Chatbot de Agendamento com IA no WhatsApp + Integração Cal.com com Recursos Exclusivos!

Introdução à Live

Abertura e Boas-Vindas

• O apresentador inicia a live com entusiasmo, mencionando que o tema do dia será sobre "comportamento".

• Ele cumprimenta os participantes, destacando a diferença de horários entre Brasil e Portugal.

• O público é convidado a se apresentar, criando um ambiente interativo e acolhedor.

Atualizações da Plataforma

• O apresentador menciona uma nova atualização significativa na plataforma Réplia.

• Ele destaca que a live é importante para aprender sobre as funcionalidades da plataforma.

Lógica do Bot

Apresentação da Lógica

• O foco da apresentação será em como construir um bot que coleta informações durante conversas.

• O apresentador pede que as perguntas sejam deixadas para depois da apresentação, garantindo uma melhor fluidez.

Breve Introdução à Plataforma

• Uma rápida explicação sobre os diferenciais da Réplia em comparação com outras plataformas é feita.

• Destaca-se o controle total das contas dos clientes, permitindo criar agências personalizadas.

Funcionalidades Avançadas

Multicanalidade e Personalização

• A plataforma permite integrar múltiplos canais de comunicação (WhatsApp, Instagram, Facebook etc.) em uma única conta.

• Novas funcionalidades incluem perguntas picadas e coleta de dados na conversa para campos personalizados.

Integração com CRM

• A Réplia oferece um sistema integrado de CRM onde é possível construir pipelines no estilo kanban.

Desenvolvimento de Aplicativos e Funcionalidades

Lançamento do Aplicativo Zapp

• O aplicativo Zapp para iOS e Android está em fase de desenvolvimento e será lançado em breve, com integração nativa ao Google Sheets.

• A equipe já recebeu perguntas sobre o lançamento, indicando um interesse significativo por parte dos usuários.

Plataforma "Como Quer Reply"

• A plataforma "Como Quer Reply" é uma solução no-code voltada para produtividade, permitindo a criação rápida de bots para vendas.

• O apresentador menciona que está gripado, o que afeta sua voz durante a apresentação.

Demonstração do Bot

• O apresentador planeja mostrar a lógica do bot que coleta dados, destacando a facilidade e rapidez da construção.

• É mencionado que o bot possui um pront (template), essencial para entender seu funcionamento.

Etapas do Bot de Agendamento

• O bot de agendamento possui cinco etapas: consultar disponibilidade, fazer agendamento, consultar agendamentos existentes, cancelar agendamentos e reagendar.

• Cada etapa é distinta e deve ser implementada dentro do módulo do construtor de bots da plataforma.

Complexidade do Chatbot

• Criar um chatbot complexo requer mais funcionalidades além do simples agendamento; isso inclui respostas personalizadas e aceitação de diferentes formatos como áudio.

• A implementação dessas etapas pode ser feita dentro de um único módulo na plataforma.

Configurações e Traduções

• Foi lançada uma tradução da plataforma em espanhol, ampliando o alcance para usuários hispanofalantes.

Curso de Bot Profissional e Fluido

Introdução ao Curso

• O apresentador menciona um curso voltado para a criação de bots profissionais, enfatizando que o objetivo é desenvolver um bot fluido e 100% funcional.

Funcionalidades do Bot

• É discutida a necessidade de criar fluxos prontos para facilitar o uso do bot. A funcionalidade de copiar fluxos está prevista para ser lançada em breve.

• O conceito de "persona" é introduzido, onde o bot deve ter uma identidade definida (ex: assistente de clínica médica chamado Bia), com foco em agendar consultas.

Objetivos e Passos do Agendamento

• A importância de definir um objetivo claro para o assistente é destacada; neste caso, agendar consultas. Sem um objetivo definido, o bot pode desviar-se da sua função principal.

• O primeiro passo no fluxo de agendamento envolve mostrar a disponibilidade antes que o usuário finalize a consulta. Essa etapa é crucial para garantir que os usuários tenham opções viáveis.

Coleta de Dados Necessários

• Durante o processo, são coletados dados como nome do usuário, e-mail e número do WhatsApp. Este último não precisa ser solicitado se já estiver salvo na plataforma.

• Se o bot estiver operando em plataformas como Instagram ou Telegram, será necessário coletar manualmente o número do WhatsApp dos usuários.

Formatação e Integração com Cal.com

• A formatação correta dos dados é essencial; por exemplo, ao coletar números internacionais, deve-se incluir códigos específicos.

• A data do agendamento deve ser formatada no padrão ISO 801 para integração com Cal.com. O assistente será responsável por essa formatação.

Vantagens da IA no Processo

• A IA facilita a coleta e tratamento dos dados sem necessidade de ferramentas externas, tornando o processo mais eficiente.

Fases do Agendamento com IA

Fase 2: Apresentação dos Dados ao Usuário

• A fase 2 envolve a apresentação das informações coletadas do usuário, como nome, e-mail, número de WhatsApp, serviço desejado e data escolhida.

• É importante que a IA apresente essas informações de forma clara e humanizada, seguindo um exemplo específico para garantir a precisão.

• O formato da data deve ser adaptado para o padrão brasileiro, evitando o uso do ISO 8601. O usuário pode escolher como deseja que a data seja apresentada.

• Se não for fornecido um exemplo claro à IA, ela apresentará os dados de sua própria maneira. Portanto, é crucial dar exemplos específicos para obter resultados satisfatórios.

Fase 3: Confirmação das Informações

• A fase 3 consiste em solicitar educadamente ao usuário que confirme as informações coletadas antes de prosseguir com o agendamento.

• É fundamental que a IA não avance sem essa confirmação; esse passo é considerado muito importante no processo.

• A confirmação deve ser obtida através da palavra "sim". Outras respostas devem ser tratadas como não confirmadas até que o usuário utilize essa palavra específica.

• Após receber a confirmação do usuário, a IA deve utilizar as funções apropriadas para finalizar as informações coletadas.

Finalização do Agendamento

• Somente após a confirmação é que os dados serão salvos corretamente. Isso evita erros no registro das informações do agendamento.

• A mensagem final ao usuário deve agradecer pelas informações fornecidas e informar que o agendamento será confirmado assim que realizado pela API.

• O processo completo inclui apresentar serviços disponíveis, coletar dados, confirmar as informações e finalmente realizar o agendamento via API.

Observações Pessoais Durante a Live

Processo de Agendamento e Reagendamento

Agendamento Inicial

• O processo de agendamento é dividido em três fases: coletar informações, apresentar as informações e confirmar o agendamento.

• A primeira fase envolve a coleta das informações necessárias para o agendamento, que culmina na confirmação do mesmo.

Reagendamento

• O reagendamento é similar ao agendamento inicial, com foco principal na troca da data do compromisso.

• Para iniciar o reagendamento, apenas a nova data precisa ser coletada, formatada no padrão ISO 8601.

• Após coletar a nova data, as informações devem ser apresentadas ao usuário de forma clara e humanizada para confirmação.

Fluxo do Reagendamento

• O fluxo de reagendamento é mais simples em termos de execução, mas pode ser um pouco mais complexo em sua estrutura.

• Durante a apresentação das informações coletadas, deve-se pedir confirmação ao usuário antes de finalizar o reagendamento.

Perguntas Frequentes

• O sistema reconhece automaticamente o nome da pessoa se estiver salvo no campo correspondente do WhatsApp.

• Embora o sistema funcione bem em português, ele foi originalmente desenvolvido em inglês; portanto, pode haver pequenas perdas na tradução.

Funcionalidades Adicionais

• Não é necessário adicionar um código específico para que o sistema reconheça momentos anteriores da conversa; os dados são mantidos automaticamente no histórico.

Como Funciona o Agendamento com IA?

Importância do Prâmpti

• O prâmpti é considerado o "coração" da interação com a IA, essencial para criar um fluxo de agendamento eficaz.

• A busca por contatos já está disponível na barra lateral, facilitando a pesquisa e agendamentos.

Condicionais e Fluxos de Agendamento

• É possível implementar condicionais que tratam erros no agendamento, como evitar duplicidade de horários.

• Para marcar consultas em nome de terceiros, é necessário coletar informações adicionais, como o número do WhatsApp da pessoa.

Integração com Calendários

• O sistema permite integração com calendários como Google e Microsoft para facilitar o agendamento.

• Se um usuário deseja reagendar via Messenger, deve-se criar um fluxo específico para isso.

Lógica de Reagendamentos

• O bot não apresenta falhas ao reagendar se for utilizado corretamente dentro do canal designado (ex: WhatsApp).

• O agendamento pode ser realizado em múltiplos canais (Telegram, Messenger), sendo uma funcionalidade versátil.

Verificação de Agendamentos Existentes

• Antes de prosseguir com novos agendamentos, é crucial verificar se já existe um marcado pelo usuário.

Agendamentos e Coleta de Dados

Importância dos Dados nos Agendamentos

• O orador destaca a necessidade de coletar dados de agendamentos anteriores para facilitar novos agendamentos, enfatizando que é um processo contínuo.

• É possível que uma mesma pessoa faça múltiplos agendamentos utilizando o sistema RIA, o que demonstra a flexibilidade da plataforma em comparação com outras soluções.

Estrutura do Fluxo de Trabalho

• O orador menciona a importância de lidar com respostas negativas durante o processo de agendamento, garantindo que o usuário tenha clareza sobre o status do seu agendamento.

• A função apresentada permite salvar informações em campos personalizados, destacando a versatilidade da ferramenta para diferentes aplicações além do agendamento.

Coleta Automática de Dados

• O uso da IACET1 facilita a coleta automática de dados sem a necessidade de criar fluxos complexos, simplificando o processo para os usuários.

• A criação e edição de APIs são discutidas como uma forma eficaz de coletar dados específicos relacionados ao agendamento.

Configuração das Variáveis

• Ao adicionar variáveis na coleta, é essencial definir corretamente os tipos e descrições. Todos os dados devem ser tratados como texto para garantir precisão na coleta.

• O orador explica como cada atributo deve ser claramente definido para que a inteligência artificial compreenda sua função no contexto do agendamento.

Instruções Claras para IA

• É crucial fornecer instruções claras à IA sobre quais dados coletar; apenas criar funções não garante eficácia se as instruções forem vagas ou incompletas.

Como Colocar um Projeto em Produção?

Importância da Lógica do Fluxo

• Antes de colocar o projeto em produção, é essencial revisar a lógica do fluxo para evitar problemas comuns que podem surgir durante a construção.

• O fluxo apresentado inclui três exemplos: agendar consulta, reagendar consulta e cancelar consulta. A disponibilidade de horários deve ser mostrada ao usuário antes de qualquer agendamento.

Estrutura do Fluxo

• Para agendar uma consulta, a primeira ação é consultar a disponibilidade de horários. Isso é crucial para garantir que o usuário tenha opções viáveis.

• As ações disponíveis incluem criar agenda, editar agenda, encontrar agendamentos e cancelar agendas. A disponibilidade pode ser fixa ou dinâmica.

Disponibilidade Fixa vs Dinâmica

• A disponibilização fixa mostra todos os calendários disponíveis no sistema, enquanto a dinâmica permite criar múltiplos calendários gratuitamente e gerenciar eventos com mais flexibilidade.

• Essa funcionalidade é especialmente útil em clínicas onde vários médicos precisam ser atendidos sem criar módulos separados para cada um.

Otimização do Tempo na Criação de Bots

• Com as novas ferramentas, agora é possível desenvolver bots complexos utilizando uma única plataforma, economizando tempo e esforço na criação de soluções personalizadas.

Implementação da Lógica no Bot

• Ao escolher a disponibilidade fixa para um evento específico, o bot pode puxar dados dos próximos dois dias e apresentá-los ao usuário.

• Os dados devem ser salvos em um campo personalizado do tipo parágrafo para acomodar várias datas retornadas pela API.

Formatação das Respostas

• É importante formatar as datas no padrão ISO 8601 antes de apresentá-las ao usuário. Isso garante clareza nas informações exibidas.

• O uso da ferramenta "consulte IA" ajuda na transformação dos dados recebidos e na apresentação das informações ao usuário de forma amigável.

Looping nas Respostas

Como Funciona o Loop de IA no Bot?

Estrutura do Loop de Coleta de Dados

• O bot entra em um loop de IA que só é encerrado quando o usuário confirma as informações coletadas, como nome, WhatsApp, e-mail e data escolhida.

• A coleta da confirmação do usuário é crucial; se houver erros nos dados digitados, o bot continuará fazendo perguntas até receber a resposta afirmativa "sim".

Importância do Opt-in para Lembretes

• Durante a construção do bot, foram realizados testes com diferentes APIs (oficial e não oficial), sendo necessário fazer opt-in antes de enviar lembretes via WhatsApp.

• Sem o opt-in adequado, os lembretes não serão enviados pelo bot na API oficial.

Como Criar Agendamentos Eficientes?

Campos Necessários para Agendamento

• Para criar um agendamento, são obrigatórios três campos: nome do usuário, e-mail e data do agendamento. Outros dados podem ser utilizados posteriormente em lembretes ou confirmações.

• O formato ISO 8601 deve ser utilizado para a data do agendamento.

Armazenamento de Dados

• Os dados dos agendamentos são salvos em um campo chamado "texto área", incluindo o ID do agendamento retornado pela chamada da API.

• O armazenamento do ID é essencial para futuras operações como re-agendamentos ou cancelamentos.

Facilidade na Criação de Lembretes

Integração Direta com o Bot

• Não há necessidade de automações externas complicadas; os lembretes podem ser criados diretamente dentro da plataforma sem depender de ferramentas adicionais como Google Sheets.

• Um botão simples permite habilitar lembretes com opções personalizáveis sobre quando avisar os usuários (ex: 24 horas antes).

Personalização dos Lembretes

Como Criar Modelos de Lembretes no WhatsApp?

Pergunta sobre o CNAP e Office do WhatsApp

• O Patrick questiona sobre a criação de modelos de lembretes para disparos na função utility, destacando a importância dessa funcionalidade.

• A resposta enfatiza que é possível enviar lembretes sem ser marketing, apenas como utilidade, facilitando o processo com apenas três cliques.

Facilidade na Criação de Lembretes

• Os lembretes são descritos como uma ferramenta prática que reduz significativamente o tempo necessário para sua criação.

• É mencionado que o uso do assistente "A" ajuda a formatar dados e tornar as interações mais humanizadas, evitando apresentações quadradas.

Uso do Assistente "A"

• O assistente deve receber instruções claras e objetivas para apresentar os dados de forma profissional, utilizando emojis quando apropriado.

• A importância de dar instruções concisas ao assistente é ressaltada, evitando textos longos desnecessários.

Gerenciamento da Confirmação do Usuário

• Após um agendamento, é crucial remover a confirmação anterior do usuário para evitar confusões em futuros agendamentos.

• Se a confirmação não for removida, pode causar problemas no fluxo da conversa com o assistente.

Lógica do Reagendamento

• Antes de reagendar uma consulta, é necessário verificar a disponibilidade. Isso deve ser feito antes da ação principal de reagendamento.

Como Funciona o Reagendamento de Consultas?

Introdução ao Reagendamento

• O apresentador introduz a importância de não confundir as funções de agendamento e reagendamento, destacando que foram criadas duas APIs distintas para cada função.

Estrutura da API de Reagendamento

• A API de reagendamento coleta dois dados principais: a nova data do reagendamento e a confirmação do usuário. Esses dados são armazenados em campos separados para manter um histórico claro das interações do usuário.

Histórico do Usuário

• Ao registrar tanto o agendamento original quanto o reagendado, é possível que os atendentes vejam todo o histórico do usuário, facilitando o atendimento e evitando confusões.

Fluxo de Reagendamento

• O fluxo começa com a remoção do campo de confirmação se já houver um reagendamento anterior. Isso evita que informações desnecessárias sejam solicitadas ao usuário.

Condições e Confirmações

• Se existir um ID de agendamento, uma condição verifica sua validade. Caso contrário, uma mensagem informa que o agendamento não foi encontrado. A busca pela disponibilidade dos horários é feita após confirmar os dados com o usuário.

Coleta da Nova Data

• Após mostrar os dados do agendamento atual, o sistema busca horários disponíveis para apresentar ao usuário. Emojis são utilizados para tornar a apresentação mais amigável.

Qual é a Diferença entre Reagendar e Cancelar?

Definição de Reagendar

• O reagendamento consiste apenas em alterar a data do agendamento existente, sem criar um novo registro. Essa abordagem simplifica o processo para usuários que desejam apenas mudar seu horário.

Processo de Cancelamento

• Para cancelar um agendamento, primeiro é necessário confirmar se existe um agendamento ativo associado ao email fornecido pelo usuário.

Verificação da Existência do Agendamento

• Uma verificação adicional pode ser realizada para garantir que o agendamento realmente exista antes de prosseguir com o cancelamento.

Apresentação dos Dados ao Usuário

• Após encontrar os dados relevantes, eles são apresentados ao usuário em uma forma humanizada, utilizando emojis para facilitar a compreensão e interação.

Finalização do Cancelamento

Como Funciona o Bot de Agendamento?

Demonstração do Bot

• O apresentador discute a importância de mostrar o funcionamento do bot na tela, incluindo como ele lida com cancelamentos e fornece feedback ao usuário.

• Ele menciona que o bot está em uma conta de teste e que algumas ações precisaram ser ajustadas antes da demonstração.

• O apresentador abre seu WhatsApp para demonstrar como funciona o agendamento, destacando a interface do bot.

Interação com o Usuário

• Durante a demonstração, há um erro no nome inserido, levando à correção enquanto responde perguntas sobre "curl", uma chamada de API utilizada para buscar dados externos.

• Explica que "curl" permite consultar informações como CPF e status financeiro através de serviços externos, mencionando um curso disponível na comunidade para aprender mais sobre isso.

Processo de Agendamento

• O apresentador inicia um teste de agendamento pelo bot, que verifica a disponibilidade através da API.

• Ele destaca que o bot busca datas disponíveis corretamente e explica a necessidade de chamadas API para determinar dias específicos.

Coleta de Informações

• O apresentador observa que é necessário informar detalhes como nome e serviço desejado durante o processo de agendamento.

• O bot coleta informações em etapas, garantindo que todos os dados necessários sejam obtidos antes de prosseguir.

Flexibilidade do Bot

• A discussão aborda as vantagens do uso desse tipo de chatbot em comparação com fluxos tradicionais, enfatizando sua capacidade autônoma.

Testando Funcionalidades do Assistente Virtual

Interação Inicial com o Assistente

• O assistente está funcionando corretamente, sem necessidade de blocos adicionais. A instrução sobre o número do WhatsApp deve incluir o código 351 para que a coleta ocorra.

• Durante um teste ao vivo, o assistente reconheceu que o número informado deveria começar com 351 e fez a correção automaticamente.

Correções e Confirmações

• O usuário enviou um áudio pedindo correção no número, destacando que a informação estava errada. O assistente pediu confirmação das informações atualizadas.

• O assistente apresentou as informações coletadas, mas houve erro na identificação do nome associado ao e-mail devido à confusão com letras duplicadas.

Looping de Confirmação

• O assistente entrou em um looping onde não avançava até receber uma confirmação correta do usuário. A comunicação foi feita para corrigir os dados.

• Após a confirmação correta, o assistente retornou com as informações corretas e solicitou nova confirmação antes de prosseguir.

Agendamento e Reagendamento

• Uma vez confirmados os dados, o agendamento foi realizado e enviado por e-mail ao usuário. Os dados foram salvos no sistema após a confirmação.

• O agendamento foi marcado para 30/11, permitindo ao usuário continuar com outras opções como reagendar consultas.

Funcionalidade de Reagendamento

• A opção de reagendar é destacada como uma funcionalidade importante; permite alterar horários sem precisar cancelar primeiro.

• Embora não haja envio automático de e-mails para confirmações de reagendamentos, lembretes são atualizados automaticamente quando há alterações nos agendamentos.

Cancelamento de Consultas

• Para finalizar, foi demonstrado como cancelar uma consulta já agendada. O ID do agendamento é utilizado para confirmar o cancelamento.

Gestão de Agendamentos na Plataforma

Funcionalidade de Agendamento

• A plataforma permite que membros da equipe, com a devida permissão, acessem e gerenciem agendamentos diretamente pela interface.

• A gestão do agendamento pode ser delegada a recepcionistas em clínicas, facilitando o atendimento ao cliente sem depender de bots ou outros canais.

Processo de Agendamento

• O exemplo dado ilustra como um cliente pode solicitar uma consulta presencialmente, simplificando o processo para a recepcionista.

• A recepcionista pode criar e atender clientes ao vivo através da tela da plataforma, uma funcionalidade exclusiva que melhora a experiência do usuário.

Lembretes e Notificações

• É possível configurar lembretes tradicionais para os clientes, escolhendo o canal (como WhatsApp) e definindo horários específicos para envio das mensagens.

• O apresentador menciona um erro no fluxo de reagendamento durante a demonstração em uma conta de teste, esclarecendo que isso não ocorrerá na conta principal.

Testes e Demonstrações

• As contas utilizadas são cópias espelhadas da plataforma principal, onde testes são realizados para identificar bugs antes do lançamento oficial.

• O apresentador assegura que as funcionalidades demonstradas funcionarão corretamente na versão em produção.

Cursos e Aprendizados Futuros

• Um mini curso sobre agendamentos será lançado em breve, abordando como construir chatbots utilizando IA fluida.