Compra al Pago: Capacitación Sesion 1 Parte 1 Compra al Pago 20221012

Uso del rol de comprador y creación de proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, el instructor muestra cómo utilizar el rol de comprador en Eco y cómo crear proveedores.

Creación de Proveedores

• Para crear un proveedor, ir a la ruta "Proveedores > Listas Proveedores" y hacer clic.

• Los proveedores creados previamente aparecerán en la lista.

• Se pueden personalizar las vistas para obtener información específica sobre los proveedores.

• Es posible ordenar los proveedores por fecha de creación, modificación o visualización reciente.

• El instructor muestra un ejemplo de un proveedor creado previamente.

• Hay tres pestañas en el formulario del proveedor: Información primaria, Personalizado y Estándar Netflix.

• Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo.

• En el formulario personalizado, el ID del proveedor, nombre comercial y nombre de la empresa son obligatorios.

• Para crear un nuevo proveedor, seguir la misma ruta que antes y hacer clic en "Crear".

• Llenar todos los campos obligatorios en el formulario personalizado.

Información Adicional

• Es posible agregar información adicional acerca del tipo de servicio que se compra al proveedor o cualquier otra información relevante en los comentarios.

• El número de documento es obligatorio en formularios personalizados y puede ser RUC, cédula o pasaporte.

• El número de documento depende del tipo de proveedor (persona natural, jurídica o extranjera).

Verificación de RUC y creación de proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la verificación del número de identificación tributaria (RUC) en Colombia y cómo se puede habilitar o inhabilitar el campo correspondiente en el formulario. También se explica cómo funciona la verificación del RUC en Ecuador y cómo se puede utilizar para validar que una empresa sea legítima. Además, se discute cómo el sistema puede buscar automáticamente información sobre un proveedor a través del RUC.

Verificación del RUC

• Se discute la posibilidad de habilitar o inhabilitar el campo correspondiente al RUC en el formulario.

• En Colombia, el número de identificación tributaria (RUC) es conocido como Nito Paz y tiene 10 o 19 dígitos con un dígito de verificación que indica la actividad comercial.

• En Ecuador, la verificación del RUC valida que una empresa sea legítima y no ficticia.

Creación de proveedores

• El sistema busca automáticamente información sobre un proveedor a través del RUC después de haber introducido toda su información en el momento que usted lo vayan a buscar en su sistema.

• Al buscar un proveedor por su nombre o por su RUC, el sistema trae toda la información disponible sobre ese proveedor.

Validación y Personalización de Proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la validación de proveedores y la personalización de los campos del formulario para crear proveedores.

Validación de Proveedores

• No hay restricciones en el sistema para ingresar proveedores que no estén relacionados con el SRI.

• Si es necesario, se puede desarrollar una funcionalidad para validar si es factible obtener información sobre un proveedor nacional o internacional.

• Existen sistemas locales que consumen información del SRI y pueden enviar todos los datos de una persona o empresa.

• La implementación actual no incluye esta funcionalidad, pero podría ser desarrollada en el futuro.

Personalización de Campos del Formulario

• Se creó una personalización específica para agregar campos al formulario de creación de proveedores.

• Los bancos están pre-cargados en el sistema (alrededor de 35 a 40 bancos).

• Es obligatorio seleccionar un banco al momento de crear un proveedor manualmente.

• Los tipos de cuenta también están pre-cargados en el sistema (cuentas corrientes, cuentas virtuales, etc.).

• El número de cuenta es un campo abierto ya que varía según cada tipo de proveedor.

Información Adicional

• También se pueden agregar correos electrónicos adicionales a las fichas correspondientes (correo electrónico del contacto, correo electrónico del gerente, etc.).

• Estos campos no son obligatorios pero pueden ser útiles para mantener registros precisos.

Clasificación de subsidiarias y riesgo previsto

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo seleccionar la subsidiaria principal y el riesgo previsto por ingreso del usuario. También se discute cómo enlazar un número de banco al archivo de pago.

Selección de subsidiaria principal

• Es importante seleccionar la subsidiaria principal en el formulario.

• Si hay otras subsidiarias en el país, también deben ser listadas.

• Esto es obligatorio para evitar riesgos.

Enlace del número del banco al archivo de pago

• Al enviar el archivo de pago al proveedor, se debe enlazar un número del banco correspondiente.

• El número puede ser interno o nacional dependiendo del banco.

• Si no se tiene el número correcto, no será posible generar identificación.

Configuración de códigos bancarios

• La configuración de los códigos bancarios se encuentra dentro del módulo de pagos electrónicos.

• Los códigos son asociados a los bancos y funcionan con plantillas.

• Los campos que se asocian incluyen: número de cuenta, tipo de cuenta (ahorro o corriente), código del banco y cuentas primarias/secundarias.

Personalizaciones para proveedores

Resumen de la sección: Esta parte describe las personalizaciones hechas para los formularios de proveedores. Se discute cómo llenar la dirección exacta y otros campos personalizados.

Ficha de dirección

• La zona (centro, norte o sur) debe ser seleccionada según el tipo del proveedor.

• Los campos desde zona hasta ciudad parroquia son personalizaciones hechas a petición del cliente.

• El país, atención, destinatario, teléfonos y dirección exacta son campos obligatorios.

Configuración de proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo configurar los proveedores en el sistema. Se muestra cómo personalizar las zonas y campos para cada proveedor, incluyendo información como latitud, longitud y horario de atención. También se explican los campos obligatorios y opcionales para la información financiera del proveedor.

Personalización de zonas y campos

• El sistema permite personalizar las zonas y campos para cada proveedor.

• Las zonas son campos que muestran la localización del proveedor en un mapa.

• Los campos incluyen información como latitud, longitud, horario de atención y observaciones.

• Las regiones del país están predefinidas en el sistema.

Información financiera del proveedor

• Los campos obligatorios para la información financiera son la moneda principal y el nombre legal del proveedor.

• Otros campos informativos incluyen cuentas bancarias, impuestos, saldos e información tributaria.

• Es posible asignar varias cuentas de gasto a un mismo proveedor.

Retenciones

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo manejar las retenciones con los proveedores. Se menciona que es necesario verificar con el plan contable antes de aplicar cualquier retención.

Manejo de retenciones

• Es necesario verificar con el plan contable antes de aplicar cualquier retención.

• Los campos informativos para las retenciones incluyen el tipo de retención y los gastos asociados.

Cuentas y transacciones

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre las cuentas predeterminadas y cómo hacer cambios en ellas durante las transacciones. También se menciona la información que se puede agregar a la cuenta del proveedor, como los términos de pago, el límite de crédito y el tipo incoter.

Cuentas predeterminadas

• Las cuentas predeterminadas son asignadas para evitar tener que estar asociando o cambiando la cuenta durante una transacción.

• Si un proveedor maneja diferentes cuentas, es posible hacer el cambio dentro de la transacción.

• La única campo obligatorio es seleccionar la moneda principal.

Información del proveedor

• Se puede agregar información como los términos de pago, el límite de crédito y el tipo incoter.

• También se pueden agregar otros tipos incoter si no están incluidos en los dos listados disponibles.

• El número de identificación del IVA tiene un número asociado para cada rubro del comercio que maneja cada proveedor.

Información del saldo

• Es posible asignar un saldo inicial al crear un proveedor con su respectiva fecha y cuenta correspondiente.

Coincidencia factorial proveedor

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre las tolerancias en cantidad e importe en una factura. También se menciona cómo habilitar recursos para proyectos específicos.

Tolerancia en cantidad e importe

• La tolerancia en cantidad se refiere a la diferencia permitida entre la cantidad de pedido y la cantidad recibida.

• La tolerancia en importe se refiere a la diferencia permitida entre el recibo de artículo y el crédito que se tiene con el proveedor.

Información del proyecto

• Es posible habilitar recursos para proyectos específicos, como contratistas con términos definidos.

• Se puede asignar un calendario, labor por defecto y costo de ese trabajo.

Información Contable

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo ingresar información contable en el sistema. Seleccionar el tipo de moneda y agregar los códigos de impuestos son algunos de los temas que se tratan.

Ingreso de Facturas

• Si la cantidad en la factura está por encima o por debajo del límite asignado, no se permitirá el ingreso.

• Seleccionar el tipo de moneda que corresponde a la factura.

• Las opciones predeterminadas son dólares, euros, dólar canadiense y libras.

Subsidiarias

• Agregar la subsidiaria correspondiente y su código de impuesto.

• El IVA y la retención en la fuente no son obligatorios pero es recomendable completarlos.

Relaciones con Proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo agregar contactos y relaciones con proveedores.

Contactos

• Agregar un contacto principal con correo electrónico, teléfono y dirección.

• Agregar uno o más contactos alternativos con su puesto, correo electrónico y número telefónico.

• Se pueden crear hasta 10 contactos alternativos.

Comunicación

• Agregar llamadas telefónicas con fecha recordatoria para llamar al número indicado.

• Agregar tareas con título y nivel de prioridad (media alta o baja).

• Agregar eventos con título, ubicación y fecha.

• Agregar archivos relevantes.

Preferencias

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo configurar las preferencias para enviar comunicaciones y transacciones.

• Seleccionar el tipo de correo electrónico (HTML o PDF).

• Mandar transacciones vía mail o imprimir por fax.

• Configurar notificaciones de pago.

Creación de proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo crear un proveedor en el sistema y cómo configurar su acceso a la plataforma. También se muestra cómo asignar roles y permisos a los proveedores.

Configuración del acceso al sistema

• Los proveedores pueden ser inactivados o activados según las necesidades de la empresa.

• Se puede dar acceso a los centros de proveedores para que vean todas las solicitudes, requisiciones y cotizaciones relacionadas con ellos.

• Los parámetros permiten enviar notificaciones por correo electrónico cuando hay un nuevo acceso a la plataforma.

Seguimiento de tiempo

• El seguimiento de tiempo permite que los empleados aprueben o rechacen la creación del proveedor.

Detalles del pago bancario

• Se pueden seleccionar gastos bancarios e inhabilitar pagos de facturas si es necesario.

Información fiscal

• Se puede agregar un régimen fiscal específico para cada tipo de empresa.

Centro de Proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se explica el rol del centro de proveedores y cómo los proveedores pueden acceder a él para ver las solicitudes y cotizaciones relacionadas con ellos.

Acceso al centro de proveedores

• El centro de proveedores es un perfil que no tiene acceso ni permiso a ninguna transacción hasta que sea activado por el comprador.

Creación de artículos

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo crear un artículo en el sistema y cómo configurar su información.

Configuración del artículo

• Se puede agregar información detallada sobre el artículo, como su nombre, descripción y precio.

• También se pueden agregar detalles adicionales, como impuestos y descuentos.

Creación de artículos

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo crear diferentes tipos de artículos en el sistema. Se explican los diferentes campos que deben llenarse para personalizar el formulario y se muestran ejemplos de artículos de inventario y numerados.

Creación de un nuevo artículo

• Se pueden ver todos los artículos creados anteriormente.

• Para crear un nuevo artículo, se debe seleccionar el tipo de artículo deseado.

Tipos de artículos

• Hay diferentes clases de artículos, como inventario, lote numerado, compra, venta y ensamblaje.

• Se muestra la creación del artículo de inventario y otro numerado.

Personalización del formulario

• Al seleccionar el tipo de artículo, se abre un formulario personalizado con campos específicos.

• Los campos del formulario personalizado (cartón largo ancho origen, etc.) son personalizados según las necesidades del usuario.

• El código UPC es el código de barras que maneja el usuario para ese artículo.

Campos a llenar en el formulario

• En "nombre y número del artículo", se puede asignar un nombre o código al proveedor.

• Las unidades principales son una lista desplegable que incluye las unidades creadas hasta ese momento.

• La clasificación incluye la empresa principal, subsidiarias y departamentos donde estará creado el artículo.

Fichas disponibles

• Las fichas disponibles incluyen compras, inventario, ventas, determinación de precios, contabilidad, tienda web, comunicación y preferencias.

• Cada ficha tiene detalles específicos que se pueden personalizar según las necesidades del usuario.

Selección del método de cálculo de costos

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo seleccionar el método de cálculo de costos y cómo hacer una breve descripción de la compra que están realizando.

Método de cálculo de costos

• Se puede seleccionar el método promedio, un promedio de grupo o un FIFO.

• Todos los artículos en la descripción de la compra pueden tener una breve descripción.

• Se puede elegir el valor total y el precio de compra.

Descripción del stock y gestión del inventario

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo describir Cómo almacenan estas unidades o esos artículos que están creando según la gestión del inventario. También se habla sobre los depósitos, los métodos predeterminados, los puntos de pedido, los métodos de reposición, la categoría solución y la red distribución.

Descripción del stock

• Pueden hacer lo mismo para describir Cómo almacenan estas unidades o esos artículos que están creando según la gestión del inventario.

• Se pueden utilizar los depósitos si así lo desean.

Métodos predeterminados

• Los métodos predeterminados son: punto reorden, programa producción maestra, planificación necesidad materiales y método reposición por fases.

• Se puede poner el nivel stock seguridad en caso que se queden sin inventario.

• Esto enviará un aviso en el momento que estén sin inventario para hacer como una solicitud u orden pedido.

Nivel stock óptimo

• Se puede seleccionar el nivel de stock óptimo y calcularlo en días.

• También se puede llenar la información si hay algún precio por transferencia o traslado de estos artículos dentro de las ubicaciones.

Red distribución

• Se puede agregar información a las categorías de distribución.

• Si hay algún precio por transferencia o traslado de estos artículos dentro de las ubicaciones, también se puede llenar la información.

Tolerancia a la cantidad y al importe

Resumen de la sección: En esta sección, se explica sobre la tolerancia a la cantidad y al importe. También se habla sobre cómo asignar ubicaciones, proveedores y subsidiarias correspondientes.

Tolerancia a la cantidad y al importe

• La tolerancia a la cantidad y al importe nos hablan tanto en precio como en cantidad.

• Si aceptan una factura por encima o por debajo del número que asignaron, pueden hacerlo.

Asignación de ubicaciones, proveedores y subsidiarias correspondientes

• Se pueden asignar las ubicaciones si hay alguna ubicación preferida o si el artículo va a estar seleccionado en todos los depósitos.

• Pueden asignar un proveedor a este artículo uno o varios proveedores según lo que aquí tienen.

• Pueden asignarle aquí la subsidiada correspondiente el código del proveedor los programas y es el Rover preferido no se puede asignar si hay días de retraso o adelanto proyectos con este proveedor lo pueden asignar.

Ventas y determinación de precios

Resumen de la sección: En esta sección, se explica sobre las ventas y la determinación de precios.

Descripción de la venta

• Se puede describir cómo se realiza la venta de este artículo.

• Se puede estimar el costo de este artículo si es un costo promedio o un precio definido ya anteriormente.

Asignación del costo definido del artículo

• Se puede asignar el costo definido del artículo según la estimación que hicieron.

• También pueden asignar una cantidad mínima o máxima de este artículo.

Selección de tema del flete

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre cómo seleccionar el tema del flete y los costos asociados con el envío.

Costo de envío y manipulación

• El costo de envío puede ser por unidad o por paquete.

• Se muestra si va paqueteado o embalado por cinco o diez, según como lo envía el proveedor.

• Puede haber un costo adicional por manipulación de cada caja.

Programa de terminación de precios por cantidad

• Hay un programa para calcular descuentos por cantidad al comprar a proveedores.

• Los descuentos se calculan en función de las cantidades totales y la cantidad total de artículos.

• Se pueden crear grupos de fijación de precio según las clases y los artículos que manejen.

Ficha contable

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre las diferentes cuentas contables necesarias para crear los artículos.

Tipos de cuentas

• Las cuentas incluyen costos, activos, ingresos, pérdidas y ganancias, desviaciones y devoluciones.

• Las cuentas de ingreso suelen ser cuatro mil según los ingresos del artículo.

Programa fiscal

• El programa fiscal es obligatorio al momento de la creación del artículo.

• Se puede excluir, exentar o grabar el programa fiscal según sea necesario.

Información de la tienda web

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre cómo manejar una tienda web y cómo relacionar los artículos dentro del sitio.

Visualización en el sitio web

• Se puede seleccionar cómo desea que aparezca el nombre y las descripciones en el sitio.

• También se pueden seleccionar las prioridades de los sitios y las categorías de los artículos.

Pestaña de comunicación

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo utilizar la pestaña de comunicación en Netflix para crear eventos, tareas, llamadas telefónicas y archivos relacionados con un artículo. Se detalla cómo agregar información como ubicación, fecha, hora y prioridad a cada uno de estos elementos.

Creación de eventos

• Para crear un evento en Netflix, es necesario agregar información como ubicación, fecha, hora inicio y final o si es todo el día.

• Si hay más de un evento relacionado con el artículo, se pueden agregar todos.

Tareas

• Las tareas están relacionadas con los artículos y requieren información como nombre, prioridad, fechas de inicio y vencimiento.

• Es posible asignar una tarea a un artículo específico.

Llamadas telefónicas

• Las llamadas telefónicas también están relacionadas con los artículos y requieren información como número de teléfono y asunto.

• El sistema crea recordatorios para hacer las llamadas telefónicas necesarias.

Archivos

• Los archivos que se cargan en Netflix deben ser ligeros debido al tamaño limitado del repositorio.

• Los archivos están relacionados con los artículos.

Información del sistema

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo activar o desactivar un artículo en el momento en que se está utilizando. También se detallan las pestañas personalizadas creadas para segmentar los artículos según sus características.

Activación de artículos

• Es posible activar o desactivar un artículo en el momento en que se está utilizando.

• Esta acción se realiza desde la información del sistema.

Pestañas personalizadas

• Las pestañas personalizadas se crean para segmentar los artículos según sus características.

• Se pueden crear códigos de hasta 24 caracteres para cada artículo.

Segmentación y personalización de artículos

Resumen de la sección: En esta sección se detalla cómo segmentar y personalizar los artículos en Netflix. Se explica cómo seleccionar categorías, familias, líneas, marcas, formatos, colores y códigos especiales para cada artículo.

Selección de características

• Para segmentar los artículos es necesario seleccionar categorías, familias, líneas, marcas, formatos y colores.

• También es posible agregar un código especial a cada artículo.

Creación de códigos

• Los códigos de los artículos pueden tener hasta 60 caracteres entre letras y números.

• Es necesario crear códigos concatenando las características del artículo.

Características web

• Las características web son importantes porque permiten visualizar los artículos creados en el sistema.

• Es necesario llenar información como nombres web, descripciones cortas y largas y categorías web uno dos y tres.

Pausa en la sesión

Resumen de la sección: Dani propone hacer una pausa de cinco minutos debido a que la sesión es larga y hay mucha información para procesar.

• Se propone hacer una pausa de cinco minutos debido a lo extenso de la sesión y la cantidad de información que se está manejando.

Título descriptivo

Resumen de la sección: Descripción breve del contenido.

• Bullet point 1.

• Bullet point 2.

• Bullet point 3.

Título descriptivo

Resumen de la sección: Descripción breve del contenido.

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• Bullet point 2.

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