Competencias de Auditoría
Formación Virtual Lteam Normas de Competencia en Auditorías
Resumen de la sección: Esta sección trata sobre las normas de competencia en auditorías y las responsabilidades del auditor.
Competencias necesarias para el auditor
- El auditor debe poseer la competencia necesaria para ejecutar la auditoría.
- En caso de que el equipo auditor no tenga conocimiento técnico del producto o servicio, pueden contar con un experto técnico bajo la dirección del auditor.
- El auditor debe ser imparcial, discreto, tener la mente abierta, ser diplomático, firme y no negociar con el auditado.
- Debe tener una alta capacidad de observación y ser versátil.
Funciones y responsabilidades del equipo auditor
- Planificar la auditoría.
- Revisar la información documentada.
- Permanecer dentro del alcance de la auditoría.
- Recolectar y analizar evidencia objetiva.
- Documentar y reportar los hallazgos.
- Elaborar y presentar el informe de auditoría.
Uso de preguntas durante la entrevista
- Durante la entrevista, el auditor debe realizar diferentes tipos de preguntas para facilitar la comunicación e obtener información precisa.
- Las preguntas abiertas, preguntas de sondeo y preguntas cerradas son las más apropiadas para este propósito.
- Se deben evitar las preguntas capciosas, agresivas o múltiples.
Importancia de escuchar activamente
- Durante la entrevista, es fundamental que el auditor escuche activamente las respuestas del auditado.
- La comunicación interpersonal involucra palabras (7%), tono de voz (38%) y lenguaje corporal (55%).
- El auditor debe seguir la regla 80-20, donde el auditado habla el 80% del tiempo y el auditor el 20%.
Importancia de escuchar activamente y técnicas de muestreo
Resumen de la sección: En esta sección se aborda la importancia de escuchar activamente durante la auditoría y las técnicas de muestreo utilizadas.
Escucha activa durante la entrevista
- La comunicación interpersonal tiene tres componentes: palabras (7%), tono de voz (38%) y lenguaje corporal (55%).
- El auditor debe escuchar activamente, utilizando todo su cuerpo para comprender completamente lo que se está comunicando.
- Durante la entrevista, el auditor pasa por cuatro etapas: establecer contacto y escuchar, mantener la comunicación y escuchar, preguntar y escuchar, verificar y escuchar.
Situaciones difíciles con el auditado
- Durante la auditoría pueden surgir situaciones difíciles como hostilidad, evasivas, falta de cooperación o nerviosismo paralizante.
- Es importante que el auditor mantenga la calma y no responda agresivamente o pasivamente.
- La habilidad para responder con empatía es útil en estas situaciones.
Técnicas de muestreo en auditorías
- No siempre es práctico ni efectivo verificar al 100% todos los elementos de una población.
- El auditor debe aplicar técnicas de muestreo probabilístico o no probabilístico para seleccionar una muestra representativa.
Informe de Auditoría
Resumen de la sección: Esta sección trata sobre los aspectos importantes a considerar al redactar el informe de auditoría.
Contenido del informe de auditoría
- El informe de auditoría debe contener un resumen del proceso de auditoría, las conclusiones de acuerdo con los criterios establecidos y una descripción detallada de los hallazgos.
- Los hallazgos deben ser redactados de manera corta y precisa.
- En el caso de las no conformidades, se debe describir el criterio o requisito incumplido, las evidencias identificadas y opcionalmente el impacto que genera.
Evitar palabras imprecisas
- Es importante evitar el uso de palabras imprecisas al determinar cantidades durante la auditoría.