exportando archivos CSV

• Los archivos pueden ser guardados como archivos CSV delimitados por comas.

• El formato aceptado para cargar plantillas es un archivo CSV delimitado por comas.

Campos requeridos en una factura

• Los campos requeridos en una factura son: fecha inicial, fecha de emisión, fecha de vencimiento, cliente, moneda y medio de pago.

• La información sobre términos y condiciones es heredada del cliente.

Inclusión de términos y condiciones en la plantilla

Resumen de la sección: En esta sección, el orador discute cómo incluir términos y condiciones dentro del formulario.

Inclusión dentro del formulario

• Todo lo que esté dentro del formulario puede ser incluido.

• Normalmente no se incluye información sobre términos y condiciones ya que es heredada del cliente.

• Los términos de pago pueden ser incluidos dentro del formulario.

Herencia de información del cliente

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo funciona la herencia de información del cliente en el sistema.

Herencia de información

• La condición de venta es asignada al cliente desde su creación.

• La dirección del cliente viene con él desde su creación.

• Si a un cliente se le asigna un término de pago, normalmente traería el término asociado.

Campos requeridos en una factura

Resumen de la sección: En esta sección, el orador discute los campos requeridos en una factura y cómo subir saldos iniciales.

Campos requeridos

• Los campos requeridos en una factura son: fecha inicial, fecha de emisión, fecha de vencimiento, cliente, moneda y medio de pago.

• Los términos y condiciones son heredados del cliente.

• Todo lo que esté dentro del formulario puede ser incluido.

Subiendo saldos iniciales

• Para subir saldos iniciales necesitamos la fecha de vencimiento para hacerle seguimiento al cobro.

• El periodo contable en el que vamos a subir nuestros saldos debe ser especificado.

Carga masiva utilizando plantillas

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo hacer cargas masivas utilizando plantillas.

Carga masiva utilizando plantillas

• Las cargas masivas utilizando plantillas pueden ser realizadas directamente en configuración importar/exportar.

• Las plantillas pueden ser utilizadas para hacer cargas masivas de facturas de venta, facturas de compra o ajustes de inventario.

Asignación de artículos y código de impuestos

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo asignar artículos y códigos de impuestos en una factura de venta.

Asignación de artículos

• Para asignar un artículo a un cliente o proyecto, ir a la pestaña "Factura de Venta" y seleccionar "Artículos".

• Buscar el artículo deseado y asignarlo al cliente o proyecto correspondiente.

• Si es necesario, agregar información adicional sobre el artículo.

Código de impuestos

• El código de impuestos se encuentra en la pestaña "Artículos".

• Seleccionar el código correcto para el artículo correspondiente.

• Asegurarse que la tarifa esté asociada a nivel del artículo y no a nivel general.

Guardado y ejecución del trabajo

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo guardar y ejecutar un trabajo en una factura de venta.

Guardado del trabajo

• Asignar un nombre al trabajo.

• Ingresar la fecha actual.

• Guardar los cambios realizados.

Ejecución del trabajo

• Ir a "Importaciones guardadas" para buscar trabajos previamente guardados.

• Seleccionar la plantilla correcta para el trabajo.

• Verificar que todos los campos estén correctamente mapeados antes de ejecutarlo.

Identificación de errores en la asignación

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo identificar y solucionar errores en la asignación de trabajos.

Identificación del error

• Revisar los registros para identificar el error.

• Verificar que todos los campos estén correctamente mapeados.

Solución del error

• Ir a "Configuración" y seleccionar "Importar/Exportar".

• Buscar el campo correspondiente al error y corregirlo.

• Guardar y ejecutar nuevamente el trabajo.

Creación de factura de venta

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo crear una factura de venta y verificar su contenido.

Creación de factura

• Ir a "Transacciones", seleccionar "Ventas" y luego "Crear Factura de Venta".

• Seleccionar las facturas deseadas.

• Verificar que toda la información esté correcta antes de guardarla.

Verificación del contenido

• Consultar las facturas creadas para verificar su contenido.

• Asegurarse que toda la información esté correcta, incluyendo fechas, valores y representantes de ventas.

Subir información contable

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo subir información contable al sistema y cómo afecta a la contabilidad.

Subir por contabilidad vs. subir por módulo

• Si se sube toda la información por contabilidad, el módulo no se ve afectado.

• Si solo se sube el módulo, este afectará a la contabilidad.

• Para saldar las cuentas puente, es necesario subir los valores con cada cuenta y tercero en los saldos de contabilidad.

Detalles necesarios para facturas de ventas

• Las facturas de ventas deben tener detalles completos para poder analizar las cuentas por cobrar.

• Es importante que el saldo inicial del cliente esté completamente detallado para ver el reporte diario.

• La factura debe incluir fecha de emisión, fecha de vencimiento, plazo del cliente y saldo inicial.

Campos necesarios en la plantilla

• Se pueden incluir campos como medios de pago, términos de pagos y clave de acceso en la plantilla si son necesarios para reportería.

• A nivel de saldos, los campos necesarios serían los que ya están establecidos.

Carga de Data maestra

• La idea es que los usuarios carguen su Data maestra completa antes de salir a productivo.

• Se recomienda depurar clientes, proveedores y artículos antes de cargarlos al sistema.

Plantillas de saldos de contabilidad

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el uso de plantillas para cargar los saldos iniciales en los módulos correspondientes. También se explica cómo funcionan las cuentas puentes o transitorias y cómo se utilizan para saldar las cuentas reales.

Cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros saldos

• Se utilizarán plantillas para cargar los saldos iniciales en los módulos correspondientes.

• Además de las cuentas por cobrar y pagar, también hay otras cuentas como activos diferidos y patrimonio que deben ser cargadas.

• Se explicará cómo funcionan las plantillas de saldos de contabilidad en una sesión futura.

• Los saldos de contabilidad deben ser cargados contra una cuenta transitoria o puente temporalmente hasta que sean reconciliados con las cuentas reales.

Cuentas puentes o transitorias

• Las cuentas puentes o transitorias son necesarias para reconciliar los saldos de contabilidad con las cuentas reales.

• En la sesión futura, se explicará cómo subir estos saldos a través de la cuenta transitoria.

• La cuenta 1312019 será utilizada como cuenta transitoria para este propósito.

Balance inicial

• El balance inicial debe estar cuadrado cuando la cuenta transitoria esté en cero.

• Los últimos saldos que deben ser cargados son los saldos de contabilidad o balance inicial.

• Si es necesario hacer cambios después del primer cargue, primero se debe modificar el módulo antes de cargarlo en contabilidad.

Pruebas y sesiones de acompañamiento

• Se enviarán las plantillas para que los usuarios puedan hacer pruebas.

• Habrá sesiones de acompañamiento para responder cualquier duda o inquietud que surja durante el proceso.

Creación de artículos

• Los artículos se crean en la opción "Listas" y luego "Contabilidad".

• Se creó un artículo de servicio para la compra y venta, uno para cuentas por cobrar y otro para cuentas por pagar.

• La idea es tener solo un artículo con una cuenta transitoria correspondiente para cada módulo.

Cuentas puente y tipologías

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la necesidad de crear cuentas puente para evitar confusiones con el nombre de la cuenta general. Se presentan dos tipos de tipologías: otros pasivos circulantes y otros activos circulantes.

Creación de cuentas puente

• Se crearon cuentas puente para evitar confusiones con el nombre de la cuenta general.

• Ejemplo: "Saldos iniciales cuentas por pagar" en lugar de "Cuenta por pagar".

• No pueden haber dos cuentas por pagar en una transacción.

Tipologías

• Dos tipos de tipologías: otros pasivos circulantes y otros activos circulantes.

• La cuenta "Saldos iniciales cuentas por pagar" tiene la tipología "otros pasivos circulantes".

• La cuenta 13 (inventario) tiene la tipología "otros activos corrientes".

Modificación de nombres y códigos

• Los nombres y códigos de las cuentas pueden ser modificados según sea necesario.

• El sistema no permite modificar ciertas cosas, pero los usuarios pueden personalizar los roles para otorgar permisos específicos.

Pruebas y roles en el sistema contable

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten las pruebas que deben realizarse en el sistema contable. También se habla sobre los diferentes roles que pueden utilizarse para importar y exportar registros.

Pruebas en el sistema contable

• Diana enviará plantillas para que los usuarios puedan realizar pruebas y familiarizarse con el sistema.

• Se pueden utilizar diferentes roles para importar y exportar registros.

Roles en el sistema contable

• Los roles pueden personalizarse según las necesidades de los usuarios.

• Los permisos se pueden otorgar a diferentes roles, como el rol comprador o la persona encargada de cuentas por cobrar.