VIDEO
HIGHLIGHT
Log InSign up
Module 1.6
SummaryTranscriptChat

Module 1.6

Tugas-tugas Virtual Assistant Profesional

Overview: Dalam kelas asisten virtual profesional modul 16, kita akan membahas tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh seorang VA. Klien mempekerjakan VA untuk mendelegasikan tugas-tugas yang akan membebaskan si klien dari kewajiban melakukannya dan membuat klien tersebut dapat lebih fokus untuk mengerjakan hal-hal yang lebih penting untuk perkembangan bisnisnya.

Tugas Umum Seorang VA

Manajemen Kalender

  • Mengatur jadwal kegiatan dan mengingatkan apabila ada kegiatan-kegiatan yang waktunya bertabrakan.
  • Membuat jadwal agar tidak bertabrakan dengan tugas lain.
  • Membuat reminder untuk ulang tahun orang-orang terdekat dan koleganya.

Manajemen Email

  • Mengkategorikan email masuk berdasarkan prioritasnya.
  • Menghapus email spam.
  • Membantu menjawab email tersebut dan memberitahukan bila ada hal yang benar-benar urgent dan membutuhkan respon langsung dari klien.
  • Membantu unsubscribe dari newsletter yang tidak diinginkan.

Asisten Pribadi

  • Menjadi pendamping dalam urusan administrasi bisnis maupun pribadi.
  • Menyusun laporan keuangan bulanan atau tahunan.
  • Menyusun presentasi bisnis.

Manajemen Pertemuan

  • Mencari waktu meeting yang tepat yang bisa disetujui oleh semua peserta meeting, meskipun mereka berada di Timezone yang berbeda.
  • Membuat waktu meeting yang bisa disetujui oleh semua peserta meeting.

Manajemen Perjalanan

  • Mencari tiket pesawat dan hotel terbaik dengan harga terjangkau.
  • Mengatur transportasi dari bandara ke hotel atau tempat pertemuan.

Manajemen Acara

  • Menyusun agenda acara.
  • Menghubungi vendor untuk menyediakan makanan, dekorasi, dan lain-lain.

Manajemen Proyek

  • Memantau proyek agar tetap berjalan sesuai jadwal.
  • Melakukan koordinasi antar tim agar proyek dapat selesai tepat waktu.

Pentingnya Pertemuan Bisnis dan Peran Virtual Assistant

Overview: Dalam video ini, dijelaskan tentang pentingnya pertemuan bisnis yang efektif dan bagaimana seorang virtual assistant (VA) dapat membantu mengorganisir pertemuan tersebut. Selain itu, juga dibahas tugas-tugas umum seorang VA dan bagaimana outsourcing dapat membantu perusahaan.

Peran Pertemuan Bisnis dalam Dunia Bisnis

  • 21% pelaku bisnis mengadakan meeting setiap minggu, sementara 43% peserta meeting merasa lebih bingung setelah menghadiri sebuah meeting yang tidak terorganisasi dengan baik.
  • 44% peserta meeting mengatakan mereka tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya karena adanya meeting yang tidak efektif.
  • Pertemuan bisnis online maupun offline sangat penting bagi pelaku bisnis untuk menjalankan kegiatan bisnis mereka.

Peran Virtual Assistant dalam Mengorganisir Pertemuan Bisnis

  • Seorang VA dapat membantu mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut menjadi lebih lancar.
  • Tugas-tugas umum seorang VA meliputi koordinasi kalender, menjawab telepon dan email, membuat catatan, serta membantu klien dalam kegiatan sehari-hari.
  • VA juga harus mengatur dan mengorganisir kehidupan klien dalam hal pribadi seperti membantu kebutuhan anggota keluarga atau mencari tenaga pembersih rumah.
  • VA juga dapat membantu manajemen perjalanan dengan mencari rekomendasi hotel, transportasi, dan aktivitas di tempat tujuan.

Outsourcing sebagai Solusi Bisnis

  • Outsourcing adalah sebuah praktek bisnis dimana perusahaan mempekerjakan pihak ketiga yang bukan pegawai tetap untuk melakukan suatu pekerjaan.
  • Seorang VA dapat membantu klien dalam proses outsourcing dengan merekrut dan mengorganisir pekerja-pekerja lepas atau freelancer berkualitas.
  • Nilai market dari outsourcing dapat mencapai 731 miliar US Dollar di tahun 2023 menurut statistik dari Delloite.

Kesimpulan

Pertemuan bisnis yang efektif sangat penting bagi pelaku bisnis. Seorang VA dapat membantu mengorganisir pertemuan tersebut serta membantu klien dalam kegiatan sehari-hari dan manajemen perjalanan. Selain itu, outsourcing juga dapat menjadi solusi bagi perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja berkualitas tanpa harus merekrut pegawai tetap.

Tugas-tugas Manajemen di Bidang HR

Pada bagian ini, akan dibahas mengenai tugas-tugas manajemen di bidang HR seperti recruitment, onboarding, event management dan project management.

Recruitment

  • Terdapat 5 tahap dalam proses recruitment.
  • Setelah klien memilih kita, kita membantu klien menyiapkan kontraknya.
  • Kita membantu klien dalam proses onboarding agar pekerja baru dapat mengerti tentang cultures yang ada di perusahaan tersebut.

Event Management

  • Tugas manajemen acara atau event management berkaitan dengan mengatur dan mengkoordinasikan acara-acara baik itu skala besar kecil menengah baik itu acara bisnis atau personal.
  • Kita harus mampu untuk bekerjasama dengan semua yang terlibat dalam acara itu dan mengatur semua agar bekerja sesuai dengan deadline yang sudah ditentukan.
  • Kadang-kadang kita juga membantu mengatur budget-budget.

Project Management

  • Seorang PM atau Project Manager bertugas untuk mengatur tim yang dimiliki oleh sisi lain Va membantu mengkoordini anggota tim memimpin dan membuat budget perkiraan waktu yang harus dihabiskan masing-masing membuat batas waktu untuk tiap-tiap tugas yang dilimpahkan ke anggota tim membuat prosedur standar operasional memonitor deadline serta kualitas kerja anggota tim dengan membantu klien menjadi PM via juga membantu klien Menghemat banyak waktu jadi lain itu tidak perlu lagi mengerjakan segala detil Project dan mengawasi setiap pekerjanya itu satu-satu gitu.
  • Untuk melakukan tugas manajemen Project dengan efektif biasanya memang kita memerlukan work flow atau akan lebih mudah lagi bila kita menggunakan aplikasi di sini di kelas ini kita juga akan membagikan tips-tips dan mendemokan 3 aplikasi dalam Project management yang biasanya dipakai recover trello dan sana.