Sesión Virtual Solución dudas Pruebas Unitarias de la compra al pago Ecuaempaques 20230321 143834 Gr

Proceso de Compra y Pago

Resumen de la sección: Los consultores Daniel y Luis están presentes para responder preguntas sobre el proceso de compra y pago. La sesión está enfocada en aclarar dudas sobre el módulo.

Orden de Compra

• Se discute la eliminación de recuadros innecesarios en la orden de compra.

• Se comparte pantalla para mostrar la orden de compra.

• La sesión está orientada a responder preguntas sobre el módulo de compras.

• Alejandra pregunta si es posible dividir una orden de compra en servicios y artículos.

• Se discute la posibilidad de generar diferentes órdenes de compra para servicios y artículos.

Cuentas Contables

• Alejandra pregunta quién sube las cuentas contables asignadas al proveedor.

• Se discute quién crea las categorías de gastos o servicios, y quién asocia las cuentas contables al proceso.

Conclusiones

En esta sección se discuten dudas específicas relacionadas con la orden de compra y las cuentas contables asociadas al proveedor. También se aclara que es posible generar diferentes órdenes de compra para servicios y artículos.

Activación de campos obligatorios y dependientes

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo activar los campos obligatorios y dependientes en el programa. Algunos campos son necesarios, mientras que otros no lo son y pueden ser inactivados.

Campos Obligatorios e Inactivación

• Los cuadros que son obligatorios o dependientes deben estar activados.

• Los cuadros que no son necesarios pueden ser inactivados.

• Se han realizado pruebas para verificar la funcionalidad.

Asociación de cuentas con proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo asociar las cuentas con los proveedores en el programa.

Asociación de Cuentas

• La orden de compra de inventario y servicios y transporte van a ir asociadas a las cuentas en cada proveedor.

• No hay mayores problemas al respecto.

Creación de gastos y diferenciación entre artículos e inventarios

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo crear gastos en el programa y cómo diferenciar entre artículos e inventarios.

Diferenciación entre Artículos e Inventarios

• Existe confusión sobre dónde crear los artículos e inventarios.

• Los gastos deben ir con los gastos y los artículos con los artículos.

• Se sugiere separar las razones de gasto y servicio así como las órdenes.

Revisión del caso donde un artículo aparece como categoría de gasto

Resumen de la sección: En esta sección, se revisa un caso donde un artículo aparece como categoría de gasto en el programa.

Revisión del Caso

• Se busca revisar un artículo de servicio que se crea como categoría de gasto.

• Se sugiere abrir una pestaña aparte para revisar el caso.

• Puede haber confusión entre artículos e inventarios y servicios.

Creación de cuentas de servicios e inventario

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo crear las cuentas de servicios e inventario en el programa.

Creación de Cuentas

• En gastos solamente están las categorías de alimentación y aranceles.

• En artículos hay pocos artículos creados para la cita.

• Se sugiere separar las razones de gasto y servicio así como las órdenes.

Categorías de gastos y artículos de servicio

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten cómo manejar las categorías de gastos y los artículos de servicio en su sistema. Se sugiere que se revisen las categorías existentes para determinar si es más fácil organizarlas por categoría o por artículo de servicio.

Organización de categorías y artículos

• Se sugiere que se revise la organización actual de las categorías y los artículos para determinar si es más fácil organizarlos por categoría o por artículo.

• Los participantes discuten la posibilidad de haber creado algunos artículos como "artículos varios" con nombres poco claros.

• Se recuerda que los artículos deben manejarse como inventario, mientras que otras categorías pueden organizarse por gasto.

• Los participantes deciden regresar a la parte donde se crean los gastos.

Creación de categorías de gastos

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes buscan crear nuevas categorías de gastos en su sistema.

Acceso a las categorías

• Se sugiere crear las nuevas categorías necesarias en el módulo Finanzas.

• Para acceder al módulo Finanzas, deben ir a "Finanzas Listas".

• Sin embargo, algunos roles pueden no tener acceso a ciertas funciones debido a permisos limitados.

Actualización del rol

• Los participantes discuten la importancia de actualizar los roles para garantizar que tengan todos los permisos necesarios.

• Se acuerda hablar con Eulises sobre la actualización de roles.

Capacitación

• Los participantes discuten con qué rol se dio capacitación sobre el tema de las categorías de gastos.

• Se sugiere hablar con el comprador para confirmar qué rol necesita acceso a las nuevas categorías.

Creación de categorías

• Para crear una nueva categoría, deben ir a "Finanzas Listas" y seleccionar "Categorías de Gastos".

• Luego, pueden hacer clic en "Nuevo" y agregar un nombre y una cuenta contable para la nueva categoría.

• Los participantes confirman que también pueden manejar servicios como categorías de gastos.

Permiso para crear categorías de gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la necesidad de otorgar permisos al contador para crear categorías de gastos. También se habla sobre cómo distinguir entre diferentes tipos de contribuyentes y cómo facilitar la retención.

Asignación del permiso

• El contador necesita el permiso para crear categorías de gastos.

• Se discute la posibilidad de asociar directamente al proveedor, pero esto no funciona bien debido a problemas en la configuración de impuestos.

• Se sugiere asignar el permiso al rol "contador eco impacques" a través del panel "gestionar roles".

• Se muestra cómo agregar una lista desplegable con las categorías de gastos correspondientes.

Configuración de impuestos y sesión de dudas

Resumen de la sección: En esta sección, se menciona que hay problemas con la configuración de impuestos y que habrá una sesión para resolver dudas relacionadas con finanzas.

Configuración y sesión

• Se menciona que hay problemas con la configuración de impuestos.

• Habrá una sesión para resolver dudas relacionadas con finanzas.

Asignando permisos al contador

Resumen de la sección: En esta sección, Cristóbal asigna los permisos necesarios al contador para crear categorías de gastos.

Asignando los permisos

• Cristóbal asigna los permisos necesarios al rol "contador eco impacques" a través del panel "gestionar roles".

Creando categorías de gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo crear categorías de gastos y cómo trasladar información existente a las nuevas categorías.

Creando las categorías

• Se muestra cómo crear una lista desplegable con las categorías de gastos correspondientes.

• Se menciona que hay información de prueba en algunas categorías que debería ser trasladada a las nuevas categorías.

• Se sugiere inactivar la información de prueba para evitar confusiones.

Eliminación de artículos

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten cómo eliminar artículos y hacer que queden limpios. También hablan sobre cómo inactivar un artículo y crear categorías de gastos.

Inactivación de artículos

• Para inactivar un artículo, es necesario ir a la información del sistema en la franja azul donde se encuentra contabilidad, reconocimiento de ingresos y registros relacionados.

• Una vez allí, marcar el check inactivo y guardar para que el artículo quede inactivo.

Creación de categorías de gastos

• Los participantes deciden manejar los servicios por categoría de gastos como asesoría técnica, asesoría de servicio y mantenimiento.

• Para trasladar todo lo que está en la pestaña de artículos a la pestaña de gastos, es necesario ir a la parte de información del sistema.

• No hay una opción para pasar los artículos directamente a las categorías. Por lo tanto, deben crearse las categorías manualmente.

Edición y segmentación de artículos

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten qué sucede cuando editan un artículo ya creado. También hablan sobre la importancia de tener segmentaciones obligatorias para cualquier tipo de artículo.

Edición e inactivación

• Cuando se edita un artículo ya creado, es necesario relacionarlo con las segmentaciones obligatorias para cualquier tipo de edición o inactivación.

• Si la pestaña no tiene esta información, generará un error debido al desarrollo de la creación de los artículos.

Vista de artículos inactivos

• Para ver los artículos inactivos en una vista de artículo, es necesario marcar el cheque que está al lado del logo en la impresora.

Funcionalidad de proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten la funcionalidad de proveedores y cómo ayuda a facilitar las compras.

Proveedores

• Los proveedores definidos para una compra aparecerán por defecto cuando se generen requisiciones.

• Es posible asignar un proveedor preferido o varios proveedores dentro de un artículo para facilitar las compras.

Preguntas adicionales

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes hacen preguntas adicionales sobre temas relacionados con los artículos.

Preguntas sobre artículos

• Uno de los participantes pregunta sobre cómo hacer que aparezcan los gastos en una vista de artículo. Se les informa que esto solo es posible si manejan los gastos como servicios y no por categorías.

Relacionar proveedores a artículos y gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo relacionar proveedores a artículos y gastos en el sistema. Se explica que los proveedores pueden ser asociados a través de los artículos y servicios, lo que permite crear órdenes de compra directamente desde las solicitudes. Sin embargo, para los gastos no existe una funcionalidad estándar para relacionar proveedores.

Asociación de proveedores a través de artículos y servicios

• Los proveedores pueden ser asociados tanto para inventarios como para gastos.

• La lista anterior ayuda desde la requisición hasta la orden de compra.

• En la parte inferior del formulario de solicitud, en "artículos", si un artículo tiene un proveedor asociado, el sistema lo traerá por defecto al crear una orden de compra.

• Es recomendable tener varios proveedores asociados a cada artículo o servicio para poder elegir el mejor precio, calidad y tiempo de entrega.

Funcionalidad limitada para relacionar proveedores con gastos

• No existe una funcionalidad estándar para relacionar proveedores con gastos.

• Si se desea relacionar un proveedor con un gasto específico, es necesario crear un artículo de servicio en lugar de una categoría de gasto.

• La funcionalidad solo funciona desde una requisición; cuando se crea una orden de compra ya se sabe qué proveedor utilizar.

Ejercicio práctico

• Se sugiere hacer un ejercicio práctico para asociar proveedores a artículos y servicios y ver cómo funciona desde la requisición.

Ejercicio de asignación de precios a proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo asignar diferentes precios de compra a proveedores en una solicitud. Se asigna un precio de compra y una moneda por unidad para cada proveedor.

Asignación de precios a proveedores

• Asignar diferentes precios de compra a los proveedores en la solicitud.

• En la primera línea, en la última columna, asignar un precio de compra y una moneda por unidad.

• Hacer clic en "Ok" para guardar los cambios.

Selección del proveedor preferido

• Seleccionar el segundo proveedor y asignarle un precio mayor.

• El sistema asume que el preferido es el que tiene el precio más bajo.

Creación de solicitudes internas

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo crear solicitudes internas para servicios o productos necesarios dentro del área productiva.

Creación de solicitudes internas

• Ir a "Proveedores > Compras > Producir Solicitudes".

• Seleccionar el servicio necesario.

• Por defecto, aparece el nombre del último proveedor utilizado y su precio.

• Cambiar al proveedor preferido si es necesario.

• Guardar los cambios.

Valor estimado vs valor definitivo

• La requisición no tiene ningún valor asociado. Es solo una necesidad interna generada por el área productiva.

• El valor definitivo se genera cuando se crea la orden de compra después de haber recibido las cotizaciones correspondientes.

Órdenes de compra

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo crear órdenes de compra y cómo funcionan los flujos de aprobación.

Creación de órdenes de compra

• Ir a "Proveedores > Compras > Producir Solicitudes".

• Seleccionar el servicio necesario.

• Guardar los cambios para generar una orden pendiente.

• La orden debe ser aprobada por el flujo correspondiente antes de ser enviada al proveedor.

Permisos y creación de órdenes de compra

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de otorgar permisos al contador para crear órdenes de compra. También se menciona que si no se le da este permiso, el botón para crear una orden pendiente no aparecerá.

• Es necesario darle permiso al contador para crear órdenes de compra.

• Si no se le da este permiso, el botón para crear una orden pendiente no aparecerá.

Definición de permisos necesarios

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten los diferentes roles en la empresa y qué permisos son necesarios o no. Se menciona que el comprador no necesita el permiso para crear órdenes de compra.

• El comprador no necesita el permiso para crear órdenes de compra.

• Se deben definir los permisos necesarios para cada rol en la empresa.

Revisión del servicio creado

Resumen de la sección: En esta sección, se revisa un servicio creado previamente para verificar si están puestos los impuestos ya que durante las pruebas anteriores, la factura generada no incluía los impuestos.

• Se revisa un servicio previamente creado para verificar si están puestos los impuestos.

• Durante las pruebas anteriores, la factura generada no incluía los impuestos.

Creación de una orden de compra

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo crear una orden de compra a partir de una solicitud pendiente. Se explica que se puede cambiar el proveedor y la tarifa de la orden.

• Se muestra cómo crear una orden de compra a partir de una solicitud pendiente.

• Se puede cambiar el proveedor y la tarifa de la orden.

Cambio del proveedor preferido

Resumen de la sección: En esta sección, se explica que se puede cambiar el proveedor preferido y que no es necesario atarse a solo dos o tres proveedores. También se menciona que si manejas otra moneda al proveedor, puedes seleccionarla en este campo.

• No es necesario atarse a solo dos o tres proveedores.

• Si manejas otra moneda al proveedor, puedes seleccionarla en este campo.

Creación de una orden de compra

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo crear una orden de compra a través de la requisición.

Generar una orden de compra

• Al dar clic en enviar, se crea una orden de compra.

• No salirse de la pantalla hasta que aparezca la orden generada.

• Dar clic en actualizar hasta que aparezca el estado completado y el número de la orden con un link para ir directamente a ella.

Información en la orden de compra

• La información del proveedor incluye el servicio, cantidad y tarifa asociada.

• Las tarifas pueden ser renombradas si es necesario.

Impuestos y tarifas en las órdenes de compra

Resumen de la sección: Se discute cómo están asociados los impuestos y las tarifas en las órdenes de compra.

Asociación con proveedores

• Los impuestos son manejados por el proveedor.

• El usuario puede indicar si un artículo está grabado o no para efectos del IVA.

• Las retenciones y otras tarifas son manejadas por el proveedor.

Solución a problemas con impuestos

• Se sugiere revisar este tema en otra sesión para tener más claridad sobre cómo están asociados los impuestos con las tarifas.

• Es importante avanzar con otros temas relacionados con compras y pagos antes de abordar este problema.

Proceso completo desde requisición hasta factura

Resumen de la sección: Se explica cómo funciona todo el proceso desde la requisición hasta la factura.

Proceso de compra

• La persona que hace la requisición indica lo que se necesita.

• La persona que hace la orden de compra recibe las cotizaciones y escoge al proveedor.

• El proveedor debe estar bien clasificado con sus impuestos para evitar problemas en la factura.

Problemas con impuestos

• Se discute cómo resolver los problemas relacionados con los impuestos en las facturas.

• Es importante revisar este tema en otra sesión para tener más claridad sobre cómo están asociados los impuestos con las tarifas.

Parametrización de proveedores y grupos de impuestos

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten cómo parametrizar los proveedores y los grupos de impuestos en una transacción. También hablan sobre cómo verificar si el grupo de impuestos está asociado correctamente con el proveedor.

Parametrización del proveedor y grupos de impuestos

• El proveedor debe ser clasificado según su tipo y código del servicio.

• La cuenta debe estar parametrizada para retener el tipo correcto de impuesto.

• Es importante verificar que el grupo de impuestos esté asociado correctamente con el proveedor.

• Si bien se puede asociar un grupo de impuestos al proveedor, es posible que no se visualice en la transacción.

Verificación del campo en la orden de compra

• Se verifica si hay un campo para los grupos de impuestos del proveedor en la orden pendiente.

• No se encuentra información relevante en este campo.

Aprobación de órdenes por roles superiores

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten cómo hacer que las aprobaciones pasen a roles superiores en lugar del rol comprador. También hablan sobre personalizar flujos para aprobar órdenes.

Personalización del flujo para aprobación

• Las órdenes deben ser aprobadas por un nivel superior al comprador.

• Es necesario personalizar un flujo para la aprobación de órdenes.

• El flujo puede ser definido por montos o por una persona con un puesto específico.

• En este caso, el participante es quien aprueba las órdenes de compra.

Flujo de aprobación y personalización

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el flujo de aprobación y personalización en compras. Se menciona que los flujos pueden ser personalizados para requisiciones, órdenes de compra, facturas de compra y pagos. También se habla sobre la posibilidad de que un comprador pueda hacer cambios y enviar solicitudes de aprobación.

Personalización del flujo

• El mismo comprador puede hacer cambios y enviar solicitudes de aprobación.

• Es posible personalizar los flujos para requisiciones, órdenes de compra, facturas de compra y pagos.

Documento con flujo

• Se discute la posibilidad de crear un documento con el flujo.

• Por ahora, se decide generar lo común mientras Lucho y Dani revisan un documento enviado por ventas.

Recepción en servicios

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre cómo recibir servicios en compras. Se menciona que normalmente los servicios no son recibidos sino entregados. Además, se explica por qué no aparece recepción en una factura causada por un servicio.

Recepción en servicios

• Normalmente los servicios no son recibidos sino entregados.

• Un servicio puede ser recibido si dentro del artículo hay un parámetro para ello.

Factura causada por servicio

• No aparece recepción en una factura causada por un servicio.

• Este es uno de los errores encontrados durante las pruebas.

Causar factura

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo causar una factura en compras. Se discute la importancia de asociar una cuenta por pagar al proveedor y se explica cómo hacerlo.

Causar factura

• Se muestra cómo causar una factura en compras.

• Es importante asociar una cuenta por pagar al proveedor.

• Si el proveedor no tiene términos de pago asociados, se puede hacer el cambio manualmente.

Asociación de cuenta por pagar

• La fecha de vencimiento es la fecha en que se vence la factura.

• La fecha de emisión es la fecha en que se está causando la factura.

• Es importante hacer el cambio para indicar cuál será la cuenta por pagar del proveedor.

Ingreso de facturas y retenciones

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el proceso de ingreso de facturas y cómo funcionan las retenciones en el sistema.

Proceso de ingreso de facturas

• Una vez que la factura es aprobada, se procede a ingresarla al sistema.

• Es necesario que alguien apruebe el ingreso.

• El flujo de aprobación puede ser personalizado según las necesidades del usuario.

Retenciones

• Existe una diferencia entre "retención del pago" y "retenciones".

• La retención del pago es un campo estándar que permite controlar los pagos pendientes por notas crédito u otros motivos.

• Las retenciones son obligatorias en Ecuador, incluso si son cero.

• La fecha de emisión para la retención es la misma que la causación.

Liquidación de compras y fechas

Resumen de la sección: En esta sección, se discute qué es una liquidación de compras y cómo funcionan las fechas en el sistema.

Liquidación de compras

• La liquidación de compras sirve para identificar las retenciones asociadas a una compra.

• Se utiliza cuando no hay una factura disponible.

Fechas

• La fecha de visión es la fecha en que se generó la factura.

• La fecha de vencimiento es cuando debe realizarse el pago.

• La fecha de emisión para la retención es la misma que la causación.

Roles personalizados y clasificación

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo solucionar problemas con los roles personalizados y la clasificación.

Roles personalizados

• Se recomienda crear todos los usuarios con la subsidiaria "Eco Empaques" para evitar errores.

• Si el problema persiste, se pueden utilizar roles personalizados.

Clasificación

• A veces, ciertos usuarios no pueden seleccionar opciones específicas en la clasificación.

• Esto puede solucionarse creando todos los empleados con la subsidiaria "Eco Empaques".

Error en la visualización de subsidiarias

Resumen de la sección: Los empleados no pueden ver las opciones de empaques debido a un error en la visualización de subsidiarias. Se discute cómo solucionar este problema.

Solución propuesta

• Se sugiere que el usuario tenga acceso a todas las opciones y no esté limitado por la subsidiaria.

• Se recomienda que el ambiente quede con eco empaques para evitar problemas futuros.

• Se prueba que, incluso con el rol administrador, Cristóbal Montenegro no puede ver lo que se hizo en otro ambiente si está limitado por la subsidiaria.

Cambio de rol para acceder a transacciones

Resumen de la sección: Se discute cómo cambiar el rol del usuario para poder acceder a transacciones y resolver problemas relacionados con la visualización de subsidiarias.

Cambio de rol

• Se sugiere asignar al usuario el rol contador para poder acceder a las transacciones necesarias.

• Se muestra cómo asignar el nuevo rol al empleado y cerrar sesión para ingresar con el nuevo perfil.

Acceso a facturas

Resumen de la sección: Se muestra cómo acceder a una factura específica dentro del sistema.

Acceso a facturas

• Se indica cómo filtrar las facturas recientes y encontrar una factura específica.

• Se recomienda dejar los filtros predeterminados para evitar errores.

Introducción de facturas

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la introducción de facturas y cómo crearlas en orden rápido.

Creación rápida de facturas

• Es importante darle un orden rápido a la creación de facturas.

• La factura está disponible en la mano derecha.

• El rol personalizado subsidiario permite ver información y hacer cambios.

• A pesar de tener una subsidiaria asociada, es posible ver las facturas.

• La factura aún no ha sido causada.

Cálculo matemático incorrecto

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el cálculo matemático incorrecto en una factura.

Cálculo matemático incorrecto

• El cálculo matemático es incorrecto debido a las retenciones.

• Las tarifas del grupo de impuestos deben ser revisadas para evitar valores negativos.

Impacto contable

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el impacto contable que tiene una factura.

Impacto contable

• Se muestra el impacto contable después del cálculo matemático correcto.

• El valor por pagar al proveedor debe ser 83.60.

Revisión futura

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la revisión futura de una factura.

Revisión futura

• Se acuerda revisar la factura en una sesión futura.

• La información adicional debe ser enviada por comunicación.