Modulo 17 ESTRATEGIAS DE ADMINISTRACIÓN

Estrategias de Administración del Tiempo

Introducción a la Administración del Tiempo

• Se discuten las leyes mentales, enfocándose en la ley de control, que afecta cómo nos sentimos respecto a nuestra vida y el control que creemos tener sobre ella.

• Charles Job define la administración del tiempo como el control de la secuencia de eventos, destacando que el estrés proviene de sentir que no se tiene este control.

Importancia del Control del Tiempo

• Las personas exitosas practican la administración del tiempo; todos tenemos 24 horas al día, pero solo un 20% logra el 80% de las recompensas debido a su mejor uso del tiempo.

• La autodisciplina es clave para el éxito; implica auto dominio y autocontrol, especialmente en términos de gestión del tiempo.

Claves para una Efectiva Administración del Tiempo

• Se presentarán siete claves para mejorar la eficiencia en la administración del tiempo, enfatizando su importancia en nuestras vidas.

• La primera clave es establecer metas claras y específicas. El 80% del desperdicio de tiempo se debe a la falta de claridad sobre lo que se debe hacer.

Definición y Claridad en Metas

• Es crucial definir expectativas claras con jefes o compañeros para evitar confusiones sobre responsabilidades laborales.

• Al establecer metas, es importante preguntarse qué resultados específicos se desean alcanzar más allá de simplemente tener metas generales.

Ejemplos Prácticos

• Un ejemplo incluye querer tener éxito laboralmente; esto puede significar buscar trabajo interesante y bien remunerado.

• Otro ejemplo es desear felicidad en relaciones personales; esto requiere claridad sobre lo que realmente significa ser feliz.

Planificación Efectiva

• La segunda clave son los planes por escrito. Cada minuto dedicado a planificar puede ahorrar hasta 15 minutos en ejecución.

Cómo gestionar eficazmente el tiempo

Importancia de la planificación

• Para lograr objetivos, es fundamental escribir una lista de tareas. Hacer esto la noche anterior permite que el subconsciente trabaje en las soluciones mientras se duerme.

• Establecer prioridades es clave en la gestión del tiempo. Siempre hay tiempo para lo importante, pero no para todo.

La regla 80/20 y establecimiento de prioridades

• La regla del 80/20 indica que el 80% del valor proviene del 20% de las tareas. Identificar estas tareas críticas puede maximizar la efectividad.

• Muchas personas pierden tiempo en actividades triviales. En cambio, los exitosos se enfocan en unas pocas cosas importantes y las completan.

Sistema ABCD para priorizar tareas

• El sistema ABCD clasifica las tareas: A son prioritarias, B son secundarias, C son opcionales y D deben eliminarse si es posible.

• Trabajar primero en la tarea A1 (la más importante), antes de pasar a A2 o B, asegura un enfoque efectivo y resultados concretos.

Preguntas clave para optimizar el uso del tiempo

• Una pregunta crucial es: "¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo ahora?" Repetir esta pregunta ayuda a mantener el enfoque en lo esencial.

• Benjamin Franklin enfatizaba hacer que cada momento cuente; si no se trabaja en lo más valioso, se está desperdiciando vida.

Concentración y finalización de tareas

• La concentración implica hacer primero lo primero. Los individuos eficaces completan una tarea antes de comenzar otra.

• Un atributo vital del éxito es llevar una tarea hasta su finalización sin distracciones ni interrupciones innecesarias.

Combatiendo la dilación

• Acabar con la dilación es crucial; esta no solo roba tiempo sino también vida. Usar afirmaciones como "hazlo ahora" puede ayudar a combatir este hábito negativo.

Desarrollo de la Energía y Productividad

La relación entre el trabajo y la energía

• Cuanto más rápido y duro trabaje, más energía tendrá. La finalización de tareas incrementa la autoestima y proporciona una inyección de energía positiva.

• Retrasar tareas puede llevar a la fatiga y depresión. Es crucial desarrollar un sentido de urgencia para realizar las actividades inmediatamente.

Importancia del sentido de urgencia

• Un estudio reveló que el 84% de los funcionarios creen que establecer prioridades y tener un sentido de urgencia son claves para acelerar el éxito en una corporación.

Equilibrio en la vida personal

• Mantener un equilibrio es esencial; se debe dedicar tiempo a las relaciones personales y reflexionar sobre los valores propios.