Aula 3 Ferramenta Asana

Introdução à Terceira Aula

Revisão das Aulas Anteriores

• Na primeira aula, foram abordados os primeiros passos para organizar um projeto, incluindo a criação de um checklist com as principais tarefas.

• A segunda aula focou na definição de prazos e sua importância no gerenciamento de projetos.

Objetivo da Aula Atual

• Nesta aula, o foco é aprender a utilizar uma ferramenta para facilitar e agilizar processos durante lançamentos diários.

Apresentação da Ferramenta: Azana

Funcionalidades do Azana

• O Azana é utilizado para organizar atividades e tarefas, permitindo que tanto indivíduos quanto equipes possam gerenciar suas responsabilidades.

• É possível atribuir tarefas a diferentes membros da equipe e definir prazos específicos para cada uma delas.

Navegação na Página Inicial

• A página inicial exibe todas as tarefas pendentes e atualizações dos projetos em andamento.

• Os projetos concluídos ficam arquivados, facilitando o acesso às informações anteriores.

Criação de Projetos no Azana

Passo a Passo para Criar um Projeto

• Para criar um novo projeto, pode-se usar modelos existentes ou iniciar um projeto em branco.

• O usuário pode escolher entre diferentes formatos de visualização (lista, quadro, cronograma ou calendário).

Configurações do Projeto

• Após criar o projeto, é possível editar seu nome, cor e ícone. Também há opções para duplicar ou exportar o projeto conforme necessário.

Organização do Conteúdo do Projeto

Visão Geral do Projeto

• Um quadro de avisos pode ser utilizado para destacar informações importantes que a equipe precisa acessar facilmente.

Compartilhamento e Colaboração

• O compartilhamento com a equipe é feito através de convites por email; todos os membros podem se cadastrar no Azana.

Gerenciamento de Tarefas dentro do Projeto

Adicionando Tarefas e Sessões

• As sessões ajudam a separar fases específicas do lançamento (ex.: atração, captação), organizando melhor as atividades necessárias.

Detalhes das Tarefas

Organização de Tarefas em Campanhas

Estruturação de Tarefas e Subtarefas

• A tarefa principal é organizada com briefing, referências e comentários, permitindo que todos os envolvidos tenham acesso às informações necessárias.

• É possível adicionar datas de conclusão e designar responsáveis para cada tarefa, facilitando a gestão do trabalho em equipe.

• As subtarefas não exibem o nome do projeto na pauta, o que pode dificultar a identificação da responsabilidade.

Solução para Identificação de Subtarefas

• Para resolver a questão da identificação das subtarefas, foram criadas siglas padrão para cada especialista da agência.

• Essas siglas permitem que todos na agência reconheçam rapidamente quem é responsável por cada subtarefa.

Modelos Padrão para Lançamentos

• Um modelo padrão foi desenvolvido tanto para lançamentos ao vivo quanto gravados, contendo todas as etapas e tarefas necessárias.

• Ao duplicar um projeto existente, o gestor pode preencher as informações específicas conforme o especialista responsável pela tarefa.

Planejamento Semanal das Tarefas

• As tarefas principais têm prazos definidos, enquanto as subtarefas são organizadas por semanas, permitindo uma execução mais eficiente.

• O planejamento inclui a seleção semanal de cinco criativos que serão impulsionados nas redes sociais.

Acompanhamento e Fechamento de Tarefas

• Cada tarefa possui um responsável designado e prazos claros; isso ajuda na organização diária das atividades.

Planejamento de Entregas e Prazos

Entrega da Copy para Gravação

• A copy dos vídeos de pré-captação deve ser entregue ao especialista até o dia 23. O prazo para entrega é de quatro dias, considerando apenas os dias úteis (segunda a sexta).

Processo de Planejamento Reverso

• O planejamento é feito de trás para frente, facilitando o fechamento dos prazos sem ultrapassagens. A entrega da copy deve ocorrer no dia 17.

Margem de Segurança

• O prazo para alterações na copy é até o dia 15, com o dia 16 reservado como margem de segurança. Isso permite ajustes caso ocorram imprevistos.

Aprovações e Correções

• As aprovações são divididas em duas etapas: uma pela equipe operacional e outra pelo estrategista. A aprovação final do estrategista deve ocorrer até às 11:59 do dia seguinte à liberação operacional.

Cronograma Detalhado

• A copy precisa estar pronta no dia 10, permitindo que a equipe operacional revise até o dia 13. O estrategista tem todo o dia 14 para aprovar ou solicitar alterações.

Alterações e Responsabilidades

• Se houver necessidade de alteração após a aprovação do estrategista, essa tarefa será atribuída ao responsável pela criação da copy, com prazo até às 11:59 do dia 15.

Importância da Margem de Segurança

• Caso tudo ocorra conforme planejado, a entrega final pode ser antecipada para o dia 16. No entanto, se surgirem problemas, ainda há um dia extra (margem de segurança).

Conclusão sobre Prazos e Responsabilidades

Estratégias de Planejamento e Execução de Projetos

Planejamento Inverso

• O planejamento é feito do prazo final para trás, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas sem ultrapassar o prazo de entrega.

• Utiliza-se um modelo gravado que organiza todas as tarefas e subtarefas necessárias para a execução das campanhas.

Gestão de Tarefas

• As demandas são gerenciadas através da ferramenta Azana, permitindo controle sobre o que está sendo executado e por quem.

• Cada membro da equipe tem clareza sobre suas responsabilidades diárias, facilitando a organização e a comunicação.

Flexibilidade no Processo

• A metodologia é adaptável; novas tarefas podem ser criadas ou removidas conforme necessário, com base em feedback contínuo da equipe.

• Testes são realizados para ajustar prazos e melhorar a eficiência das tarefas, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Colaboração da Equipe

• A equipe é incentivada a dar feedback sobre o processo, contribuindo ativamente na criação e organização das tarefas.