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Creación de Perfiles Transaccionales y Cumplimiento Normativo

Importancia del Perfil Transaccional

• Se enfatiza la necesidad de crear un perfil transaccional que va más allá de datos básicos como nombre y lugar de nacimiento, incluyendo estados de cuenta y declaraciones fiscales.

• El enfoque está en vender el trabajo de cumplimiento, no solo en proporcionar una herramienta o sistema.

Uso de Inteligencia Artificial en Cumplimiento

• La inteligencia artificial se utiliza para realizar tareas de cumplimiento que son cada vez más exigentes según la ley actual.

• La herramienta genera expedientes instantáneos sobre perfiles de riesgo, verificando si están en listas negras.

KYC y Nuevas Reformas

• El proceso KYC (Conozca a su Cliente) ha evolucionado; ya no es solo llenar formularios, sino entender el riesgo asociado con los clientes.

• Se busca trabajar con empresas en actividades vulnerables para cumplir automáticamente con los requisitos mediante inteligencia artificial.

Automatización del Proceso Operativo

• La automatización incluye tareas operativas como llenar formatos, organizar carpetas y enviar recordatorios por diferentes medios.

• Esto asegura que las auditorías sean más eficientes al tener toda la documentación organizada y disponible cuando sea requerida.

Auditorías y Evaluaciones de Riesgo

• Las auditorías deben ser solicitadas por el propio negocio; dependiendo del nivel de riesgo, se puede optar por auditores internos o externos.

• Las visitas realizadas por autoridades como la WIF son inmediatas; lo que se solicita debe entregarse al momento.

Consecuencias Legales y Multas

• Al finalizar una visita, se emite un acta circunstancial donde cualquier omisión puede resultar en multas significativas.

• Se menciona que aunque hay herramientas digitales disponibles, el problema radica en cómo se gestionan físicamente los documentos necesarios para cumplir con las normativas.

Desafíos en la Implementación

• A pesar del potencial de la inteligencia artificial, persiste el problema humano: muchas personas no realizan correctamente las tareas asignadas.

• La propuesta es delegar trabajos repetitivos a la inteligencia artificial para mantener actualizados los registros sin depender del esfuerzo humano constante.

¿Cómo se gestiona el cumplimiento normativo en la notaría?

Rol del oficial de cumplimiento y la inteligencia artificial

• El manejo del expediente físico no solo depende de la edad, sino que es crucial contar con un oficial de cumplimiento que gestione el archivo.

• La inteligencia artificial puede realizar el 80% del trabajo, mientras que el oficial de cumplimiento se encarga del 20%, facilitando recordatorios semanales sobre documentos necesarios.

• Se sugiere implementar recordatorios para asegurar que los documentos físicos estén correctamente ubicados, lo cual no es complicado técnicamente.

Auditorías y certificaciones

• Se realizó una auditoría para evaluar los últimos cinco años, revelando faltantes en los archivos que deben ser corregidos.

• Desde 2014, se ha estado cumpliendo con la ley, pero hay desafíos relacionados con la capacitación continua de los notarios sobre las nuevas regulaciones.

• La certificación es esencial para quienes tienen actividades vulnerables; esto se logra a través del Colegio Nacional de Notarios.

Manejo de expedientes y documentación

• Los notarios deben enviar sus archivos cada cinco años a la dirección correspondiente; además, deben conservar información por diez años según la ley.

• Existen problemas al integrar información entre expedientes físicos y digitales; aunque algunos documentos están disponibles en apéndices separados.

Consecuencias por incumplimiento

• La falta de documentación adecuada puede resultar en multas significativas si no se presentan avisos a tiempo o si hay omisiones durante auditorías.

• Aunque algunos avisos pueden presentarse extemporáneamente sin penalización severa, siempre existe riesgo de multas si no se cumplen plazos establecidos.

Desafíos operativos en notarías

• Las reformas recientes permiten cumplir con requisitos incluso después de omisiones pasadas; sin embargo, esto sigue siendo un área delicada para los notarios.

• La complejidad del proceso notarial implica múltiples factores más allá de simplemente redactar escrituras; esto puede llevar a olvidos por parte del personal.

¿Cómo mejorar la comunicación y gestión en el trabajo?

Importancia de la Comunicación

• Se menciona que es crucial tener una buena comunicación, especialmente con personas que tienen años de experiencia trabajando juntos. La claridad en las expectativas es fundamental.

Gestión de Procesos

• Se discute la necesidad de gestionar adecuadamente las piezas del trabajo, enfatizando que toda información compartida es vital para el éxito del proyecto.

Uso de Herramientas Tecnológicas

• Se hace referencia a un programa llamado TINET, utilizado para manejar listas negras y cumplir con requisitos legales. Antes se usaba otro servicio más costoso que no se adaptaba a las necesidades específicas.

Adaptación del Software

• El software ATINET permite dar de alta clientes y cumplir con diversas leyes, pero presenta limitaciones en su adaptación a casos específicos. Esto genera frustración debido a los costos asociados con modificaciones necesarias.

Eficiencia en el Trabajo

• Se señala que el escaneo y migración de documentos no funcionan como se espera, lo cual retrasa procesos importantes. La automatización podría facilitar tareas manuales y reducir errores.

¿Qué cambios son necesarios para optimizar el cumplimiento normativo?

Necesidad de Automatización

• Se argumenta que sería ideal contar con herramientas que automaticen la extracción de datos desde documentos como INE o actas, mejorando así la eficiencia operativa.

Redefinición del Rol del Software

• Se critica la percepción actual del software como una simple herramienta; se busca un sistema integral que realice gran parte del trabajo operativo relacionado al cumplimiento normativo.

Proceso Operativo Claro

• Para desarrollar herramientas efectivas, es esencial entender claramente los pasos necesarios para crear carpetas de cumplimiento. Sin esta comprensión, no se puede construir una inteligencia artificial adecuada para estas tareas.

¿Cómo identificar a personas en listas negras?

Importancia de las listas negras y el GAFI

• Se menciona la necesidad de integrar tecnología para verificar si una persona está en listas negras, específicamente las del GAFI, que es la autoridad internacional que supervisa temas relacionados con terrorismo y lavado de dinero.

• El GAFI mantiene listas negras actualizadas que incluyen individuos involucrados en actividades ilícitas como terrorismo, narcotráfico y lavado de activos, incluyendo criptomonedas.

Proceso de verificación

• Para verificar si un nombre está en estas listas, se debe utilizar un servicio pago que permite buscar información pública. Si no hay coincidencias, se emite un documento oficial confirmando la ausencia en la lista negra.

• La dificultad para acceder directamente a la base de datos del GAFI es señalada; los usuarios comunes no pueden realizar búsquedas sin intermediarios o servicios pagos.

Procedimientos internos y seguridad

• Al solicitar asesoría, se requiere identificación (INE) para registrar al cliente y realizar búsquedas en las listas negras antes de proceder con cualquier cita o trámite.

• Además de las listas negras, también se deben considerar las listas de Personas Políticamente Expuestas (PEPs), quienes no están prohibidos para operar pero requieren atención especial debido a su estatus.

Reportes ante situaciones sospechosas

• Si una persona aparece en una lista negra durante el proceso, se debe levantar un reporte urgente a la WIF (Unidad de Inteligencia Financiera), aunque no se puede informar directamente al individuo sobre su estado.

• Se destaca la falta de reportes urgentes por parte de notarios a nivel nacional cuando identifican situaciones sospechosas relacionadas con clientes potenciales.

Documentación necesaria para cumplir con regulaciones

• En caso de que el cliente no esté reportado negativamente, se procede a recopilar documentos necesarios como INE escaneada, acta matrimonial si aplica y comprobante de domicilio vigente.

• Es crucial asegurarse que todos los documentos estén actualizados y cumplan con los requisitos legales establecidos para evitar problemas futuros durante el proceso legal.

Proceso de Cumplimiento en la Notaría

Requisitos para la Constancia de Cumplimiento

• Se menciona que no se está solicitando una constancia para el cumplimiento fiscal, sino por un tema relacionado con el manejo del dinero. Los lineamientos internos requieren que la constancia sea del mes en que se firma la escritura.

• El orador aclara que su manual interno puede ser modificado según las necesidades, y ya tienen el expediente preparado para crear el anexo 3 requerido por las reglas generales.

Procedimientos de Firma y Documentación

• Los clientes deben firmar documentos y declarar si hay beneficiarios controladores, cumpliendo así con lo estipulado en el Código Fiscal de Aferación.

• Antes de firmar una escritura de compraventa, se firman los expedientes relacionados con lavado de dinero y otros documentos necesarios para completar el expediente notarial.

Entrega y Organización del Expediente

• Una vez firmado todo, se entrega al Oficial de Cumplimiento. Se menciona que llenar la carátula del cliente puede tardar hasta 15 días, lo cual es considerado ineficiente.

• La información debe ser escaneada; aunque muchos documentos ya están digitalizados, aquellos con firmas autógrafas necesitan ser escaneados también.

Avisos Obligatorios Según Tipo de Operación

• Dependiendo del tipo de operación (fideicomiso o compraventa), se deben dar avisos a través de diferentes portales gubernamentales como Bado de Dinero o Declaranot.

• Se discute sobre la vinculación entre programas como ATINET y Declaranot para facilitar procesos fiscales, aunque el orador admite no haber utilizado esta función.

Acumulación y Avisos Fiscales

• Se explica que existe un umbral para dar avisos sobre acumulaciones. Si las operaciones superan este umbral dentro de seis meses, es necesario emitir un aviso correspondiente.

• Hay confusión sobre si los avisos son por cliente o actividad vulnerable; esto requiere verificación debido a recientes reformas legales mencionadas durante una conferencia.

¿Cómo mejorar la comunicación y comprensión en el equipo?

Importancia de un glosario común

• Se sugiere crear un glosario para asegurar que todos los miembros del equipo comprendan los conceptos discutidos, especialmente aquellos menos experimentados como Manuel.

• El glosario debe ser didáctico; se recomienda que las preguntas sean abordadas inmediatamente para mantener una comunicación clara y fluida.

Revisión de notas y procesos

• Se menciona la revisión de las notas de la última reunión, destacando la importancia de tener referencias sobre bases de datos relacionadas con KYC (Conozca a su Cliente).

• La construcción de una carpeta PLD (Prevención de Lavado de Dinero) es crucial; se propone utilizar inteligencia artificial para evaluar su efectividad.

Herramientas y auditorías

• Se discute el uso de archivos en Excel y PDF para facilitar auditorías, enfatizando que estas herramientas son esenciales para cumplir con regulaciones.

• La función principal del equipo es revisar y corregir documentos antes de entregarlos a auditores externos.

Desafíos del lenguaje técnico

• Se destaca que el lenguaje jurídico fiscal es complejo y diferente al español cotidiano, lo cual puede dificultar la comprensión.

• Es fundamental familiarizarse con términos técnicos como "beneficiario controlador" para poder participar activamente en discusiones relevantes.

Aplicación práctica del conocimiento

• Se menciona un interés por entender procesos específicos relacionados con el lavado de dinero, así como aplicar ese conocimiento a otras industrias.

• La idea es usar experiencias previas como base para desarrollar procedimientos más efectivos adaptados a diferentes actividades dentro del sector.

Implementación de un Sistema de Perfil de Riesgo

Proceso de Generación de Perfiles

• Se menciona la necesidad de conocer los pasos para implementar el sistema, donde se ingresan datos del cliente y se genera un perfil de riesgo en minutos.

• La idea es que el sistema pueda crear perfiles basados en sanciones y listas negras, utilizando información identificable del cliente.

• Se destaca que este proceso es una prueba de concepto, pero ya se está trabajando en su implementación real, con la ayuda del portal de información pública.

• Es crucial integrar las instrucciones para revisar listas negras dentro del proceso general; aunque el manual no sea sencillo, se espera completar el proceso pronto.

• Se agradece la colaboración y se acuerda compartir los manuales necesarios para avanzar en la implementación.