GIGS Parte 1 aula 15
Introdução ao Jigs - Gerenciador Interno de Secretaria
Visão Geral da Seção: Nesta seção, vamos aprender sobre o Jigs, um gerenciador interno de secretaria que permite inserir atividades, comentários e responsáveis, além de fazer relatórios e gerenciar a execução.
Acesso ao Jigs
- O acesso ao Jigs pode ser feito através do painel do usuário, na seção "Meus Processos" e "Minhas Atividades".
- O símbolo do Jigs aparecerá ao lado dos processos na listagem.
- Também é possível acessar o Jigs através das tarefas ou dos botões temáticos.
Detalhes do Processo no Jigs
- No cabeçalho do Jigs, é exibido o nome do processo, a unidade, a tarefa e a possibilidade de adicionar ou remover responsáveis.
- As atividades são inseridas no campo correspondente. É possível criar novas atividades ou selecionar as pré-definidas.
- Ao adicionar uma nova atividade, é possível definir prazos, responsáveis e observações.
- O destaque pode ser utilizado para chamar atenção para uma determinada atividade.
Prazos e Responsáveis
- Os prazos podem ser definidos em dias úteis ou com uma data específica.
- É importante não criar muitos tipos diferentes de atividades para evitar poluição visual.
- Os responsáveis podem ser alterados manualmente ou automaticamente pelo sistema.
Relógio e Lápis nas Atividades
- Quando um prazo é definido para uma atividade, um relógio será exibido. Após o prazo, a atividade será considerada vencida.
- Caso não seja definido um prazo, um lápis será exibido na atividade.
Distribuição de Tarefas
- Algumas secretarias trabalham com distribuição de tarefas, onde é possível definir prazos para cada responsável.
- É importante verificar como funciona na sua secretaria.
Conclusão e Considerações Finais
Visão Geral da Seção: Nesta seção final, são apresentadas algumas considerações sobre o uso do Jigs e suas funcionalidades.
Uso do Jigs no Gerenciamento Interno
- O Jigs é uma ferramenta útil para inserir atividades, comentários e responsáveis em processos internos de secretaria.
- É importante entender as funcionalidades do Jigs e utilizá-lo de forma adequada para otimizar o gerenciamento interno.
Considerações Finais
- O Jigs oferece recursos como definição de prazos, destaque em atividades e distribuição de tarefas.
- Cada secretaria pode adaptar o uso do Jigs conforme suas necessidades específicas.
- É recomendado evitar a criação excessiva de tipos diferentes de atividades para manter a organização no sistema.
Histórico das atividades concluídas
Visão geral da seção: Nesta parte do vídeo, é explicado como acessar o histórico das atividades concluídas e como manter registros delas.
Acesso ao histórico de atividades concluídas
- Ao clicar em "sanfona", é possível visualizar as atividades concluídas.
- Utilizando a ferramenta "concluir", é possível manter o registro das atividades no histórico.
Exclusão de atividades do histórico
- Para excluir uma atividade do histórico, basta clicar no ícone de lata de lixo.
- Após a exclusão, a atividade não terá mais registro no histórico.
Diferença entre conclusão e exclusão de atividades
Visão geral da seção: Nesta parte do vídeo, é explicada a diferença entre concluir uma atividade e excluí-la do histórico.
Conclusão de uma atividade
- Ao concluir uma atividade utilizando a ferramenta adequada, ela será registrada no histórico.
- O registro inclui informações como observações e detalhes sobre a conclusão da tarefa.
Exclusão de uma atividade do histórico
- Ao excluir uma atividade utilizando o ícone de lata de lixo, ela será removida completamente do histórico.
- Não haverá mais nenhum registro ou evidência da realização dessa tarefa.
Visualização dos detalhes das atividades
Visão geral da seção: Nesta parte do vídeo, é mostrado como visualizar os detalhes das atividades no histórico.
Detalhes de uma atividade
- Ao clicar no ícone do olho, é possível visualizar os detalhes da atividade concluída.
- Os detalhes incluem informações como observações e outros dados relevantes.
- Caso seja necessário, é possível excluir a atividade utilizando o ícone de lata de lixo.