Planilha Contas a Pagar e Receber v6.0 (Excel 365): Controle Financeiro Total! | VIZUAL

Tutorial da Planilha de Contas a Pagar e Receber em Excel 6.0

Introdução ao Vídeo

• O vídeo apresenta um tutorial sobre a planilha de contas a pagar e receber em Excel 6.0, versão 365.

• Recomenda-se assistir ao vídeo completo para entender o funcionamento da planilha, embora seja possível visualizar por capítulos.

• É necessário ter o Office 365 instalado no computador para utilizar todos os recursos avançados da planilha.

Menu de Ajuda e Cadastro

• O menu ajuda contém informações importantes sobre a planilha, vídeos explicativos e sugestões de novos produtos.

• A seção de cadastro é dividida em quatro abas: plano de contas, lojas, clientes e anos.

Plano de Contas

• O plano de contas deve ser cadastrado com receitas e despesas; é essencial para uma boa organização financeira.

• A planilha permite editar até 100 contas, sendo quatro planos para receitas e dez para despesas.

• É recomendado ter pelo menos um plano de cada tipo (receita e despesa), pois a planilha depende dessas informações.

Lojas e Clientes

• A funcionalidade permite cadastrar até 10 lojas ou filiais, possibilitando o controle financeiro abrangente.

• Para clientes ou fornecedores, é permitido cadastrar até 3.500 contatos, facilitando a gestão das relações comerciais.

Cadastro de Anos

• A planilha suporta lançamentos financeiros por até 10 anos consecutivos, começando do ano desejado pelo usuário.

• Após atingir os dez anos na mesma planilha, será necessário mudar para um novo arquivo.

Lançamentos Financeiros

• Os lançamentos são fundamentais; atenção especial deve ser dada às informações necessárias durante esse processo.

Lançamento de Contas: Passo a Passo

Início do Lançamento

• O processo de lançamento de contas começa com a definição da data de vencimento e identificação da loja (matriz ou filial).

• É necessário classificar a conta como "contas a receber" ou "contas a pagar", além de selecionar o plano de contas correspondente.

Detalhes do Lançamento

• Cada lançamento deve incluir um número de controle, como nota fiscal ou recibo, e informações adicionais como descrição e valor.

• As planilhas são desprotegidas por padrão, permitindo alterações na formatação sem restrições. Tutoriais estão disponíveis para ajudar nesse processo.

Estrutura da Planilha

• Algumas colunas possuem fórmulas; é importante não digitar nelas para evitar erros nas operações automáticas.

• A planilha fornece informações automáticas sobre o status das contas, como dias em atraso ou se estão pagas dentro do prazo.

Filtros e Navegação

• Os títulos das colunas permitem aplicar filtros para visualizar informações específicas, facilitando o gerenciamento das contas.

• É possível ajustar as larguras das colunas conforme necessário para melhor visualização dos dados.

Inserção e Exclusão de Linhas

• Para iniciar um novo lançamento, é recomendável criar várias linhas previamente arrastando no canto inferior da célula.

Melhores Práticas para Deletar Informações em Planilhas

Evitando Erros ao Deletar Dados

• Não é recomendado selecionar várias colunas e deletar informações de uma só vez, pois isso pode causar problemas futuros.

• A maneira correta de deletar dados é por coluna, garantindo que apenas as informações desejadas sejam removidas.

• Criar um banco de dados organizado é essencial; isso permite visualizar relatórios e dashboards com clareza.

Importância da Estruturação dos Dados

• Manter a planilha no modo desprotegido possibilita adicionar quantas informações forem necessárias sem limitações.

• A seção de relatórios possui quatro abas: contas a receber, contas a pagar, geral e busca, facilitando a visualização das finanças.

Análise das Contas a Receber

Visualizando Relatórios Financeiros

• Ao selecionar um ano ou filial nos relatórios, é possível mensurar as contas recebidas mensalmente.

• O relatório apresenta valores totais de contas recebidas e pendentes, permitindo acompanhamento detalhado das finanças.

• É crucial monitorar taxas de inadimplência para implementar ações eficazes na recuperação de valores.

Controle das Contas a Pagar

• O controle das contas a pagar segue o mesmo princípio que as contas a receber, permitindo uma gestão financeira integrada.

• Os filtros disponíveis nos relatórios ajudam na análise específica por mês ou loja.

Funcionalidade da Busca nos Relatórios

Identificação Rápida de Informações

• A funcionalidade de busca permite localizar rapidamente informações relacionadas às contas através do número do controle.

• Isso facilita encontrar lançamentos específicos associados a boletos ou notas fiscais perdidos.

Utilização dos Dashboards

Visualização Dinâmica dos Dados

• Os dashboards oferecem uma visão dinâmica dos dados financeiros, dividindo-se entre contas a receber e pagar.

Análise de Contas a Receber e Dashboard

Informações sobre Recebimentos

• O sistema permite selecionar o ano, mês e loja para visualizar os recebimentos atrasados, oferecendo uma visão clara do dinheiro que está por vir.

• As informações são atualizadas automaticamente ao selecionar diferentes meses, permitindo um acompanhamento dinâmico das contas a receber.

• É possível filtrar as informações por loja específica ou visualizar todas as lojas simultaneamente, facilitando a análise.

Visualização de Contas a Receber

• Um calendário destaca os dias com contas a receber, proporcionando uma visualização rápida das datas importantes.

• Ao mudar o mês no calendário, as informações correspondentes às contas a receber são atualizadas instantaneamente.

Dashboard por Loja

• O dashboard apresenta dados como total de contas a receber, contas vencidas e transações pagas em formato gráfico mensal.

• Inclui análises de taxa de inadimplência e um ranking das cinco lojas que mais recebem dinheiro e aquelas com mais contas vencidas.

Filtragem por Cliente ou Fornecedor

• A planilha permite filtrar dados tanto por cliente quanto por fornecedor, facilitando o gerenciamento financeiro.

• A seleção do cliente ou fornecedor é intuitiva e melhora a mensuração das informações financeiras.

Plano de Contas

• O plano de contas pode ser utilizado para análises detalhadas; desmarcar um quadrinho altera como os dados são apresentados (por conta ou plano).