Pare de Criar Pastas no SharePoint. Use Sites Assim (Isso Muda Tudo)

Como Utilizar o SharePoint para Organizar Informações na Sua Empresa

Introdução ao SharePoint

• O vídeo apresenta a importância do SharePoint como uma ferramenta de organização e centralização de informações, especialmente para empresas que utilizam ferramentas da Microsoft.

• Artur, consultor e especialista em ferramentas da Microsoft, destaca que muitas empresas enfrentam problemas com informações dispersas em diferentes plataformas como Teams, WhatsApp e e-mail.

Acesso ao SharePoint

• O SharePoint está incluído no pacote Microsoft 365 corporativo sem custo adicional. Todos os usuários desse pacote têm acesso à ferramenta.

• Para acessar o SharePoint, é necessário estar em qualquer aplicativo online da Microsoft. Um menu no canto superior esquerdo permite encontrar o SharePoint facilmente.

O Que é o SharePoint?

• O SharePoint não é apenas um local para armazenar arquivos; ele organiza informações, pessoas e trabalho. A estrutura de pastas pode ser integrada ao OneDrive.

• Os sites no SharePoint servem como interface para apresentar as informações aos usuários.

Tipos de Sites no SharePoint

• Existem três tipos principais de sites: sites de comunicação, sites de equipe e hubs. Os dois primeiros são mais simples e acessíveis diretamente na criação.

Sites de Comunicação

• Funcionam como portais institucionais ou páginas de notícias, focando na disseminação de informações importantes dentro da empresa.

Sites de Equipe

• Destinados ao trabalho colaborativo, esses sites centralizam informações sobre projetos e permitem armazenamento e publicação de status.

Hubs

• Hubs são uma forma avançada que conecta vários sites (de comunicação ou equipe), funcionando como uma centralizadora das informações disponíveis nos outros sites.

Entendendo os Tipos de Sites no SharePoint

Estratégia na Criação de Sites

• A escolha entre diferentes tipos de sites (comunicação ou equipe) deve ser estratégica, não técnica. É importante definir o objetivo do site, como comunicação com a equipe ou gerenciamento de trabalho.

• Com uma pergunta simples sobre o propósito do site, é possível eliminar 90% dos erros que ocorrem posteriormente, pois cada tipo de site possui funcionalidades e recursos distintos.

Navegando pelo SharePoint

• O apresentador demonstra um ambiente do SharePoint em branco, representando a visão inicial para novos usuários. Essa abordagem ajuda a entender como criar um site desde o início.

• Para iniciar a criação de um site, é necessário clicar no botão "Criar Site", que leva à seleção entre os tipos disponíveis: site de equipe ou de comunicação.

Diferenças Entre Sites

• Um site de equipe é projetado para colaboração e acompanhamento do status dos projetos. Todos os membros podem publicar conteúdo e há questões específicas sobre permissões.

• Em contraste, um site de comunicação serve como portal focado em um tema específico e pode ter muitos espectadores, mas poucos colaboradores ativos.

Modelos Padrão no SharePoint

• O vídeo foca na criação de sites de equipe que são amplamente utilizados por diferentes departamentos. O apresentador seleciona modelos padrão oferecidos pela Microsoft para facilitar a configuração inicial.

• Existem várias opções de templates padrão disponíveis no SharePoint. As organizações também podem criar seus próprios modelos personalizados.

Criando um Site Prático

• Ao escolher o modelo "equipe padrão", o usuário tem uma página em branco para começar. É essencial dar um nome claro ao site para refletir sua finalidade.

• O apresentador sugere nomear o site conforme seu departamento (ex: "Hub Comercial") e destaca que isso deve ser adaptado às necessidades da empresa.

Integração com Outlook

• Ao criar um site no SharePoint, ele se vincula automaticamente a um grupo do Outlook, permitindo que todos os membros recebam comunicações através de um email coletivo (ex: comercial@squadhub).

Criando um Site no SharePoint

Integração com Outlook

• Ao criar um site no SharePoint, ele automaticamente vincula a um grupo do Outlook, permitindo que ambos trabalhem em conjunto.

• O endereço de e-mail do grupo é gerado com o mesmo nome do site, mas sem espaços. É possível alterar esse nome desde que não haja duplicatas.

Configurações do Site

• O usuário deve definir se o site será privado (acesso restrito a membros convidados) ou público (acesso livre para todos na empresa).

• A escolha do idioma padrão pode ser alterada; neste caso, foi selecionado português do Brasil.

Criação e Personalização

• Durante a criação do site, é possível adicionar membros imediatamente ou posteriormente.

• O SharePoint pode apresentar lentidão durante operações pesadas devido à sua complexidade e ao número de páginas abertas.

Menu de Próximas Etapas

• Após a criação, um menu de opções aparece para personalizar o site: mudar cores, nome, logo e tema.

• Recursos como carregar arquivos e postar notícias estão disponíveis para personalização futura.

Personalizando Aparência

• O tema pode ser escolhido entre várias opções oferecidas pela Microsoft; neste exemplo, foi selecionado "Cobalto".

• Mudanças na aparência incluem cabeçalho (mínimo, compacto ou estendido), visibilidade de título e miniaturas.

Navegação e Estrutura

• A navegação pode ser ajustada entre vertical ou horizontal conforme preferência pessoal.

• A página inicial (homepage) contém menus padrão como notícias, links rápidos e documentos que podem ser personalizados.

Edição da Estrutura do Site

Personalização e Acesso

• O usuário pode personalizar a estrutura do site, incluindo a remoção de membros através de um botão azul para adicionar ou modificar acessos.

• A página de edição apresenta campos selecionáveis e editáveis, permitindo ao usuário gerenciar recursos como atividades e documentos.

Gerenciamento de Web Parts

• O usuário pode excluir web parts, retornando a uma página em branco para iniciar novas criações.

• É possível mover sessões dentro do site, alterar suas propriedades e escolher o alinhamento das informações (uma ou duas colunas).

Design e Estilo

• O design das seções pode ser ajustado com diferentes opções de alinhamento e cores, seguindo temas personalizados escolhidos anteriormente.

• Há a possibilidade de duplicar ou excluir sessões, além de acessar templates sugeridos baseados no conteúdo da página.

Ferramentas Disponíveis

• Um menu de ferramentas permite adicionar diversas web parts ao site, como texto, imagens, links rápidos e até integração com inteligência artificial.

• As opções incluem banners, botões e vídeos; há também suporte para HTML para programadores que desejam integrar Power Apps ou Power BI.

Criação Inicial do Site

• Ao criar um banner inicial, o usuário tem várias opções de layout personalizável que podem incluir mensagens boas-vindas.

• Após configurar o banner, é possível adicionar outras web parts abaixo dele; por exemplo, imagens podem ser carregadas diretamente do SharePoint ou outros sites.

Como Personalizar e Publicar Páginas no SharePoint

Criando Links Rápidos

• É possível adicionar links importantes em uma página de links rápidos, permitindo personalização do formato (lista maior, menor ou em blocos).

• A opção de adicionar qualquer página da internet é útil; por exemplo, pode-se incluir o site da Squad Hub (squadhub.com.br) como um link.

Personalizando a Página

• O SharePoint permite escolher se os links abrem em uma nova guia ou na mesma janela, além de mudar ícones para melhor identificação.

• Após finalizar as personalizações, o botão "republicar" atualiza o site para todos os usuários com acesso à nova versão.

Estruturação de Subpáginas

• É possível criar várias subpáginas dentro do SharePoint, como páginas específicas para clientes ou fornecedores.

• O botão "novo" oferece opções como criar listas vinculadas ao Microsoft Lists ou bibliotecas de documentos integradas ao OneDrive.

Criando Novas Páginas

• Ao criar uma nova página em branco, ela se assemelha à versão original e permite personalização imediata.

• Um exemplo prático é a criação de uma "central de contratos", onde podem ser organizados novos clientes e documentos relacionados.

Publicação e Compartilhamento

• Ao publicar uma nova página, é possível adicioná-la à navegação lateral para fácil acesso dos usuários.

• O SharePoint possui muitos recursos adicionais que permitem vincular listas e arquivos do OneDrive, além de possibilitar postagens e notícias.