Crea este Dashboard desde cero completamente en Excel ¡Impresiona a tu jefe!

¿Cómo construir un dashboard en Excel desde cero?

Introducción al Dashboard

• Andrés Rojas Moncada da la bienvenida a su canal y presenta el objetivo del video: enseñar a construir un dashboard útil desde cero.

• El dashboard se centrará en información relevante sobre la fuerza de ventas en almacenes de cadena, aplicable a otros entornos laborales.

Indicadores Clave del Dashboard

• Se mostrarán múltiples indicadores como total facturado por meses, especificando ventas mayores y menores, así como promedios mensuales.

• Incluye un top 5 del total facturado por canales electrónicos y desagregación de medios de pago utilizados por los clientes.

Análisis de Rendimiento

• Se presentarán indicadores clave de rendimiento (KPI) para empleados, incluyendo el número total de clientes atendidos y frecuencia de compra.

• Se calculará el tiempo promedio que un cliente pasa en caja y se evaluará la permanencia durante el proceso de atención.

Visualización y Segmentación

• Los gráficos mostrarán indicadores donde "menos es mejor" o "más es mejor", dependiendo del contexto.

• Habrá segmentación por cajero utilizando una macro sencilla para resaltar información específica según selección múltiple.

Construcción del Dashboard

• Se utilizarán colores clave para mejorar la visualización: violeta, verde, rosa, azul y amarillo.

• Andrés invita a los espectadores a seguirlo en la construcción del dashboard mientras explica cómo convertir datos en tablas para Power Pivot.

Preparación de Datos

• La fuente de datos incluye columnas relevantes como cajero, apertura/cierre de factura, día/mes, medio de pago y total con aproximadamente 105 mil filas.

• Es crucial convertir los datos en una tabla antes de procesarlos con Power Pivot para añadirlos al modelo.

Creación de Columnas Calculadas

• Activar Power Pivot permite crear columnas calculadas; se comenzará con una que determine el día de la semana basado en las fechas.

Creación de Tablas Dinámicas y Dashboards en Excel

Introducción a la Medida de Suma

• Se presentan 105,513 registros que se procesan rápidamente. Se inicia la creación de una medida para sumar el total facturado utilizando la función SUM.

Formateo y Creación de Tablas Dinámicas

• Se formatea el campo de la medida y se arrastran los elementos necesarios para construir la primera tabla dinámica.

• Se crea una hoja resumen que contendrá todas las tablas dinámicas y el dashboard.

Diseño del Dashboard

• Se añade un cuadrado con un color hueso como fondo para mejorar la estética del dashboard.

• El color personalizado se aplica mediante un código sexagesimal, facilitando su implementación en el diseño.

Organización y Elementos Gráficos

• Se nombra el fondo del dashboard para facilitar su identificación al programar macros.

• Se crea una tarjeta con esquinas redondeadas para incluir el logo de la empresa y el título del dashboard.

Ajustes Estéticos y Tipografía

• La descripción del dashboard se centra en ajustar las medidas según las configuraciones regionales (pulgadas).

• Es importante eliminar fondos innecesarios en formas que contengan texto o gráficos para evitar interferencias visuales.

Selección de Fuentes

• Se recomienda utilizar fuentes legibles como "Open Sans", destacando su disponibilidad a través de Google Fonts.

Incorporación de Gráficos y Segmentadores

• Concluida la tarjeta, se procede a crear un gráfico que muestre la distribución mensual de ventas, incorporando segmentadores específicos.

Inserción de Tablas Dinámicas desde Power Pivot

• Para insertar tablas dinámicas es necesario hacerlo desde Power Pivot, asegurando que los modelos de datos sean compatibles con las tablas dinámicas creadas.

Generación Automática del Campo Mes

Creación de Gráficos Dinámicos en Excel

Proceso de Creación de Gráficos

• Se inicia el proceso creando un gráfico atractivo mediante la suma total y la medida dos veces, lo que permite un diseño innovador en los gráficos.

• Se copian elementos del mes para crear fórmulas que permitan calcular promedios, mínimos y máximos a partir de una tabla dinámica.

• Las fórmulas se refieren directamente al campo que contiene los meses, convirtiendo campos estáticos en dinámicos para facilitar la actualización del gráfico.

• Se utiliza la función filtrar para eliminar valores cero y se crea una pequeña tabla dinámica para obtener el mínimo, máximo y promedio de ventas por mes.

• La función índice y coincidir se emplea para buscar el elemento con menos ventas, permitiendo identificar rápidamente el mes correspondiente.

Cálculo de Ventas Mínimas y Máximas

• Se calcula el mes con menos ventas utilizando funciones específicas que devuelven posiciones dentro de la base de datos.

• Para determinar el mes con mayores ventas, se aplica un método similar al anterior, asegurando consistencia en los cálculos realizados.

• El promedio también es calculado para contrastar entre las cifras mínimas y máximas obtenidas previamente.

Visualización y Segmentación

• Al insertar gráficos creados a partir de tablas dinámicas, se asegura que estos se actualicen automáticamente sin dejar campos vacíos cuando hay menos registros disponibles.

• Se hace referencia a celdas específicas usando símbolos adecuados para contar elementos procesados en cada cálculo promedio.

• Un segmentado es creado y personalizado visualmente; esto incluye cambios en colores y formatos para mejorar la presentación del dashboard.

Configuración Estética del Dashboard

• Se modifica un segmentado existente eliminando bordes predeterminados e implementando un color morado específico desde la paleta disponible.

• El nombre del segmentado es ajustado a "cajero" en minúscula para hacerlo más atractivo visualmente dentro del dashboard configurado.

Cómo crear gráficos dinámicos en un dashboard

Selección y configuración de gráficos

• Se seleccionan todas las etiquetas de enero a diciembre, sumando total 1 y total 2, para crear un gráfico de líneas poligonales que será dinámico.

• Se eliminan elementos gráficos del gráfico para dejar solo la línea desnuda que representa los meses, ajustando la fuente y el tamaño de las etiquetas horizontales.

• El tipo de gráfico se cambia: la suma total 1 es una línea, mientras que la suma total 2 se convierte en un polígono con sombra mediante un cambio de colores.

Personalización del gráfico

• Se ajusta el grosor de la línea a 1.5 puntos y se suaviza utilizando la opción correspondiente en el gráfico.

• Para el total 2, se aplica un relleno degradado rosa debajo de la curva pronunciada, ajustando transparencias para mejorar visualmente el gráfico.

Ajustes estéticos y funcionales

• La posición del elemento gráfico es crucial; se quita el relleno y borde para evitar distracciones visuales dentro del diseño general.

• Se busca una apariencia equilibrada entre los colores hueso y blanco del fondo, asegurando que no haya conflictos visuales.

Refinamiento final

• Se realizan ajustes en la intensidad del color rosa para lograr una presentación más sutil; esto mejora la legibilidad del gráfico.

• A través de práctica continua con este tutorial, se aprenden técnicas efectivas para crear elementos gráficos informativos.

Etiquetas y formatos adicionales

• Se añaden etiquetas sobre las líneas con formato específico para valores mayores a mil unidades o dólares, mejorando así la claridad informativa.

• Las etiquetas son personalizadas con fuentes grises en negrita; además, se añade un título descriptivo al gráfico: "Total facturado por meses".

Creación de tarjetas informativas

• Se crean tarjetas adicionales para mostrar máximos, mínimos y promedios dentro del contexto anual de facturación.

• Cada tarjeta debe ser distribuida adecuadamente dentro del diseño general para mantener una estética elegante.

Uso eficiente de herramientas gráficas

• Es recomendable copiar elementos gráficos ya creados para facilitar su uso sin introducir errores o inconsistencias en nuevas instancias.

• La utilización efectiva de tablas dinámicas permite generar resúmenes rápidos sin depender exclusivamente de fórmulas complejas.

Interacción dinámica

Creación de Elementos Visuales en Excel

Incorporación de Iconos y Diseño

• Se discute la carga de un elemento visual predeterminado, como una imagen, que incluye múltiples selecciones. Se añade un icono de flecha girado 90 grados y coloreado en verde para indicar el valor de mayores ventas.

• Es importante bloquear la relación de aspecto al modificar las dimensiones del icono (0.3 pulgadas de alto por 0.4 pulgadas de ancho) para lograr un diseño más cómodo y descriptivo.

• Se menciona la creación rápida de elementos visuales para mostrar las mayores y menores ventas, facilitando así la visualización del rendimiento.

Disponibilidad y Descarga de Iconos

• Los iconos están disponibles a partir de Excel 2016, 2019 y Microsoft 365. Si no se tienen estos iconos, se pueden descargar desde internet sin inconvenientes.

• Para facilitar la ubicación precisa del gráfico pequeño, se sugiere aumentar el zoom o usar las teclas direccionales del teclado.

Agrupación y Cálculos en Tablas Dinámicas

• Es recomendable agrupar los elementos dentro de las tarjetas gráficas para facilitar el control sobre sombras y otros ajustes gráficos.

• Se introduce una nueva medida que calcula el total mediante la función "count row", permitiendo contar todas las filas en una tabla dinámica.

Creación y Nomenclatura de Tablas Dinámicas

• Al crear una tabla dinámica, es útil asignarle un nombre inmediatamente para organizar mejor los datos relacionados con los elementos visuales.

• La conexión entre tablas dinámicas permite realizar cálculos específicos sin necesidad de generar nuevas tablas innecesarias.

Visualización del Total Facturado

• Se genera una tarjeta que especifica el total facturado durante un periodo determinado (2022), utilizando un icono representativo como billete con color amarillo oro para destacar información clave.

Creación de un Dashboard en Excel

Diseño y Estructura del Dashboard

• Se introduce una línea horizontal para dividir el total facturado respecto al total de compras, mejorando la claridad visual del dashboard.

• Se menciona la importancia de ajustar los datos según el periodo seleccionado, considerando que algunos cajeros pueden no trabajar ciertos días o meses por vacaciones.

• La tarjeta debe ser lo más descriptiva posible; se sugiere incluir un grosor específico para mejorar la presentación gráfica.

• El dashboard mostrará dos cantidades: el total facturado y el volumen de compra, proporcionando una visión clara de las operaciones despachadas.

Conexión y Funcionalidades

• Se invita a los nuevos suscriptores a unirse al canal, destacando que se han subido aproximadamente 238 vídeos en el año 2021 para mejorar habilidades en Excel.

• Es crucial conectar el slider con la tabla dinámica creada previamente, asegurando que los datos reflejados sean precisos y actualizados.

• Se enfatiza la necesidad de conectar informes de tablas dinámicas correctamente; cada tabla dinámica actúa como un informe independiente dentro del dashboard.

Creación de Tarjetas Adicionales

• Se planea crear una nueva tarjeta más descriptiva utilizando elementos gráficos adicionales para enriquecer la información presentada.

• La organización es clave; agrupar elementos facilita futuras modificaciones y mejora la estética general del dashboard.

Tablas Dinámicas y Filtrado

• Se inserta una nueva tabla dinámica en la hoja existente, enfocándose en generar un top 5 basado en las mejores ventas realizadas por canales electrónicos.

• La tabla dinámica se configura para mostrar métodos de pago específicos, filtrando solo aquellos relevantes (como pagos electrónicos).

Análisis Final

• Al aplicar filtros adecuados, se logra identificar los cinco mejores métodos de pago utilizados, ordenándolos de mayor a menor efectividad.

¿Cómo crear un dashboard dinámico con datos de ventas?

Elementos Dinámicos en Tablas

• Se discute la importancia de utilizar elementos dinámicos en lugar de estáticos, como cambiar "colpatria" por una referencia de celda (R12), lo que permite que las fórmulas se actualicen automáticamente al modificar la tabla dinámica.

Creación de Tarjetas Informativas

• Se inicia el diseño de una tarjeta que mostrará el total facturado por canal electrónico, destacando los cinco mejores bancos y su rendimiento en ventas.

• La tarjeta debe mostrar solo el total facturado y no incluir información adicional como porcentajes, ya que esto puede saturar la visualización.

Análisis del Rendimiento por Turno

• Se menciona la posibilidad de analizar qué canales electrónicos son más efectivos durante diferentes turnos (día/tarde), permitiendo entender mejor las preferencias del cliente.

Alineación y Distribución Visual

• Para facilitar la alineación rápida de múltiples elementos visuales, se recomienda seleccionar primero los elementos superior e inferior y luego distribuir los intermedios vertical u horizontalmente.

• Al trabajar con referencias de celdas, es crucial asegurarse de que todas apunten correctamente para mantener la actualización dinámica.

Formato Rápido y Agrupamiento

• Un truco útil es usar doble clic en la brochita para aplicar rápidamente un formato a varios elementos seleccionados sin perder tiempo ajustando cada uno manualmente.

Creación de Tarjetas en Excel

Diseño y Distribución de Tarjetas

• Se seleccionan todos los elementos para ajustar su posición verticalmente, asegurando que todas las tarjetas tengan la misma medida y distancia entre ellas.

• Se ha creado un informe que muestra el total facturado por meses, incluyendo la mayor y menor cantidad de ventas, así como el promedio de ventas y volumen de compras.

• Se planea probar las tres tarjetas creadas en un próximo video, donde se espera incluir información adicional sobre otras tarjetas.

• El objetivo es enseñar a manejar estos dashboards con detalle para impresionar a colegas o superiores al presentar informes visuales atractivos.