Presentación del Bot

Consulta sobre indicadores de pedidos

Introducción a la consulta

• Se plantea una consulta sobre la existencia de indicadores que midan el porcentaje de pedidos recibidos a través de WhatsApp y otras redes sociales.

• La empresa es una distribuidora de alimentos con más de 15 vendedores que levantan pedidos diariamente, buscando mejorar la atención al cliente.

Dependencia del vendedor

• Actualmente, el modelo comercial depende en gran medida del vendedor, quien toma los pedidos en el punto de venta.

• Si un vendedor no puede asistir, el punto de venta debe esperar hasta su próxima visita para realizar un pedido, lo que genera problemas en la atención.

Necesidad de alternativas

• Los puntos de venta pueden recurrir a mayoristas si no son atendidos por los vendedores, lo que afecta las ventas directas.

• Se busca explorar nuevas opciones para permitir que los puntos de venta realicen pedidos sin depender exclusivamente del vendedor.

Mejoras en la gestión de pedidos

Herramientas disponibles

• Se discute la posibilidad de utilizar herramientas adicionales para mejorar la gestión y toma de pedidos mediante canales digitales.

• La implementación podría incluir un sistema para gestionar reclamos y solicitudes a través de WhatsApp.

Importancia del soporte al cliente

• Es crucial contar con personal dedicado a responder tanto los pedidos como los reclamos enviados por los clientes.

• Esto permitirá tener un mejor control sobre las necesidades y requerimientos del cliente cuando no se realiza una visita física.

Implementación tecnológica

Contexto tecnológico

• El interlocutor tiene experiencia en tecnología y busca entender cómo se implementará esta nueva herramienta digital.

• Se menciona que hay personal capacitado disponible para resolver dudas técnicas específicas relacionadas con la programación e implementación.

Comunicación directa con clientes

• La herramienta está diseñada para facilitar una comunicación centralizada entre clientes activos y la empresa.

• Se propone incluir información sobre cómo convertirse en cliente dentro del proceso, facilitando así nuevos registros.

Captación de nuevos clientes

Estrategias proactivas

• Se sugiere utilizar mensajes promocionales en vehículos o repartos para atraer nuevos clientes hacia el número del Bot.

¿Cómo funciona el Bot de ventas?

Introducción al Bot y su funcionalidad

• El Bot se presenta como una herramienta para potenciales clientes, permitiendo consultas técnicas a través de un vendedor automatizado.

• Se enfoca en la experiencia del cliente, donde este debe enviar su código de cliente desde la factura para interactuar con el Bot.

• La personalización del Bot es clave; los usuarios pueden ajustar emoticonos, texto y opciones según sus necesidades específicas.

Interacción del Cliente con el Bot

• Al asignar un nuevo número de teléfono a un cliente, el Bot utiliza la información disponible en WhatsApp para personalizar saludos.

• Los clientes pueden elegir entre varias opciones como realizar pedidos o comunicarse con administración, lo que mejora la experiencia de usuario.

• Al seleccionar "armar un pedido", se redirige al cliente a un catálogo específico vinculado al tomador de pedidos.

Ventajas del Sistema

• El sistema permite acceder directamente a precios y artículos desde la página web del tomador de pedidos, facilitando las compras.

• El Bot actúa como un vendedor adicional con un código único (888), permitiendo rastrear las ventas realizadas a través de esta plataforma.

Reportes y Análisis

• Las ventas generadas por el Bot son registradas bajo su propio código, lo que permite analizar su rendimiento comparado con otros vendedores.

• A diferencia de otros vendedores, el Bot tiene acceso completo a la cartera de clientes, permitiendo interacciones continuas sin interrupciones.

Reasignación y Configuraciones Adicionales

• En caso de que un cliente tenga un vendedor asignado pero este esté ausente, se puede gestionar cómo se asignan las ventas realizadas por el Bot.

• Las ventas generadas por el Bot no son automáticamente atribuibles a los vendedores originales; esto requiere ajustes específicos en el sistema.

Proceso de Toma de Pedidos a través del Bot

Selección y Configuración de Productos

• Se inicia el proceso seleccionando productos, como encendedores, donde se muestra la cantidad y descripción del artículo junto con la lista de precios asignada al cliente.

• El usuario puede seleccionar múltiples artículos y ajustar cantidades según sea necesario, facilitando la adición o eliminación de productos en el carrito.

Revisión del Carrito de Compras

• Una vez que los productos están seleccionados, se revisa el carrito para verificar las cantidades solicitadas y el total basado en la lista de precios.

• Los clientes pueden editar las cantidades directamente desde el carrito; si desean cambiar un producto, pueden eliminarlo fácilmente.

Envío del Pedido

• Al finalizar la selección, se envía el pedido. Se menciona que los clientes pueden buscar productos por código o descripción.

• La búsqueda por código no es prioritaria ya que muchos clientes prefieren buscar por descripción o marca.

Confirmación y Mensajes Automáticos

• Tras enviar el pedido, se recibe un mensaje automático a través de WhatsApp confirmando la recepción del pedido y su importe.

• El mensaje enviado es configurable; los usuarios pueden elegir cómo quieren que se comunique el bot con ellos.

Gestión de Pedidos y Reclamos

• Los pedidos enviados son gestionados como cualquier otro pedido normal dentro del sistema web.

¿Cómo gestionar pedidos y reclamos eficientemente?

Gestión de Pedidos

• Se discute la importancia de adquirir nuevos clientes a través del Bot, destacando que se puede medir el impacto en la cantidad de clientes obtenidos.

• En la sección de pedidos, se presentan indicadores que permiten visualizar los pedidos por rubros y líneas, facilitando un análisis detallado.

• Se menciona una evolución diaria de pedidos, mostrando cuántos se reciben cada día y cómo esto se relaciona con el tiempo.

• La plataforma ofrece datos en tiempo real sobre los pedidos, permitiendo un seguimiento constante y actualizado.

• Los datos pueden ser exportados a Excel para un análisis más profundo, lo que permite una mejor gestión de información.

Manejo de Reclamos

• La sección de reclamos permite filtrar búsquedas por diferentes criterios como código de cliente o motivo del reclamo.

• Es fundamental utilizar el dashboard para responder a los clientes; ya no se podrá usar el número del Bot directamente por WhatsApp.

• Cada reclamo incluye detalles como fecha, número telefónico y área asignada para facilitar su resolución efectiva.

• El histórico de resoluciones permite ver las respuestas brindadas a los clientes, centralizando toda la información relevante en un solo lugar.

• Este sistema ayuda a evitar la pérdida de conversaciones importantes al mantener todo organizado dentro de la plataforma.

Interacción con Clientes

• Se enfatiza que todas las interacciones quedan registradas en el sistema, lo cual es crucial para hacer seguimiento efectivo a cada caso.

• Si un cliente responde después de recibir una respuesta, se abre un nuevo motivo para continuar el hilo conversacional sin perder contexto.

• El Bot está diseñado para autogestionarse; solo interviene un usuario cuando hay consultas específicas que requieren atención humana.

• Una vez iniciada una consulta por parte del cliente, toda comunicación posterior debe realizarse desde la plataforma hacia el cliente.

Estado de Reclamos y Herramientas de Gestión

Proceso para Consultas y Reclamos

• Se menciona que para abrir un nuevo diálogo o consulta, es necesario hacerlo desde una nueva opción en el sistema.

• Se confirma que los motivos de reclamo están claramente definidos y se pueden seleccionar según las necesidades del cliente.

Asignación de Motivos a Áreas

• Los motivos de reclamo se asignan a áreas específicas, permitiendo que el personal correspondiente reciba los reclamos directamente.

• La vinculación entre el área y el reclamo asegura que cada solicitud llegue al responsable adecuado, optimizando la gestión.

Edición y Modificación de Reclamos

• Se puede editar, eliminar o agregar motivos según sea necesario; algunos son obligatorios para el funcionamiento del sistema.

• La flexibilidad en la administración permite ajustar los números de contacto según las necesidades operativas.

Comunicación Efectiva con Clientes

• Cada área tiene un número asignado para recibir consultas, lo cual mejora la comunicación directa con los clientes.

• La estructura permite que múltiples personas respondan a las consultas simultáneamente, mejorando la eficiencia del servicio al cliente.

Autonomía del Bot y Respuesta Rápida

• El diseño del bot busca ser autónomo, minimizando la necesidad de personal dedicado para su operación.

• Al permitir que varios responsables atiendan consultas, se garantiza una respuesta más rápida y efectiva a los clientes.

Herramientas Administrativas

• Se presenta la sección donde se puede acceder al número del bot para compartirlo con clientes cuando sea necesario.

Gestión de Clientes y Herramientas en el Bot

Introducción a la Gestión de Clientes

• Se presenta la interfaz del sistema donde se gestionan los contactos y clientes, incluyendo información como el código del cliente y razón social.

• Se explica la funcionalidad para anular o eliminar clientes, diferenciando entre bloquear (anular) y borrar (eliminar).

Problemas con Nuevos Clientes

• Se discute la posibilidad de recibir spam al permitir que nuevos clientes se registren, lo que puede complicar la gestión.

• La opción de bloquear o eliminar clientes se implementó para evitar mensajes intrusivos.

Relación con el Tomador de Pedidos

• Para gestionar un cliente bloqueado, es necesario tenerlo registrado en el sistema.

• Los clientes ya registrados en el tomador de pedidos se sincronizan automáticamente con el Bot.

Búsqueda y Actualización de Datos

• Se puede buscar clientes por código o razón social, facilitando la gestión.

• Al ingresar la contraseña del tomador de pedidos, se pueden sincronizar datos como artículos y clientes.

Mensajes Incompletos

• En esta sección se pueden buscar mensajes incompletos por nombre o teléfono, mostrando intentos fallidos de comunicación.

• Los mensajes no enviados quedan registrados como intentos fallidos por parte del cliente.

Promociones y Opciones Configurables

Funcionalidad del Dashboard

• Se menciona una sección dedicada a promociones dentro del dashboard que no está activa actualmente debido a errores previos.

Opciones Configurables en el Bot

• El Bot permite agregar opciones configurables para que los usuarios puedan consultar promociones o cuentas corrientes.

Estado de Deuda

¿Cómo funciona el Bot para la gestión de pedidos?

Integración del Bot con la página web

• El Bot se encarga de traer toda la información disponible en la página web, incluyendo las cuentas corrientes que están cargadas.

• La información que se proporciona al cliente para realizar compras proviene directamente de la web de pedidos, asegurando que esté siempre actualizada.

Administración de artículos y ventas

• Se puede bloquear la venta de ciertos artículos al cliente a través del Bot, permitiendo una mejor administración del inventario.

• Esta funcionalidad permite interactuar con el sistema y personalizar qué productos son visibles para los clientes.

Flexibilidad y personalización del Bot

• El Bot no tiene límites en su configuración; se puede adaptar según las necesidades específicas de cada distribuidora.

• Se pueden incluir catálogos de ofertas y precios, así como enlaces directos a la web para facilitar el acceso a los clientes.

Actualización y servicio al cliente

• La integración entre el Bot y el tomador de pedidos facilita un servicio completo, donde los precios se actualizan automáticamente en ambas plataformas.

• Los clientes tienen acceso a precios actualizados en tiempo real mediante la web, lo que mejora su experiencia.

Colaboración entre vendedores y el Bot

• Es fundamental que los vendedores no vean al Bot como competencia; debe ser considerado un aliado en el proceso de ventas.

• Cuando un cliente realiza un pedido a través del Bot, se notifica automáticamente al vendedor correspondiente, manteniendo su rol activo en el proceso.

Importancia del apoyo interno

¿Cómo mejorar la operación de ventas mediante tecnología?

Integración de una aplicación para pedidos

• Se discute la necesidad de construir una aplicación que permita a los puntos de venta realizar pedidos directamente, sin depender del vendedor. Esto busca evitar la pérdida de ventas y asegurar el funcionamiento del negocio.

• Fernando opina sobre el bot presentado como una herramienta interesante para mejorar la comunicación y la operación, sugiriendo que puede contribuir a un mejor índice de satisfacción del cliente.

Desafíos en el mercado competitivo

• Se menciona que en el sector de productos secos hay más competencia, lo que hace crucial atender bien al punto de venta. La distribución eficiente es clave para mantener clientes cautivos.

• El valor agregado se encuentra en entregar productos directamente al punto de venta, permitiendo que este no tenga que desatender su atención al cliente mientras realiza compras.

Proceso de pedido y pago

• Se plantea la posibilidad de integrar métodos de pago como Mercado Pago en el proceso de pedido, facilitando así las transacciones sin interrumpir el flujo normal del negocio.

• Se aclara que aunque el bot actúa como un vendedor adicional, sigue existiendo un circuito tradicional para las ventas con clientes ya establecidos.

Presentación interna del proyecto