Урок для менеджерів 1.3. Супутник цілей – репорти: навіщо, якими мають бути та що з ними робити?

Урок для менеджеров: Спутник целей и репорты

Введение в цели

• Цели могут быть краткосрочными (неделя, месяц, квартал) и должны быть четко определены. Без целей работа становится неэффективной и непродуктивной.

• Уточняется важность настройки репортинга как спутника целей. Призыв к участникам делиться своими трудностями в формулировании целей.

Вред репортинга без целей

• Отчеты становятся вредными, если нет ясных целей. Люди начинают отчитываться о процессе вместо достижения результатов.

• Сотрудники могут заблуждаться, считая свою деятельность значимой без наличия конкретной цели. Это приводит к потере фокуса на важных задачах.

Клиенты и их потребности

• Обсуждение "красных" клиентов, которые требуют лишь отчетов без понимания их значения. Это может привести к снижению профессионализма.

• Менеджеры также могут стать "красными", если сосредоточены только на предоставлении отчетов вместо работы над целями.

Стратегии работы с клиентами

• Если клиенты требуют лишь отчеты, необходимо либо улучшить уровень обслуживания, либо отказаться от таких клиентов.

• Опыт управления агентством показывает важность прозрачности процессов для успокоения клиентов.

Изменение подхода к отчетам

• Упрощение доступа клиентов к информации о процессах помогает снизить их беспокойство о том, что они обманываются.

• Без четких целей отчеты становятся ненужными и даже вредными; важно избегать рутинного подхода к работе.

Заключение урока

• Упразднение ежедневных отчетов как способ повышения эффективности работы команды. Необходимость сосредоточиться на целях вместо процесса.

Как ставить цели и важность репортинга

Фреймворк SMART для постановки целей

• В видео упоминается фреймворк SMART, который включает 8 критериев для эффективной постановки целей: специфичность, измеримость, достижимость, релевантность, ограниченность по времени, сравнимость с предыдущими метриками, краткость и публичность.

• Критерии SMART помогают формулировать цели так, чтобы они были ясными и понятными. Например, цель должна быть измеримой (measurable) и иметь четкие временные рамки (time-bound).

Причины важности репортинга

1. Фокусировка на целях

• Репостинг помогает сосредоточиться на конечных целях вместо процесса выполнения задач. Регулярные отчеты позволяют отслеживать прогресс.

2. Выявление проблем

• Правильный подход к репортингу позволяет заранее заметить проблемы в достижении целей и принять меры для их решения.

3. Упрощение выявления проблем

• Репортер может поднять вопросы о том, что идет не так. Это облегчает работу руководителей в обнаружении потенциальных проблем.

4. Празднование успехов

• Репортинг также дает возможность радоваться достижениям команды и отмечать выполненные цели.

5. Систематизация работы с целями

• Внедрение системы репортинга гарантирует постоянное внимание к целям вне зависимости от времени года или встреч.

Как делать репортинг

Фреймворк 2T4FQR

• Представлен новый фреймворк под названием 2T4FQR для упрощения процесса создания отчетов.

Основные элементы фреймворка:

1. Таргет - цель (target).

• Определяется основная цель отчета.

2. Факт - текущее состояние (fact).

• Указывается фактическое выполнение задачи по сравнению с установленной целью.

3. Квота - процент достижения (quota).

• Процент выполнения цели рассчитывается как факт деленный на таргет.

4. Прогноз - ожидаемый результат (forecast).

• Прогнозируется итоговый результат за определенный период времени.

5. Ответственность - кто отвечает за выполнение цели.

• Уточняется ответственность за достижение поставленных задач в команде или проекте.

Форкаст и его значение в бизнесе

Прогнозирование на основе фактических данных

• За последние 6 месяцев был установлен стабильный уровень требований, который можно использовать для прогнозирования на год, умножив месячные данные.

• Важно учитывать процент выполнения плана, чтобы понять, соответствуют ли фактические результаты прогнозу. Это помогает выявить возможные проблемы с выполнением целей.

Рекорды как индикаторы успеха

• Рекордная сумма продаж за определенный период служит ориентиром для будущих достижений и позволяет оценить потенциал роста.

• Установление новых рекордов важно для мотивации команды и понимания достигнутых высот.

Воронка продаж и ее использование

• Воронка продаж помогает визуализировать процесс достижения целей, показывая конверсию лидов в клиентов через различные этапы.

• Использование воронки позволяет отслеживать промежуточные критерии и корректировать стратегию по мере необходимости.

Эффективное оформление отчетов

• Топ-3 задачи или события должны быть выделены в отчетах для акцентирования внимания на важных аспектах работы.

• Правила оформления текста важны для легкости восприятия информации; использование эмоджи может помочь быстро передать состояние выполнения целей.

Структурирование отчетов

• Краткость отчета важна: лучше всего помещать информацию на один экран, чтобы облегчить чтение.

• Нумерация пунктов и выделение жирным шрифтом ключевых блоков помогают структурировать информацию и делать ее более доступной.

Регулярность отчетности

Отчетность и менеджмент: Как улучшить качество отчетов?

Проблемы с отчетами

• Отчеты не позволяют понять, чем занимается сотрудник; это указывает на недостаток ясности в задачах.

• Менеджер несет ответственность за наличие таких отчетов; отсутствие четких указаний приводит к недоработкам.

• В командном чате появились отчеты, которые показывают более осмысленную работу сотрудников, но все еще отсутствуют бизнес-цели.

• Отчеты не содержат информации о целях и метриках достижения; это создает путаницу в понимании результатов работы.

• Сотрудники могут сосредоточиться на выполнении задач вместо достижения целей, что является проблемой для опытных специалистов.

Недостатки менеджмента

• Неправильные отчеты указывают на недостаток работы менеджмента, который принимает такие форматы без критики.

• Основные ошибки включают отсутствие упоминания о таргетах и процентах выполнения задач; внимание уделяется процессам вместо результатов.

• Ошибки в отчетах часто связаны с тем, что менеджеры не обучают сотрудников правильному подходу к отчетности.

• Если специалист уровня D1 не может создать качественный отчет, это проблема менеджера; уровень D4 требует большей ответственности от самого специалиста.

• Необходимо связывать репортинг с целями компании для повышения эффективности.

Примеры хороших и плохих отчетов

• Пример среднего отчета показывает отсутствие четкой цели, несмотря на наличие бизнес-плана; это ошибка автора проекта.

• В отчете SEO есть визуальные элементы (зеленые галочки и красные крестики), но он слишком длинный и перегружен информацией.

• Хороший отчет должен быть кратким и информативным; важно выделять ключевые моменты для быстрого восприятия информации.

• Отличный пример отчета по работе с партнерами включает четкие показатели выполнения плана и краткую информацию о результатах.

Цели и репортинг в управлении

Введение в цели и прогнозы

• Обсуждение важности наличия целей, фактов и прогнозов на год. Упоминается о проблемах, которые могут возникнуть при отсутствии четкого индикатора успеха.

• Приведены примеры плохих, средних и отличных отчетов для понимания стандартов качества репортинга.

Сложности репортинга

• Репортинг сложнее, чем постановка целей из-за разнообразия целей и путей их достижения. Разные сроки отчетности также влияют на процесс.

• Упоминание о необходимости сокращения информации в отчетах для упрощения восприятия. Пример с "репортом Лагуны", который стал более понятным благодаря сокращению.

Важность внедрения репортинга

• Если сотрудники не имеют налаженного репортинга, они могут не достигать поставленных целей. Уровень развития сотрудников по спиральной динамике влияет на их способность к выполнению задач.

• Люди не любят отчитываться из-за ассоциации с контролем, но предпочитают получать новости о достижениях команды.

Культура прозрачности

• Репорты должны быть доступны всей команде для создания культуры прозрачности. Это способствует совместному движению к целям.

• Обсуждение страха перед негативными новостями в команде и необходимость открытости даже при наличии проблем.

Рецепт успеха менеджера

• Для успешного управления необходимо установить культуру репортинга. Менеджер должен работать над тем, чтобы команда понимала цели и могла их достигать через регулярные отчеты.

Успех в управлении: цели и репортинг

Важность целей и репортинга

• Успех в управлении зависит от правильной установки целей (30%) и эффективного репортинга (45%). Репортинг важнее, чем сами цели, так как он служит основой для достижения успеха.

• Вовлечение менеджера в процесс достижения целей составляет 25% успеха. Это включает в себя реакцию на положительные и отрицательные события, а также празднование достижений команды.

Роль менеджера в достижении целей

• Ключевая задача менеджера — ставить реалистичные цели и внедрять систему репортинга, которая будет интересна команде. Адекватная реакция на изменения также критически важна.

• Успех компании зависит от правильно настроенных целей, внедренного репортинга и внимания менеджера к этим аспектам. Менеджеры должны адаптировать свои подходы к работе для достижения лучших результатов.

Практические рекомендации

• Рекомендуется наладить систему SMART для постановки целей и использовать инновационные инструменты для репортинга, такие как фреймворк 2T4F QR.