Compra al Pago: Capacitación Sesion 2 Parte 2 Compra al Pago 20221013

Informes de Gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se aborda el tema de los informes de gastos y cómo crear categorías para ellos. Se muestra cómo crear un informe de gastos para empleados y cómo agregar detalles como moneda, importe y fecha.

Creación de Categorías de Gastos

• Para crear categorías de gastos, ir a Finanzas > Listas > Categorías de Gastos.

• Seleccionar la cuenta de gastos y guardar la categoría.

Creación del Informe de Gastos

• Ir a Nóminas > Informes de Gastos > Introducir Informes de Gastos.

• Seleccionar el empleado y agregar una descripción del propósito.

• Agregar detalles como moneda, importe y fecha.

• Agregar comunicaciones adicionales si es necesario.

Detalles Adicionales

• Los informes son utilizados para temas como viáticos, alimentación y hospedaje.

• Las categorías pueden ser creadas para diferentes tipos de gasto.

• Es posible agregar detalles adicionales como proveedores específicos o números autorización.

Informe de gastos y categoría de gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo crear un informe de gastos y cómo asociar una categoría de gastos a una cuenta contable.

Creación del informe de gastos

• Para crear un informe de gastos, es necesario seleccionar el importe, a quién va dirigido y el concepto.

• Una vez completados los campos necesarios, se guarda el informe.

Aprobación contable pendiente

• Después de guardar el informe, aparecerá como "aprobación contable pendiente".

• El responsable de cuentas por pagar puede aprobar este tipo de gasto.

• Si es necesario editar la aprobación, se puede hacer clic en "editar" y luego marcar la casilla que indica que está aprobado en contable.

• Se guarda nuevamente después de realizar las ediciones necesarias.

Impacto contable

• Después de que la aprobación sea realizada por el responsable de cuentas por pagar, se verá el impacto contable en la cuenta correspondiente.

• En este caso específico, se ve un crédito en la cuenta "cuentas por pagar" y un débito en la cuenta "administración y ventas".

• Este proceso es útil para temas relacionados con Caja Chica.

Preguntas sobre Caja Chica

Resumen de la sección: En esta sección, se responden preguntas sobre cómo manejar facturas y proveedores dentro del contexto de Caja Chica.

Registro de facturas de proveedores

• Para registrar facturas de proveedores, es necesario ingresar el número de factura, la autorización, el valor en importe y generar una retención.

• Sin embargo, en este caso específico se estaba hablando sobre cómo seleccionar el tipo de transacción que se va a realizar.

Asociación de categorías a cuentas contables

• Las categorías tienen asociadas unas cuentas de gastos.

• Por ejemplo, si se va a asociar facturas de proveedores que tengan alimentación, se debe escoger esa categoría dentro del informe de gastos.

• Dentro de la categoría de alimentación se pueden asociar todos los datos necesarios como el importe y los impuestos.

Legalización mediante categorías

• Los empleados que estén haciendo legalizaciones no necesitan tener conocimientos contables.

• Las categorías sirven como los artículos que tengan asociadas una cuenta contable y en su momento son encausadas a nivel contable en la cuenta correspondiente.

• En este caso específico, se explica cómo hacer una legalización mediante las facturas con su respectiva información.

Centros de Costos y Pagos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo asignar centros de costos a diferentes gastos y cómo realizar pagos desde la pantalla de pago para proveedores o empleados.

Asignación de Centros de Costo

• Los centros de costo se pueden asignar a diferentes gastos dependiendo del departamento al que pertenezcan.

• Es posible asociar un centro de costo para cada línea de gasto y seleccionarlo en el formulario correspondiente.

• También es posible asociar un cliente o proyecto a un gasto para facturarlo dentro del proyecto correspondiente.

Realización de Pagos

• Los pagos se pueden realizar desde la pantalla "Pagar" tanto para proveedores como para reembolsos a empleados.

• Al seleccionar al empleado, automáticamente aparece la información necesaria para realizar el pago, incluyendo cuenta bancaria, moneda y tipo de cambio.

• Se puede seleccionar el banco del empleado o proveedor desde donde se realiza el pago.

• Es posible aplicar descuentos si es necesario antes de confirmar el pago.

Autorización y Roles en Informes de Gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo los informes de gastos son autorizados por diferentes roles dentro del departamento contable.

Autorización y Roles

• Antes que nada, los jefes departamentales autorizan los informes pendientes antes que contabilidad.

• Contabilidad es el último filtro antes de que se realice el pago y es la misma persona quien autoriza y realiza el pago.

• Los roles se pueden crear para diferentes usuarios, incluyendo administradores, responsables de cuentas y tesorería.

Personalización de flujos

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo personalizar los flujos de acuerdo con el proceso y las pruebas que se realizarán. Los gastos deben ser aprobados por los directores antes de ser personalizados.

• La personalización de flujos es necesaria para hacer pruebas integrales.

• Los gastos deben ser aprobados por los directores antes de ser personalizados.

Reportes

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo acceder a diferentes informes y reportes en el rol del contador.

Informe de compra por proveedor

• El informe muestra información total sobre lo que se ha comprado a un proveedor específico.

• Se puede personalizar el informe para incluir campos adicionales como fechas y tipos de compra.

• El informe también puede exportarse a Excel.

Informe de compra por artículo

• El informe muestra información detallada sobre las transacciones realizadas para un artículo específico, incluyendo cantidades compradas, precios y números de documentos.

• También es posible personalizar este informe para incluir campos adicionales como modelos o códigos web.

• El informe también puede exportarse a Excel.

Informes de Compras

Resumen de la sección: En esta sección, se explican los diferentes informes disponibles en el módulo de compras. Se muestra cómo personalizar los informes y qué campos pueden ser incluidos.

Registro de Órdenes de Compra

• Este informe muestra los registros de las órdenes de compra realizadas.

• Se puede ver el número del documento, proveedor y estado actual.

• Los campos que se pueden personalizar incluyen transacciones relacionadas con las órdenes de compra, activos, entidad bancaria, cantidad, correo electrónico y fechas.

Órdenes de Compra Abiertas

• Este informe muestra las órdenes de compra pendientes.

• Se puede ver el número del documento, fecha, cuenta asociada y proveedor.

• Los campos que se pueden personalizar incluyen transacciones relacionadas con las órdenes de compra y cuentas asociadas.

Historial de Órdenes de Compra

• Este informe muestra todas las transacciones realizadas en el historial.

• Se puede ver el nombre del proveedor, número del documento y estado actual.

• Los campos que se pueden personalizar incluyen tarifas e importes.

Informes de Compras y Cuentas por Pagar

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador muestra cómo personalizar los informes de compras y cuentas por pagar en QuickBooks. También explica cómo ver el historial de pagos y las facturas pendientes.

Personalización de Informes de Compras

• Se pueden personalizar los informes de compras en QuickBooks.

• Los campos disponibles para personalizar incluyen dimensiones de transacción, activos, arrendamientos y amortizaciones.

• Los informes también pueden mostrar información sobre contratos y descripciones.

Historial de Órdenes de Compra

• Los informes pueden mostrar el historial completo de órdenes de compra con todas sus descripciones.

• Es posible añadir información adicional a los informes para asegurarse que sean precisos.

Gráficos en Informes

• QuickBooks permite crear gráficos basados en datos históricos.

• Hay varias opciones para tipos de gráficos, como barras, circulares o líneas.

Descarga e Impresión

• Es posible descargar toda la información del informe para tenerla a mano.

• La información también puede ser exportada a Excel si es necesario.

Información Adicional sobre Pagos

• QuickBooks también permite ver informes de pagos y cuentas por pagar.

• Los informes pueden mostrar el historial de pagos por factura o pago, así como las facturas pendientes.

Información sobre Cartera

• Los informes también pueden mostrar la antigüedad de los pagos con diferentes proveedores.

• Es posible crear informes de cartera para proveedores o clientes con saldos pendientes en diferentes plazos.

Personalización de Informes de Cuentas por Pagar

• Los campos disponibles para personalizar los informes de cuentas por pagar incluyen activos, arrendamientos, bancos y tipos o líneas de negocio.

• También se pueden incluir descripciones, empresas a las que se les deben y proveedores.

En resumen, QuickBooks ofrece una amplia variedad de opciones para personalizar los informes de compras y cuentas por pagar. Además, es posible ver el historial completo de órdenes de compra y pagos, así como crear gráficos basados en datos históricos. También es posible descargar e imprimir toda la información del informe si es necesario.

Informes de cuentas por pagar y gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se presentan los diferentes informes disponibles para las cuentas por pagar y los gastos. Se describen los campos que se pueden personalizar en cada informe.

Informe de pagos

• El informe muestra las cuentas que han hecho los pagos, el tipo de pago, si ha sido una factura de venta o una nota de crédito.

• El informe de gastos muestra los pagos realizados para viáticos y otros gastos. Incluye la fecha, número de documentos, proveedores y descripción.

• El informe también incluye la fecha de vencimiento en caso de que no se haya pagado.

• Muestra si el estado está facturado o pagado y el saldo restante.

Personalización del informe

• Los campos del informe pueden ser personalizados según lo deseado. Cuentas y registros de transacciones están disponibles para su inclusión.

Historial de pago por factura

• Este informe es más detallado e incluye el número de transacción, importes, tipo de pago aplicado, fecha y números de documentos.

• También muestra el total del importe según el proveedor y los pagos realizados hasta la fecha.

Personalización del historial

• Los campos disponibles para personalización incluyen pagos por factura e información sobre dimensiones adicionales.

Prueba descuentos por pagar e historial por pago

• Este informe muestra la transacción, si es una aplicación de un pago anticipado con proveedor o un importe que no se aplicó de un pago anticipado.

• También incluye el tipo de factura y su fecha, los números de documento y el importe correspondiente.

Personalización del informe

• Los campos disponibles para personalización incluyen facturas pendientes e información sobre cuentas.

Descarga de información

• Toda la información puede ser descargada en diferentes formatos como Excel o PDF.

Conclusión

Resumen de la sección: Se concluye la capacitación del día en términos de compras y pagos. Se presentaron los diferentes informes disponibles para las cuentas por pagar y gastos, así como los campos que se pueden personalizar en cada uno. Además, se mencionó que toda la información puede ser descargada en diferentes formatos.

Informe de compras y de inventarios

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo obtener informes de compras y saldos de inventarios. Se explica que el informe que se desea ver está dentro del área de inventarios y que el director de inventarios es la persona adecuada para proporcionar esa información. También se menciona que los informes pueden personalizarse según las necesidades individuales.

Obtener informes de saldos de inventario

• El informe deseado está dentro del área de inventarios.

• El director de inventarios es la persona adecuada para proporcionar esa información.

• Los directores tienen permiso para acceder a los informes en su área correspondiente.

Personalización de los informes

• Los informes pueden personalizarse según las necesidades individuales.

• Se ofrecerá una capacitación sobre cómo personalizar los informes.

Cierre de órdenes de compra

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo cerrar órdenes de compra en el sistema. Se explica que las órdenes no se anulan sino que simplemente se cierran cuando no son necesarias.

Cierre de órdenes

• Las órdenes no se anulan sino que simplemente se cierran cuando no son necesarias.

• Hay un botón en la orden para cerrarla.

Tema de órdenes de transporte y capacitación

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el tema de las órdenes de transporte y la capacitación que se llevará a cabo. Se explica que el tema principal será el de importaciones y que habrá tiempo para hacer preguntas y pruebas.

Capacitación sobre importaciones

• La capacitación del día siguiente tratará sobre importaciones.

• El tema principal será el de importaciones.

• Habrá tiempo para hacer preguntas y pruebas.

Órdenes de transporte

• Las órdenes de transporte no están contempladas en el sistema Netflix.

• Se necesitará reunirse internamente para ver cómo manejar este tema dentro del sistema.

Revisión de las órdenes de transporte

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la revisión previa realizada sobre las órdenes de transporte. Se menciona que es necesario revisar internamente cómo manejar este tema dentro del sistema Netflix.

Revisión previa

• Las órdenes fueron revisadas durante el levantamiento inicial.

• Es necesario revisar internamente cómo manejar este tema dentro del sistema Netflix.

Detalles de inventarios y órdenes de compra

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de los detalles de inventarios y órdenes de compra en el proceso.

Detalles importantes

• Los detalles del inventario son fundamentales para el proceso.

• Se discuten las dudas e inquietudes que puedan surgir sobre este tema.

• Mañana se revisará el tema de importaciones y habrá tiempo para hacer preguntas y pruebas.

• El equipo de empaques no tiene preguntas, pero se menciona una nota de crédito que afectará al inventario.

• Se acuerda revisar el tema mañana.

Agradecimiento por su tiempo

Resumen de la sección: La reunión llega a su fin y se agradece a todos por su tiempo.

Detalles importantes

• No hay más preguntas ni dudas.

• Se agradece a todos por su tiempo.