Konflik dalam Rapat? Berkomunikasi dengan Pemikiran Desain saja.

Pengantar

Ikhtisar Bagian: Pada bagian ini, pengajar memperkenalkan dirinya dan topik yang akan dibahas dalam kuliah.

• Pengajar memperkenalkan dirinya sebagai salah satu pengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Gadjah Mada.

• Topik yang akan dibahas adalah tentang cara memanajemen konflik di dalam sebuah rapat dengan menggunakan teknik pemikiran desain atau designer thinking.

Konflik dalam Rapat

Ikhtisar Bagian: Pada bagian ini, pengajar membahas tentang konflik yang terjadi dalam rapat dan tantangan yang dihadapi ketika menjadi pemimpin rapat.

• Konflik sering terjadi dalam rapat.

• Tantangan menjadi lebih besar ketika kita diposisikan sebagai pemimpin rapat karena harus menghadapi permasalahan dari berbagai pihak.

Designer Thinking untuk Mengelola Konflik

Ikhtisar Bagian: Pada bagian ini, pengajar menjelaskan tiga tahapan aktivitas untuk belajar komunikasi manajemen konflik di dalam sebuah rapat menggunakan teknik designer thinking.

Tahap 1: Memahami Komunikasi dan Konflik dalam Rapat

• Komunikasi adalah proses transmisi pesan antara pengirim dan penerima dengan tujuan untuk mencapai kesepahaman makna.

• Komunikasi efektif membutuhkan descending dan aktivitas untuk mengkreasikan serta membagi pemahaman.

• Konflik dapat terjadi apabila ada beda pendapat di dalam rapat.

Tahap 2: Pemikiran Desain untuk Memecahkan Masalah

• Designer thinking adalah metode untuk memecahkan masalah dengan berkomunikasi.

• Salah satu tahapan dalam designer thinking adalah celah inovasi.

• Ruang solusi adalah tahapan kedua dalam pemikiran desain.

Tahap 3: Manajemen Konflik dengan Designer Thinking

• Designer thinking dapat digunakan untuk mengelola konflik di dalam rapat.

• Konflik dihadirkan sebagai sebuah gangguan yang akan membangun dan mengganggu proses untuk kita membangun kesepahaman makna.

Pengertian Komunikasi

Ikhtisar Bagian: Pada bagian ini, pengajar membahas tentang pengertian komunikasi secara umum dan tahapan-tahapan komunikasi.

• Komunikasi adalah proses transmisi pesan antara pengirim dan penerima dengan tujuan untuk mencapai kesepahaman makna.

• Komunikasi tidak hanya terkait dengan perilaku, tetapi juga terkait dengan sikap, nilai, dan seni.

• Tahapan komunikasi meliputi pengirim, penerima pesan, proses pengiriman pesan, proses menerima tanggapan, serta gangguan yang mungkin terjadi.

Rapat sebagai Media Komunikasi

Ikhtisar Bagian: Pada bagian ini, pengajar membahas tentang rapat sebagai salah satu media komunikasi.

• Rapat didefinisikan sebagai pertemuan berbagai pihak yang memiliki langkah kerja bersama dan tujuan bersama untuk saling berkomunikasi.

• Konflik dalam rapat dapat mengganggu proses untuk membangun kesepahaman makna.

Pentingnya Media Komunikasi dalam Rapat

Overview: Dalam rapat, media komunikasi sangat penting untuk membangun kesepahaman bersama terkait dengan kekayaan media. Konflik di dalam rapat bisa hadir secara fungsional dan menjadi sumber kreativitas.

Pendekatan dalam Konteks Tradisional vs Interaksionis

• Penggunaan pendekatan tradisional mengatakan bahwa konflik tidak baik terjadi di dalam rapat karena dapat menjadi sumber perpecahan.

• Pendekatan interaksionis mengatakan bahwa konflik justru perlu dihadirkan di dalam sebuah rapat karena dapat memunculkan kreativitas.

Teknik Memanajemen Konflik

• Bersikap direktif: sebagai pemimpin rapat menentukan keputusan yang harus diikuti oleh semua peserta rapat.

• Mengabaikan masalah: cenderung membiarkan masalah diselesaikan dengan waktu.

• Teknik pemikiran desain (design thinking): penekanan pada manusia yang memiliki permasalahan, dimulai dari pemahaman masalah hingga mencari solusi kreatif.

Langkah-langkah Designer Thinking

• Discovery dan interpretation: proses untuk memahami permasalahan secara lengkap.

• Ideation experimentation dan involution: langkah untuk mencari ruang solusi melalui berbagai solusi kreatif.

Menemukan Solusi Melalui Pemikiran Desain

Overview: Dalam rapat, kita perlu menciptakan ruangan kerja yang nyaman untuk meningkatkan produktivitas. Tahapan pemikiran desain dapat membantu menyelesaikan masalah dengan pendekatan yang lebih kreatif dan empatik.

Langkah Discovery

• Temukan inspirasi dari orang-orang yang memiliki masalah.

• Perhatikan aspek kenyamanan seperti posisi duduk, tata lampu, dan air conditioner.

• Dengarkan peserta rapat satu per satu untuk memahami masalah mereka.

Langkah Interpretation

• Gunakan kekuatan pikiran untuk memahami profil orang yang punya masalah, termasuk keinginan, harapan, dan ekspektasi solusi.

• Deskripsikan persona dari orang tersebut agar bisa lebih komplit dalam memahaminya.

Langkah Inovasi

• Berkreasilah mencari berbagai macam ide secara kreatif.

• Gali berbagai macam ide dan sajikan kepada orang yang memiliki masalah tersebut.

• Ijinkan dia melakukan eksperimentasi untuk menentukan ide mana yang paling berguna untuknya.

Dengan menggunakan tahapan pemikiran desain ini, kita dapat menyelesaikan masalah dengan cara yang lebih kreatif dan empatik.

Tahapan Pemikiran Desain

Overview: Dalam tahapan pemikiran desain, kita harus mengawali dengan empati dan inspirasi, kemudian menyatakan secara spesifik siapa orang yang memiliki masalah dan ekspektasinya. Setelah itu, kita kembangkan berbagai macam ide, uji cobakan, dan bersiap untuk selalu belajar. Tahapan ini terdiri dari lima tahap.

Manajemen Rapat dengan Pemikiran Desain

• Sebagai pemimpin rapat, penting bagi kita untuk memahami masalah dari sudut pandang orang yang memiliki masalah yang hadir dalam rapat.

• Selalu menghargai mereka yang bermasalah sebagai sumber inspirasi dan bekerja keraslah untuk mencari solusi terbaik untuknya.

• Berempati pada masalahnya menggunakan kekuatan pikir kita dan setelah itu berani untuk memberikan solusi yang bisa diaplikasikan.

Pembelajaran Komunikasi di dalam Rapat

• Belajar mengenai komunikasi di dalam sebuah rapat.

• Mempelajari cara memecahkan masalah dengan menggunakan konsep pemikiran desain atau desain teknik.

Terima kasih atas perhatiannya semoga berguna.