Урок для менеджерів 3.2. Як розставляти пріоритети задач?

Как расставлять приоритеты для сотрудников?

Введение в тему расстановки приоритетов

• Приветствие и продолжение серии видеоуроков о расстановке приоритетов. Упоминается важность правильного подхода к этой теме как инструмента для развития сотрудников.

• Использование модели Херси-Бланшара для понимания типов сотрудников. Обсуждаются четыре типа, которые влияют на стиль менеджмента.

Стиль менеджмента и типы сотрудников

• Менеджмент меняется в зависимости от уровня сотрудника (D1, D2, D3, D4). Для менее опытных сотрудников необходимо ставить цели и расписывать задачи.

• Упоминание о трекинге выполнения задач через встречи. Обсуждение актуальности приоритетов будет рассмотрено подробнее.

Общие правила по постановке приоритетов

• Первое правило: дайте сотруднику возможность самостоятельно расставлять приоритеты с вашим контролем и консультацией.

• Пример с офис-менеджером, которому нужно решить три задачи: доставка воды, смена клининговой компании и украшение офиса к Хэллоуину.

Процесс обсуждения задач с офис-менеджером

• Описание процесса еженедельной встречи с офис-менеджером для обсуждения его задач и проблем.

• Офис-менеджер должен объяснить свою логику расстановки приоритетов. Идеально, если он осознает критичность каждой задачи.

Аргументация выбора приоритета

• Офисный менеджер поднимает задачу доставки воды как наиболее критичную из-за ее важности для работы офиса.

• Сравнение важности задач: вода — это необходимость (must have), а украшение — это дополнительная опция (nice to have).

Глобальные цели и их влияние на приоритизацию

• Офисный менеджер должен учитывать глобальные цели компании в процессе принятия решений о приоритетах.

• Если у него есть связь между целями компании и задачами, он сможет более эффективно расставлять приоритеты.

Заключительные мысли о гибкости в управлении

• Правильная аргументация позволяет офисному менеджеру обосновать свои решения по поводу того, какие задачи являются первоочередными.

Как эффективно управлять задачами и ресурсами?

Правило номер один: Оценка времени на выполнение задач

• Важно не допускать проблем в процессе выполнения задач. Офис-менеджер должен понимать логику приоритизации, и если она обоснована, следует согласиться с ней.

• Сотрудники должны быть обучены оценивать ресурсы, необходимые для выполнения задач. Это включает в себя понимание того, что каждая задача требует определенного количества времени.

• Задачи должны быть четко сформулированы с указанием необходимого времени для их выполнения. Один ответственный за задачу должен указывать время, которое ему потребуется.

• Пример формата оценки: "2D" (два дня) и "3H" (три часа). Это помогает сотрудникам точно планировать свое время.

• Умение грамотно планировать задачи является признаком мастерства. Сотрудники должны осознавать важность точной оценки ресурсов.

Правило номер два: Обучение сотрудников оценке ресурсов

• Сотрудники часто недооценивают ресурсы и риски при выполнении задач. Важно закладывать возможные непредвиденные обстоятельства в планы.

• Оценка задач позволяет сотруднику сообщить о сроках выполнения других заданий, что улучшает управление временем.

• Если задача занимает меньше времени, чем ожидалось, это позволяет избежать задержек в работе над другими проектами.

• Выделение времени на мелкие задачи предотвращает накопление незавершенных дел и способствует более эффективному выполнению работы.

• Создание культуры оценки ресурсов внутри команды поможет избежать задержек и повысить общую продуктивность.

Правило номер три: Подвергать сомнению поставленные задачи

• Сотрудники должны чувствовать себя свободно в том, чтобы ставить под сомнение необходимость выполнения поставленных им задач.

• Вопросы к руководству могут показаться неудобными, но они способствуют более продуктивной работе в долгосрочной перспективе.

• Создание открытой культуры общения между руководством и сотрудниками важно для понимания целей компании и связи с выполняемыми задачами.

• Разговор о необходимости задачи может привести к пересмотру целей или даже отмене ненужных заданий, что экономит ресурсы компании.

• Стимулирование вопросов о целях помогает создать более эффективную рабочую среду и повышает вовлеченность сотрудников.

Заключение

Коммуникация приоритетов в команде

Роль миноритарных реквесторов

• Четыре сотрудник должен использовать свои приоритеты для коммуникации с множеством реквесторов, которые могут ставить задачи. Это создает ситуацию, когда у одного сотрудника может быть много миноритарных реквестов.

• Офис-менеджер может получать задания не только от своего прямого руководителя, но и от других сотрудников, таких как HR или тимлиды, что увеличивает количество задач.

• Системные администраторы также могут сталкиваться с подобной ситуацией, когда множество специалистов обращаются к ним с запросами.

Управление приоритетами

• Важно обучать сотрудников правильно управлять своими приоритетами и давать обратную связь миноритарным реквесторам о планах по выполнению задач.

• Пример: если HR просит украсить офис к Хэллоуину, офис-менеджер должен объяснить важность других задач (например, доставка воды).

Коммуникация и последствия

• Если офис-менеджер не сможет выполнить задачу по украшению офиса вовремя из-за более важных дел, он должен сразу сообщить об этом HR.

• Отсутствие прозрачной коммуникации может привести к недовольству обеих сторон: HR будет разочарован работой менеджера, а менеджер — претензиями со стороны HR.

Конфликты из-за недостатка информации

• Без должной коммуникации между офис-менеджером и HR возникает конфликт на ровном месте. Оба действуют правильно в своих рамках, но недовольство приводит к напряженности.

Правила управления задачами

• Исполнитель задачи должен использовать список своих приоритетов для общения с реквесторами. Миноритарные реквесторы должны адекватно реагировать на это.

Как эффективно управлять задачами?

Правило номер шесть: Регулярная актуализация списка задач

• Использование фразы "груминг задач" для обозначения процесса авторизации и актуализации задач. Важно, чтобы менеджеры регулярно пересматривали список задач.

• Некоторые задачи могут терять актуальность со временем; важно уметь их отменять, даже если на это потрачено много времени.

• Рекомендуется выделять время раз в квартал для оптимизации задач, совместно с сотрудниками обсуждая необходимость отмены устаревших задач.

• Чем меньше задач в списке, тем выше вероятность их успешной реализации и удовлетворенность сотрудников от работы.

• Сокращение списка задач помогает избежать синдрома самозванца у сотрудников и способствует их развитию.

Техническая организация работы по приоритетам

• Обсуждение технических аспектов организации работы с использованием различных инструментов для управления задачами.

• Задачники должны позволять легко изменять приоритеты путем перетаскивания (drag-and-drop).

• Каждый сотрудник должен иметь доступ к своему фильтру задач, где указаны название задачи и имя постановщика.

• Менеджеры должны иметь полный доступ к просмотру всех задач сотрудников, но важно учитывать возможность хаоса при распределении прав доступа.

• Установление системы приоритезации позволяет быстро развивать сотрудников до уровня D4 благодаря автономности и оценке сроков выполнения.

Развитие навыков сотрудников через управление приоритетами

• Процесс оценки приоритетов является важным навыком для сотрудников; он показывает профессионализм и уровень сервиса.

• Делегирование полномочий сотрудникам способствует их быстрому развитию и повышению доверия со стороны руководства.

• Наставничество должно включать слушание информации о том, как сотрудники мыслят, что ведет к более эффективному делегированию обязанностей.

• Управление приоритетами может быть встроено в процесс обучения сотрудников, создавая дополнительные бенефиты для компании.

Личное управление приоритетами

• Обсуждение личных подходов к установлению собственных приоритетов среди множества целей и задач.

Оценка ресурсов для задач

Оценка времени на задачи

• Автор обсуждает, как он оценивает ресурсы, необходимые для выполнения задач, добавляя в названия задач количество дней и часов.

• Приводится метафора с банкой песка и камнем: сначала нужно выполнять более простые задачи, чтобы освободить место для более сложных.

Приоритеты в выполнении задач

• Автор делится своим опытом работы над видеокурсом, который долгое время оставался незавершенным из-за оценки временных затрат.

• Он подчеркивает важность следования собственным правилам и стандартам при управлении задачами.

Модель "быстрого профита"

• Обсуждается модель "быстрого профита", где автор пытается оценить прибыль от каждой задачи по критериям экономии или заработка.

• Приводит пример с журналом netpic Stories, где трудно оценить финансовую выгоду, но можно интуитивно сравнить с другими задачами.

Рациональный подход к выбору задач

• Автор говорит о том, как он расставляет приоритеты между эмоционально привлекательными и рационально выгодными задачами.

• Он использует логику для определения того, какие задачи принесут наибольшую прибыль при минимальных затратах.

Стратегия управления средними задачами

• Обсуждается методика выделения самых критичных задач среди множества менее важных.

• Автор отмечает сложности с определением приоритетов среди средних по значимости задач.

Модель ориентированных приоритетов

Определение ROI (возврат инвестиций)

• Вводится понятие ROI как способа измерения эффективности вложений в задачи.

• Объясняется формула расчета ROI: доход минус расход делится на расход.

Пример расчета ROI

Экономия времени рекрутеров через доработку админки

Введение в проблему

• Рекрутеры просят улучшения в админке для экономии времени на размещение вакансий.

• Каждое размещение вакансии занимает 5 минут, а у нас 20 рекрутеров, которые делают это 50 раз в месяц.

Подсчет экономии времени

• Экономия составляет 5000 минут или 83 часа в месяц, что эквивалентно 10,5 рабочим дням.

• При средней зарплате рекрутера в $1000 мы можем сэкономить $500 в месяц.

Оценка затрат на реализацию

• Для реализации доработки требуется месяц работы небольшой команды разработки (фронт и бэк).

• Оценочная стоимость проекта составляет около $8000.

Окупаемость инвестиций

• Окупаемость составит 16 месяцев при экономии $500 ежемесячно.

• Это дает доходность 75% годовых, что лучше депозитов с низкими ставками.

Сравнение с другими задачами

• Инвестиции могут быть более выгодными по сравнению с кредитами для разработки.

• Необходимо расставлять приоритеты среди задач с различной рентабельностью.

Применение ROI подхода к другим проектам

Пример видеокурса

• Рассматривается создание видеокурса как пример задачи с высокой рентабельностью.

• Ожидаемые затраты на курс составляют несколько десятков тысяч долларов, но предполагается высокая экономия времени.

Методология оценки проектов

• Используется ROI ориентированный подход для оценки эффективности различных задач.

Регулярная постановка целей и результатов

Постановка целей

• Важно регулярно пересматривать достижения и цели как личные, так и рабочие.

Итоги года

Как эффективно работать с целями?

Введение в работу с целями

• Обсуждение важности регулярного обновления целей и статусов. Рекомендуется заходить в документ раз в месяц для поддержания актуальности приоритетов.

• Упоминание о видеокурсе, который поможет систематически отслеживать прогресс по целям, включая добавление новых критериев для оценки статуса.

Применение методов отслеживания прогресса

• Описание использования прогресс-бара для визуализации выполнения целей. Подчеркивается влияние этой практики на подсознание и приоритеты задач.

• Обсуждение правил работы с приоритетами, акцент на том, что сотрудники должны иметь возможность самостоятельно устанавливать свои приоритеты.

Техническая организация работы

• Рассмотрение различных подходов к установлению приоритетов: от простых до более сложных методов, таких как расчет рентабельности инвестиций.

• Завершение базовой части урока о целеполагании и переход к более интересным темам. Упоминание о внедрении отчетности по целям.

Заключительные рекомендации

• Призыв к созданию фильтров задач для каждого сотрудника и проведению встреч для актуализации приоритетов. Это должно помочь в организации задач по убыванию их важности.